Faktura a PZ – księgowanie różnic w dokumentach
Dostawa towaru do magazynu może nastąpić przed otrzymaniem i zaksięgowaniem faktury lub po jej ujęciu w księgach rachunkowych. Wynikające z tego rozbieżności rozlicza się na koncie „Rozliczenie zakupu towarów”.
Jak ująć w księgach różnice w wartości zakupionych towarów, kiedy jednostka przyjmuje otrzymany towar na podstawie dokumentu magazynowego a na dostarczonej później fakturze wartość towaru jest nieco inna?
Przyjmowanie towarów na stan magazynu powinno odzwierciedlać faktyczne zdarzenie związane z gospodarką magazynową. Przyjęcie towaru powinno oznaczać jego fizyczne wprowadzenie do magazynu. Czego potwierdzeniem powinien być wystawiony dokument PZ.
Dokument PZ – co to jest?
Dokument PZ (przyjęcie zewnętrzne) jest dokumentem z zakresu gospodarki magazynowej. Zawiera istotne informacje z punktu widzenia obrotu magazynowego, w szczególności nazwę towaru (czy też jego indeks magazynowy), ilość i wartość magazynową (przykładowo wyrażoną w cenach ewidencyjnych).
Różnica między PZ (przyjęciem zewnętrznym) a fakturą
W rozumieniu ustawy o rachunkowości dokument PZ jest on dowodem wewnętrznym i dokumentuje przyjęcie towaru (materiału, surowca) do magazynu jednostki z zewnątrz. Podstawą do wystawienia dokumentu PZ może być złożone zamówienie czy faktura zakupu otrzymana od kontrahenta. Jednak ma on potwierdzać, jaki towar i w jakiej ilości faktycznie trafił do magazynu. Ma on służyć porównaniu, czy faktycznie odebrany towar znajduje potwierdzenie na fakturze, zwłaszcza gdy ta ostatnia dociera do firmy z opóźnieniem.
Faktura jest dokumentem handlowym potwierdzającym sprzedaż, jak również inne transakcje traktowane na równi ze sprzedażą w rozumieniu Ustawy o podatku od towarów i usług. Szczegółowe regulacje w zakresie faktur zostały określone w Ustawie o podatku od towarów i usług i Rozporządzeniu wykonawczym dotyczącym wystawienia faktur do tejże Ustawy.
Faktura czy dokument PZ? Co potwierdza dostawę?
Dostawa towarów powinna być potwierdzona wystawioną przez sprzedawcę fakturą. W zasadzie dane na fakturze powinny być zgodne z tym, co faktycznie dotarło do firmy kupującej towar. Jednak w związku z możliwością wystąpienia różnic (niedobory, pomyłki), zaleca się stosowanie dokumentów PZ.
Różnice pomiędzy faktyczną dostawą a fakturą mogą mieć charakter ilościowy lub/i wartościowy (cena, kurs walutowy). Mogą także wynikać z tego, że przyjęcie towaru do magazynu może nastąpić przed otrzymaniem i zaksięgowaniem faktury lub po ujęciu faktury w księgach rachunkowych. Do rozliczania tego rodzaju różnic stosuje się konto „Rozliczenie zakupu towarów”. Ewidencja dokumentu PZ i faktury zakupu towaru powinna przebiegać według schematu:
- Dokument PZ – przyjęcie towarów do magazynu:
- Wn „Towary”.
- Ma „Rozliczenie zakupu towarów”.
- Faktura dokumentująca zakup towarów:
- Wn „Rozliczenie zakupu towarów”
- Wn „VAT naliczony”,
- Ma „Rozrachunki z dostawcami”.
W związku z możliwością wystąpienia przesunięcia w czasie pomiędzy dostawą towarów a momentem otrzymania faktury zastosowanie dokumentów PZ w obrocie magazynowym i ujmowanie ich w księgach rachunkowych umożliwia właściwe określenie „Dostaw niefakturowanych” lub „Towarów w drodze” na koniec okresu sprawozdawczego.
Różnice między fakturą zakupu a dokumentem przyjęcia (PZ) – istotne czy nie?
Trzeba zaznaczyć, że różnice pomiędzy fakturą zakupu a dokumentem PZ powstaną najczęściej, gdy jednostka przyjmie wycenę towarów ustaloną na podstawie stałych cen ewidencyjnych. Natomiast sposób ujęcia różnic będzie zależał od przyjętego przez jednostkę poziomu istności, który został określony w jej polityce (zasadach) rachunkowości.
W przypadku różnic istotnych z bilansowego punktu widzenia zaleca się początkowe ujmowanie ich na kontach zespołu 3 „Odchylenia od cen ewidencyjnych towarów”.
Strona księgowania będzie zależała od znaku różnicy. W przypadku różnic korygujących stan zapasu in plus księgowanie będzie następujące:
- Wn 340 „Odchylenia od cen ewidencyjnych towarów”,
- Ma 300 „Rozliczenie zakupu towarów”.
Korektę stanu zapasu in minus jednostka ujmie zapisem:
- Wn 300 „Rozliczenie zakupu towarów”
- Ma 340 „Odchylenia od cen ewidencyjnych towarów”.
Dokonując procesu zamknięcia okresu sprawozdawczego, saldo konta 340 „Odchylenia od cen ewidencyjnych towarów” należy rozliczyć według standardowych zasad przyjętych dla odchyleń od cen ewidencyjnych, tj. ustalić ich kwoty przypadające na zapas towarów oraz na rozchód towarów w relacji z kontem 731 „Wartość sprzedanych towarów w cenie nabycia”. W tym celu należy obliczyć stosowny wskaźnik narzutu, tj. stosunek salda konta OCE towarów do salda konta Towary, a następnie pomnożyć przez rozchód towarów.
W przypadku różnic o charakterze nieistotnym w rozumieniu Ustawy o Rachunkowości dopuszczalne jest przyjęcie uproszczenia polegającego na bezpośrednim ujmowaniu nieistotnych różnic w rachunku zysków i strat. Najczęściej takie różnice powstają w wyniku zaokrąglenia ceny jednostkowej nabytego towaru przyjętego na magazyn.
W przypadku, gdy wartość fakturowa będzie niższa niż wartość z PZ zapis w księgach rachunkowych będzie miał postać:
- Wn 300 „Rozliczenie zakupu towarów”,
- Ma 731 „Wartość sprzedanych towarów w cenie nabycia”.
W sytuacji odwrotnej zapis będzie następujący:
- Wn 731 „Wartość sprzedanych towarów w cenie zakupu”,
- Ma 300 „Rozliczenie zakupu towarów”.
ZOBACZ TAKŻE:
- Nota korygująca do faktury – kiedy, kto i jak może wystawić?
- Nota korygująca do faktury
- Czym jest faktura uproszczona, kto i kiedy może ją wystawić?
- Co zawiera nowa struktura JPK V7 2020 i od kiedy obowiązuje?
Mateusz Masternak
Team Leader w MDDP Outsourcing: biuro księgowe w Katowicach
