Case Study. Usługi księgowe na systemie ERP - SAP S/4 HANA i integracja z systemem Webcon

Jak działa system ERP SAP S/4 HANA?

SAP S/4 HANA to innowacyjny system ERP łączący w sobie aplikację SAP S/4 oraz bazę danych SAP HANA. Jego unikalna technologia cechuje się szybkością wykorzystywania i analizowania danych na różnym poziomie- biznesowym, podatkowym i bilansowym. System ten pozwala na integrację z zaawansowanymi technologiami oraz posiada gotowe procesy biznesowe, umożliwiające analizę danych w czasie rzeczywistym i współpracę wielu działów w firmie, w której jest wdrożony.  

Jakie prace możliwe są do wykonania na systemie ERP SAP S/4 HANA

Jeden z naszych zespołów księgowych na co dzień obsługuje klienta działającego na systemie ERP SAP S/4 HANA. System ten pozwala na efektywne i wydajne zarządzanie pracą, oszczędność czasu i automatyzację wielu procesów księgowych.  

Nasz zespół księgowy wypracował sprawny sposób komunikacji z klientem, pozwalający na terminowe księgowanie danych i raportowanie zakończonych procesów. Manualne zadania w systemie zostały sprawnie ograniczone na korzyść rozwiązań automatycznych, pozwalając na ograniczenie czasu obróbki poszczególnych procesów, jak i zwiększenie efektywności i zakresu obsługi dużych baz danych. 

Obecnie nasz zespół księgowy działa na wielu obszarach księgowych i wykonuje zadania związane z codzienną obsługą klienta, m.in.: 

1. Wprowadzanie i księgowanie wyciągów bankowych, blokowanie i odblokowywanie kontrahentów do płatności, generowanie plików z płatnościami wraz z ich importem do banku. 
2. Działanie na module środków trwałych i WNiP (zakładanie i przyjmowanie środków trwałych, likwidacja środków trwałych, przesunięcia środków trwałych, księgowanie amortyzacji oraz generowanie raportów ŚT). 
3. Generowanie rejestrów sprzedaży i zakupu na cele podatku VAT, generowanie JPK i jego eksport w formacie xml poza system. 
4. Księgowanie dokumentów PK importem poprzez dedykowane transakcje oraz ręcznie. 
5. Księgowanie i rozliczanie międzyokresowych rozliczeń czynnych i biernych oraz przychodów przyszłych okresów. 
6. Księgowanie wycen oraz przegrupowania kont, rozliczanie kont księgi głównej. 
7. Zakładanie dostawców i pracowników, wprowadzanie zmian w istniejących kartotekach. 
8. Zakładanie nowych kont księgi głównej oraz kont pozabilansowych. 
9. Automatyczne i ręczne rozliczanie otwartych pozycji na dostawcach i odbiorcach. 
10. Zamykanie i otwieranie okresów księgowych z podziałem na moduły. 
11. Generowanie zapisów księgowych, bilansu, rachunku zysków i strat, zestawienia obrotów i sald. 
12. Weryfikacja poprawności księgowań faktur sprzedaży pod względem rachunkowym i podatkowym, podgląd wydruków. 
13. Księgowanie faktur zakupu, rozliczeń i delegacji pracowniczych zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości i ustawy o podatku CIT. 

W celu sprawnego wprowadzania dokumentów księgowych do systemu SAP S/4 HANA zaproponowaliśmy klientowi wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów (eod)- WEBCON, za pomocą którego faktury zakupu i rozliczenia pracownicze księgowane są w sposób sprawny, po dekretacji i akceptacji klienta, na wielu poziomach biznesowych. 

Co to jest system WEBCON BPS

WEBCON BPS jest to platforma typu low-code pozwalająca na automatyzację obiegu zadań i dokumentów, zwiększająca efektywność i jakość pracy firmy, jak również stopień ochrony przechowywanych danych. System ten służy do elektronicznego obiegu dokumentów (eod)- od obsługi korespondencji przychodzącej, poprzez OCR  (opisywanie) dokumentów, po zatwierdzanie danych przez klientów i zespoły księgowe na różnych poziomach akceptacji. 

