Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych (ZFŚS) a nowy rok

Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych (ZFŚS) to istotny element wsparcia socjalnego pracowników, o którym pracodawcy muszą pamiętać każdego roku. Przypominamy o najważniejszych terminach i obowiązkach związanych z funduszem na 2025 rok!

Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych (ZFŚS) jest funduszem tworzonym przez pracodawców w celu wsparcia socjalnego pracowników. Jest obowiązkowy dla pracodawców zatrudniających co najmniej 50 pracowników, a także na wniosek organizacji związkowej dla pracodawców zatrudniających co najmniej 20 pracowników.

Wyjątkiem od tej zasady jest sytuacja, w której pracodawca i reprezentacja pracowników podpisali porozumienie o nietworzeniu funduszu. Jednocześnie każdy pracodawca może dobrowolnie utworzyć taki fundusz lub zdecydować się na wypłatę świadczeń urlopowych (zgodnie z art. 3 ust. 5 Ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych).

Kalendarium:

• 01.01.2025 – ustalenie stanu zatrudnienia na dzień 1 stycznia każdego roku, w przeliczeniu na pełne etaty.
• 31.01.2025 – termin, do którego pracodawca musi powiadomić pracowników o nietworzeniu funduszu (jeśli odpowiedni zapis nie znajduje się w regulaminie wynagradzania).
• 20.02.2025 – ostateczny termin ogłoszenia w Monitorze Polskim przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego, które stanowi podstawę do obliczenia kwoty odpisu na ZFŚS.
• 31.05.2025 – pierwszy termin przekazania 75% równowartości dokonanych odpisów na ZFŚS.
• 30.09.2025 – drugi termin przekazania pozostałej kwoty odpisów na ZFŚS.

Nie jest jednoznacznie określone w przepisach, jak często pracodawca powinien zbierać oświadczenia o sytuacji materialnej pracowników na potrzeby ZFŚS. Zgodnie z powszechną praktyką oraz przepisami o ochronie danych osobowych (RODO), oświadczenia te powinny być składane jedynie wtedy, gdy jest to konieczne, oraz być jak najbardziej aktualne – najlepiej przed planowaną wypłatą środków z funduszu, a najrzadziej raz w roku, uwzględniając planowane wypłaty.

Ponadto, co najmniej raz w roku kalendarzowym pracodawca powinien dokonać przeglądu danych osobowych zebranych w celu wypłaty świadczeń z funduszu socjalnego i usunąć dane, które nie są już potrzebne. Okres przedawnienia roszczeń (w tym podatkowych) wynosi 5 lat. Zaleca się udokumentowanie procesu usunięcia danych, np. poprzez rejestr.

Autorka:  Sylwia Paradowska, Managerka Payroll z warszawskiego biura MDDP Outsourcing

#HR #ZakładowyFundusz #PrawoPracy #TerminyZFŚS #EmployerResponsibilities #MDDPOutsourcing #ZFŚS