e-Doręczenia to cyfrowa forma komunikacji obywateli i przedsiębiorców z administracją publiczną (podmiotami publicznymi). Nowa forma będzie równoważna z dotychczasową przesyłką poleconą za zwrotnym potwierdzeniem odbioru lub doręczeniem osobistym. System ten został stworzony, aby usprawnić i zabezpieczyć obieg dokumentów w przestrzeni cyfrowej, jednocześnie ograniczając potrzebę korzystania z tradycyjnych form korespondencji oraz związanych z nimi kosztów. Dla osób wykluczonych cyfrowo przewidziano tzw. publiczną usługę hybrydową (PUH). W takich przypadkach korespondencja ze strony podmiotów publicznych będzie docierać w formie papierowej, choć w urzędach pozostanie zapisana cyfrowo.
e-Doręczenia są uregulowane przede wszystkim w dwóch aktach prawnych:
Z perspektywy tysięcy osób i podmiotów zobligowanych do posiadania skrzynek w ramach e-Doręczeń istotny jest również Komunikat Ministra Cyfryzacji z dnia 12 lipca 2024 r. zmieniający termin wdrożenia rozwiązań technicznych niezbędnych do doręczania korespondencji z wykorzystaniem publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego lub publicznej usługi hybrydowej. Komunikat wskazuje 1 stycznia 2025 r. jako dzień wdrożenia systemu dla pierwszej grupy podmiotów (Dz. U. poz. 1078).
Od 1 stycznia 2025 r. obowiązek stosowania e-Doręczeń będzie dotyczył następujących podmiotów:
Aby założyć adres do e-Doręczeń, najpierw trzeba zarejestrować się w Bazie Adresów Elektronicznych (BAE).
Baza Adresów Elektronicznych (BAE) to publiczny rejestr prowadzony przez ministra właściwego ds. cyfryzacji. Zawiera on adresy e-Doręczeń podmiotów publicznych, obywateli i przedsiębiorców. Wpisanie adresu firmy do BAE oznacza, że urzędy korzystające z e-Doręczeń będą przesyłały korespondencję wyłącznie elektronicznie.
Jeśli przedsiębiorca korzysta z adresu u publicznego dostawcy, nie musi składać oddzielnego wniosku o wpis do BAE. Aktywacja utworzonego dla siebie adresu skutkuje automatycznym wpisem. W przypadku adresu u niepublicznego dostawcy konieczne jest złożenie wniosku o wpis do BAE.
Po aktywacji adresu u publicznego dostawcy przedsiębiorca otrzyma darmowy dostęp do skrzynki do e-Doręczeń, umożliwiającej wysyłanie, odbieranie i przechowywanie wiadomości oraz dostęp do adresów z BAE. Przedsiębiorca zarejestrowany w CEIDG może zarządzać skrzynką samodzielnie lub wyznaczyć administratora. Przedsiębiorcy wpisani do KRS mają obowiązek wyznaczyć administratora skrzynki.
e-Doręczenia przynoszą firmom wiele korzyści, które można podsumować następująco:
Każda z tych korzyści wpływa na poprawę efektywności, bezpieczeństwa i odpowiedzialności ekologicznej firmy, wspierając jednocześnie cyfryzację i nowoczesne zarządzanie dokumentacją.
Autorka: Patrycja Krakowiak, Młodsza Księgowa z katowickiego biura MDDP Outsourcing
#eDoręczenia #Cyfryzacja #Biznes2025 #NowoczesnaKorespondencja #Digitalizacja #PrzyszłośćKomunikacji #MDDPOutsourcing