WEBCON BPS posiada szereg funkcji tworzenia raportów i wykresów, podglądu bieżącej pracy oraz śledzenia postępu działań i diagnozowania problemów. Intuicyjny i przyjazny użytkownikowi interfejs znacząco skraca szkolenia kolejnych osób zaangażowanych w obsługę systemu, co pozwala w zasadniczy sposób zacieśnić współpracę między MDDP Outsourcing a klientami. 

Połączenie systemu WEBCON BPS z SAP S/4 HANA

System WEBCON BPS umożliwia bezpośredni import wygenerowanych danych księgowych do systemu SAP S/4 HANA. Za pomocą paczki eksportu do systemów zewnętrznych dane w postaci pliku excel trafiają do ksiąg w pełnej, zgodnej z zasadami rachunkowości formie, uwzględniającej także poprawność danych pod względem podatku CIT i VAT. Dane te są automatycznie księgowane w systemie SAP S/4 HANA i możliwe są do dalszej analizy na potrzeby raportowania. 

Pierwszym krokiem przy wprowadzeniu eksportu danych z WEBCON do SAP S/4 HANA było dostosowanie systemu obiegu elektronicznego dokumentów do interface’u z systemu SAP. Nasi informatycy w porozumieniu z zespołem księgowym i klientem odpowiednio zmodyfikowali w WEBCON pola danych księgowych, umożliwiając tym samym ich synchronizację z polami w systemie SAP. 

Jednocześnie w ramach wdrożenia do systemu WEBCON dodane zostały słowniki zgodne z polityką spółki oraz rozległa macierz akceptacji dokumentów, na podstawie której faktury trafiają do odpowiednich osób i firma ma pewność, że zostały odpowiednio potwierdzone i zadekretowane. 

Współpraca z WEBCON

WEBCON to system optymalizujący pracę procesów księgowych, nie tylko w zakresie faktur zakupu, ale także w obszarze rozliczeń z pracownikami i delegacji. Doskonale współpracuje z wieloma systemami księgowymi, nie tylko systemem SAP, ale także takimi ERP, jak RAKS SQL czy Symfonia. 

Jakie argumenty przemawiają za wdrożeniem systemu WEBCON w Państwa organizacji? 

1. Bezpieczne przesyłanie danych w czasie rzeczywistym poprzez elektroniczny obieg dokumentów. 
2. Możliwość dostosowania systemu na potrzeby różnorodnych branż. 
3. Ustawienie macierzy akceptacji oraz poziomów i modeli dekretacji dokumentów księgowych zgodnych
   z oczekiwaniami klientów. 
4. Możliwość eksportu danych do zewnętrznych systemów księgowych. 
5. Sprawne raportowanie danych. 
6. Przyjazny i intuicyjny interfejs sprzyjający szybkiej nauce systemu. 
7. Połączenie systemu z portalem sprawozdawczym GUS czy portalem podatkowym Ministerstwa Finansów.

Podsumowanie

MDDP Outsourcing, jako jeden z przodujących dostawców świadczących usługi księgowe w Polsce, dba o dostosowanie systemów klientów do obowiązujących przepisów rachunkowych i podatkowych. Doświadczenie na tym polu pozwala naszym klientom na płynne przejście procesów wdrożenia systemów ERP oraz dopasowania ich do wymogów biznesu. Jednocześnie czynny udział naszego wewnętrznego działu IT pozwala na poprawną konfigurację systemów oraz maksymalizację automatyzacji procesów (od przesłania faktury przez kontrahenta, poprzez jej opisanie, aż po prawidłowe zaksięgowanie). 

Jeśli chcieliby Państwo poznać więcej szczegółów dotyczących wdrażania systemu ERP SAP S/4 HANA oraz możliwości współpracy z elektronicznym systemem dokumentów WEBCON- serdecznie zapraszamy do kontaktu!

Autor: Aneta Staniec-Kądziela Team Leader w warszawskim biurze rachunkowym