Ceny ewidencyjne materiałów (OECM). Rozliczenia w księgach.

W ciągu roku firma może stosować do wyceny bieżącej materiałów kategorie cen: zakupu, nabycia, stałe ceny ewidencyjne lub metodę szczegółowej identyfikacji rzeczywistych cen (kosztów). Cena zakupu jest to cena, którą musi zapłacić nabywca za dostarczone mu materiały bez naliczonego podatku VAT. Jeżeli materiały zostały sprowadzone z zagranicy, cena zakupu powiększona zostaje dodatkowo o cło, podatek importowy od towarów sprowadzanych lub nadsyłanych z zagranicy i podatek akcyzowy. Czym są ceny ewidencyjne materiałów?

Cena nabycia obejmuje cenę zakupu materiałów powiększoną o koszty zakupu i pomniejszoną o ewentualne rabaty lub opusty. Kosztami zakupu mogą być koszty transportu, koszty ubezpieczenia, koszty załadunku i wyładunku, inne uzasadnione koszty bezpośrednio związane z zakupem materiałów.

Metoda szczegółowej identyfikacji cen (kosztów) to najbardziej precyzyjna metoda wyceny rozchodu materiałów. Nie jest ona wskazana w przypadku dużej ilości zapasów tego samego rodzaju. W metodzie tej materiał jest wyceniony dokładnie w takiej samej cenie (koszcie), w której został przyjęty na stan magazynowy. Jednostki stosują ją wtedy, gdy materiały są przeznaczone do ściśle określonych przedsięwzięć, gdzie konkretna partia posiada szczególne właściwości wyróżniające ją spośród innych znajdujących się na stanie w magazynie.

Z reguły w jednostce gospodarczej mamy do czynienia z różnorodnym asortymentem materiałów. W związku z tym wycena rozchodów materiałów według rzeczywistej ceny nabycia byłaby bardzo uciążliwa, dlatego też wiele jednostek gospodarczych stosuje stałe ceny ewidencyjne. Podstawową cechą stałych cen ewidencyjnych jest ich niezmienność w ciągu roku obrotowego lub cyklu produkcyjnego. Za podstawę ustalenia tych cen przyjmuje się te ceny nabycia lub zakupu, które występowały najczęściej.

Metoda ta ma wiele zalet:

1. a) usprawnia znacznie wycenę, dokumentacje,
2. b) umożliwia uproszczenie techniki rachunkowej,
3. c) pozwala na zaobserwowanie różnic pomiędzy cenami zaplanowanymi a cenami, które rzeczywiście są płacone w ciągu roku,
4. d) umożliwia sprawniejszą ewidencję przyjęcia i wydania materiałów oraz sprawniejszą kontrolę kosztów ich zakupu.

Metody stałych cen ewidencyjnych nie można stosować, gdy różnice pomiędzy cenami są duże, gdyż może to spowodować zniekształcenie wyceny.

Wykorzystanie przez jednostkę stałych cen ewidencyjnych powoduje konieczność ustalania różnic, zwanych odchyleniami, między cenami stałymi a rzeczywistymi cenami nabycia lub zakupu materiałów.

Jak zaksięgować różnice między ceną stałą a rzeczywistą ceną nabycia towaru?

Różnice te są księgowane na koncie „Odchylenia od cen ewidencyjnych materiałów” (OCEM).

Odchylenia od cen ewidencyjnych materiałów, co do zasady rozliczane są proporcjonalnie, zgodnie z kierunkami rozchodu materiałów i stanem magazynowym.

Konieczność rozliczania odchyleń wynika z tego, że rzeczywista wartość materiałów zawarta jest na dwóch kontach: „Materiały” i „OCEM” a rozchody materiałów, które najczęściej stanowią koszt produkcyjny, muszą być wyrażone w cenach rzeczywistych, a nie w stałych, przyjętych do ewidencji.

Przykład 1

Ujęcie rozchodu materiałów, gdy ewidencja jest prowadzona w stałych cenach ewidencyjnych:

Firma zakupiła 10 000 sztuk materiału po 17 zł za sztukę. 5000 sztuk materiału zostało wydane do produkcji. Otrzymana od dostawcy faktura: 209 100 zł (170 000 zł + 23 proc. VAT – 39 100 zł). Ewidencja materiałów jest prowadzona w stałych cenach ewidencyjnych – 15,5 zł za szt.

Operacje gospodarcze:

1. Przyjęcie do magazynu materiałów w stałych cenach ewidencyjnych – 155 000 zł (10 000 szt. pomnożone przez cenę ewidencyjną 15,5 zł)
2. Otrzymanie faktury od dostawcy – 209 100 zł (w tym 23 proc. VAT).
3. Wyksięgowanie odchyleń od cen ewidencyjnych – 15 000 zł (różnica pomiędzy kwotą netto faktury 170 000 zł , a kwotą wyliczoną według stałych cen ewidencyjnych 155 000 zł)
4. VAT naliczony w fakturze od dostawcy podlegający odliczeniu – 39 100 zł.
5. Wydanie połowy zakupionego materiału z magazynu do produkcji – 77 500 zł.
6. Przeksięgowanie odchyleń przypadających na zużyte materiały: 7 500 zł wyliczone jako wartość zużytych materiałów 5 000 sztuk pomnożone przez różnice pomiędzy ceną rzeczywistą a ceną ewidencyjną

