Korekta odpisów liczby zatrudnionych do ZFŚS. Ważny termin dla pracodawców!

Pracodawcy tworzący zakładowy fundusz świadczeń socjalnych muszą pamiętać o korekcie odpisu w terminie do 31 grudnia 2023 r. Korekta ta ma na celu uwzględnić faktyczną liczbę zatrudnionych pracowników.  

Zgodnie z art. 5 ust. 1 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych podstawę naliczania odpisu stanowi przeciętna planowana w danym roku kalendarzowym liczba pracowników. Tworząc fundusz na początku danego roku, pracodawca dokonuje szacunku liczby zatrudnionych. Na koniec roku znając faktyczną liczbę pracowników, firma ma obowiązek dokonać korekty wysokości odpisu.

Przy obliczaniu przeciętnej liczby zatrudnionych w danym roku dodaje się przeciętne liczby zatrudnionych w poszczególnych miesiącach. Otrzymaną sumę dzieli się przez 12. Zasadę tę stosuje się zarówno przy obliczaniu planowanej liczby zatrudnionych, jak i faktycznej liczby zatrudnionych ustalanej w końcu roku.

Jaskie są metody ustalenia liczby pracowników?

Ustawa o ZFŚS nie określa sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych. W praktyce stosuje się jedną z metod statystycznych. Należą do nich:

• metoda średniej arytmetycznej – polega ona na zsumowaniu dziennych stanów zatrudnienia w miesiącu, a następnie podzielenie przez liczbę tych dni,
• metoda uproszczona — polega na sumowaniu dziennych stanów zatrudnienia w pierwszym i ostatnim dniu miesiąca, a następnie podzielnie przez 2,
• metoda średniej chronologicznej polegająca na podzieleniu sumy połowy stanu zatrudnienia w pierwszym i ostatnim dniu miesiąca i pełnego stanu zatrudnienia w 15 dniu miesiąca przez 2.

Pierwsza metoda jest przydatna w przypadku dużych zmian w stanie zatrudnienia w ciągu roku. Dwie pozostałe metody stosuje się przy stabilnym zatrudnieniu lub w sytuacji stosunkowo małych zmian w liczbie pracowników. Dzienne stany zatrudnienia ustala się w przeliczeniu na pełne etaty.

Korekta funduszu za 2023 rok

W bieżącym roku dokonanie korekty funduszu będzie bardziej skomplikowane, co wynika z faktu dwóch różnych kwot przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej. W 2023 r. podstawą naliczania odpisu na ZFŚS są kwoty:

• przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej w drugim półroczu 2019 r., w wysokości 4.434,58 zł – od 1 stycznia 2023 r. do 30 czerwca 2023 r.;
• przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej w drugim półroczu 2021 r., w wysokości 5.104,90 zł – od 1 lipca 2023 r. do 31 grudnia 2023 r.

W tej sytuacji faktyczną liczbę pracowników należy pomnożyć przez stawkę obowiązującą w pierwszym półroczu, a następnie pomnożyć przez 6/12. To samo należy zrobić ze stawką obowiązującą w drugim półroczu. Suma otrzymanych wartości będzie kwotą funduszu przysługującą na 2023 rok.

Jakie kolejne kroki po wyliczeniu korekty odpisu liczny zatrudnionych?

W wyniku dokonania korekty odpisu może okazać się, że jego wysokość obliczona na podstawie planowanego stanu zatrudnienia i przekazana do 30 września na wyodrębniony rachunek bankowy jest:

– niższa (wówczas należy dokonać wpłaty różnicy w jak najszybszym terminie),

– wyższa (w tym przypadku należy wycofać nadpłatę z rachunku bankowego funduszu),

– taka sama (w tej sytuacji nie trzeba podejmować żadnych działań).

 A co w sytuacji, gdy pracodawca nie dokona korekty funduszu?

Dokonanie korekty zakładowego funduszu świadczeń socjalnych jest obowiązkiem pracodawcy. Za niewywiązanie się z tego obowiązku grozi kara grzywny.  Wynika to wprost z art. 12a ustawy o ZFŚS.

Autor:  Agnieszka Bojar – Manager w MDDP Outsourcing