Wystawianie faktur zaliczkowych

Sprzedawca towaru bądź usługi może zażądać od nabywcy wpłaty części lub całości kwoty będącej gwarancją zawarcia transakcji. Przyjrzyjmy się, czy i w jaki sposób należy udokumentować taki przepływ środków?

Co powinna zawierać faktura zaliczkowa i kiedy ma być wystawiona?

W myśl art. 106b ust. 1 pkt 4 ustawy o podatku od towarów i usług, podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą „otrzymanie przez niego całości lub części zapłaty przed dokonaniem czynności, o których mowa w pkt 1 i 2, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów lub czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 4.”. Co do zasady (art. 106i. ust. 2) w przypadku otrzymania całości lub części zapłaty, fakturę wystawia się nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym nastąpiła ta czynność. Można także wprowadzić do obiegu dokument 30 dni przed płatnością, jednak do momentu jego uregulowania, nie powstanie obowiązek podatkowy.

Ustawodawca wymienił w art. 106f ustawy o VAT elementy, które powinna zawierać faktura zaliczkowa. Są nimi:

• data wystawienia,
• numer kolejny, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę,
• imię i nazwisko lub nazwę zarówno podatnika, jak i nabywcy usługi lub towaru oraz ich adresy,
• numery identyfikacji podatkowej,
• data otrzymania zaliczki, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury,
• dane dotyczące zamówienia w szczególności nazwę sprzedawanego towaru lub świadczonej usługi, cenę jednostkową netto i wartość brutto zamówionej usługi lub towaru, ilość zamówionych towarów,
• wartość podatku.

Co nie jest podstawa udokumentowania?

Obowiązek dokumentowania wpłat fakturami, nie powstaje w sytuacjach, gdy zaliczka została wpłacona na poczet:

• wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów lub
• czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 4 ustawy o VAT (czyli m.in. świadczenia usług telekomunikacyjnych, najmu czy dostawy energii cieplnej, elektrycznej lub chłodniczej oraz gazu przewodowego)

Powodem braku konieczności wystawiania faktury zaliczkowej jest fakt, iż w chwili płatności nie powstaje w tym wypadku obowiązek podatkowy na gruncie VAT.

W przypadku faktur zaliczkowych, możemy mieć do czynienia także z kilkoma wpłatami do jednej dostawy. Podatnik ma wtedy obowiązek wystawić więcej dokumentów, w odniesieniu do których rozpozna podatek należny w pliku JPK. Pozostałą część wartości usługi, należy udokumentować fakturą końcową. Nie wystawia się jej, jeśli otrzymana wpłata obejmuje 100% wartości transakcji.

Autor: Alicja Kostyra, Junior Manager w dziale VAT w MDDP Outsourcing w Warszawie