W celu doprowadzenia wartości rozchodu materiałów do rzeczywistych cen zakupu/nabycia należy rozliczyć odchylenia przypadające na rozchód i na zapas pozostający w magazynie. Istnieją dwa sposoby rozliczania odchyleń:

• na bieżąco, po każdym rozchodzie, potwierdzając to dowodem magazynowym;
• po zakończeniu okresu sprawozdawczego, przy pomocy procentowego wskaźnika odchyleń przeciętnych, który oblicza się następująco:

W_op = (O x 100) / (R_k + S),   gdzie O – saldo początkowe konta odchyleń (+/-), odchylenia powstałe w danym okresie R_k – stan końcowy zapasów w cenach ewidencyjnych S – rozchód w cenach ewidencyjnych.

Za pomocą tak obliczonego wskaźnika określa się, jaka część odchyleń przypada na rozchód, a jaka na zapas w magazynie.

Przykład 2

Rozliczenie odchyleń od cen ewidencyjnych materiałów

Jednostka prowadzi ewidencję materiałów w stałych cenach ewidencyjnych. Saldo początkowe materiałów w cenach ewidencyjnych na początek okresu wynosi 8580 zł (520 sztuk po cenie ewidencyjnej 16,50 zł).  Saldo początkowe odchyleń materiałów wynosi 2300 zł (Wn). W celu uproszczenia w przykładzie pominięto rozrachunki z tytułu podatku VAT.

W miesiącu miały miejsce następujące operacje gospodarcze:

1. Zakup 300 sztuk materiałów po cenie 17,40 zł za szt. – faktura od dostawcy, kwota 5220 zł, która jest księgowana na kontach: Wn „Rozliczenie zakupu materiałów” oraz Ma „Zobowiązanie wobec dostawcy”.
2. Pz – przyjęcie materiałów do magazynu w cenach ewidencyjnych, 300 sztuk w cenie ewidencyjnej 16,50 zł co daje kwotę 4950 zł, która jest księgowana na kontach: Wn „Magazyn materiałów” oraz Ma „Rozliczenie zakupu materiałów”.
3. PK – rozliczenie odchyleń od ceny ewidencyjnej, różnica między ceną zakupu 17,40 zł a ceną ewidencyjną 16,50 zł dla 300 sztuk co daje nam kwotę 270 zł, która jest księgowana na kontach Wn „Odchylenia od cen ewidencyjnych materiałów” oraz Ma „Rozliczenie zakupu materiałów”.
4. Faktura za sprzedaż 150 sztuk materiałów po cenie 21,10 zł za szt. co daje nam kwotę 3165 zł, która jest księgowana na kontach: Wn „Należność od odbiorcy” oraz Ma „Sprzedaż materiałów”.
5. WZ – wydanie sprzedanych materiałów z magazynu, 150 sztuk po cenie ewidencyjnej 16,50 zł, co daje nam kwotę 2475 zł, która jest księgowana na kontach: Wn „Wartość sprzedanych materiałów” oraz Ma „Magazyn materiałów”.
6. PK – rozliczenie odchyleń od cen ewidencyjnych przypadających na materiały rozchodowane w bieżącym miesiącu, kwota 470 zł księgowana na kontach Wn „Wartość sprzedanych materiałów” oraz Ma „Odchylenia od cen ewidencyjnych materiałów”.

Pierwszym krokiem jest obliczenie procentowego wskaźnika odchyleń przeciętnych według wyżej podanego wzoru, który dla tego przykłady wyliczamy jako suma salda początkowego odchyleń materiałów kwota 2300 zł plus rozliczenie odchyleń od ceny ewidencyjnej kwota 270 zł pomnożone przez 100, a następnie podzielone przez wynik kwot 8580 zł (stan zapasów materiałów w cenach ewidencyjnych na początek okresu)  plus 4950 zł (przyjęcie do magazynu materiałów w cenach ewidencyjnych) minus 2475 zł (rozchód materiałów w cenach ewidencyjnych) plus 2475 zł (rozchód materiałów w cenach ewidencyjnych), co łącznie daje nam wynik 18,99 proc.

W_op = [(2300+270) x 100] / [(8580+4950-2475) +2475] = 18,99 proc.

W drugim kroku ustalamy wartość odchyleń przypadających na rozchód materiałów,  który jest wyliczany jako wartość rozchodu materiałów w cenach ewidencyjnych 2475 zł pomnożone przez wyliczony w pierwszym kroku wskaźnik odchyleń przeciętnych i ten wynik podzielony przez 100 daje nam kwotę 470 zł.

O_S = (2475 x 18,99 proc.)/100 = 470

W trzecim kroku ustalamy wartość odchyleń przypadających na zapas w magazynie, który jest wyliczany jako wartość materiałów w magazynie obliczona po cenie ewidencyjnej – to jest kwota 11 055 zł pomnożone przez obliczony w pierwszym kroku wskaźnik odchyleń przeciętnych i ten wynik podzielony przez 100 daje nam kwotę 2100 zł.

O_RK = (11055 x 18,99 proc.)/100 = 2100

Autor: Piotr Jaguś, Team Leader w MDDP Outsourcing