Wystawianie faktur zaliczkowych
Blog

Wystawianie faktur zaliczkowych

05.03.2021
Wystawianie faktur zaliczkowych

Sprzedawca towaru bądź usługi może zażądać od nabywcy wpłaty części lub całości kwoty będącej gwarancją zawarcia transakcji. Przyjrzyjmy się, czy i w jaki sposób należy udokumentować taki przepływ środków?

Co powinna zawierać faktura zaliczkowa i kiedy ma być wystawiona?

W myśl art. 106b ust. 1 pkt 4 ustawy o podatku od towarów i usług, podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą „otrzymanie przez niego całości lub części zapłaty przed dokonaniem czynności, o których mowa w pkt 1 i 2, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów lub czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 4.”. Co do zasady (art. 106i. ust. 2) w przypadku otrzymania całości lub części zapłaty, fakturę wystawia się nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym nastąpiła ta czynność. Można także wprowadzić do obiegu dokument 30 dni przed płatnością, jednak do momentu jego uregulowania, nie powstanie obowiązek podatkowy.

Ustawodawca wymienił w art. 106f ustawy o VAT elementy, które powinna zawierać faktura zaliczkowa. Są nimi:

  • data wystawienia,
  • numer kolejny, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę,
  • imię i nazwisko lub nazwę zarówno podatnika, jak i nabywcy usługi lub towaru oraz ich adresy,
  • numery identyfikacji podatkowej,
  • data otrzymania zaliczki, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury,
  • dane dotyczące zamówienia w szczególności nazwę sprzedawanego towaru lub świadczonej usługi, cenę jednostkową netto i wartość brutto zamówionej usługi lub towaru, ilość zamówionych towarów,
  • wartość podatku.

Co nie jest podstawa udokumentowania?

Obowiązek dokumentowania wpłat fakturami, nie powstaje w sytuacjach, gdy zaliczka została wpłacona na poczet:

  • wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów lub
  • czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 4 ustawy o VAT (czyli m.in. świadczenia usług telekomunikacyjnych, najmu czy dostawy energii cieplnej, elektrycznej lub chłodniczej oraz gazu przewodowego)

Powodem braku konieczności wystawiania faktury zaliczkowej jest fakt, iż w chwili płatności nie powstaje w tym wypadku obowiązek podatkowy na gruncie VAT.

W przypadku faktur zaliczkowych, możemy mieć do czynienia także z kilkoma wpłatami do jednej dostawy. Podatnik ma wtedy obowiązek wystawić więcej dokumentów, w odniesieniu do których rozpozna podatek należny w pliku JPK. Pozostałą część wartości usługi, należy udokumentować fakturą końcową. Nie wystawia się jej, jeśli otrzymana wpłata obejmuje 100% wartości transakcji.

Autor: Alicja Kostyra, Junior Manager w dziale VAT w MDDP Outsourcing w Warszawie