Główny księgowy- pracownik wewnętrzny czy outsourcing?
Taki dzień zdarza się niestety w wielu firmach coraz częściej- do Twojego gabinetu przychodzi Główny Księgowy i oznajmia, że w związku z otrzymaniem lepszej oferty pracy składa wypowiedzenie. Przez Twoją głowę przepływają dziesiątki myśli – co teraz? Jak sobie poradzimy? Kto będzie wykonywał tę pracę? Często w obawie przed komplikacjami próbujesz przebić ofertę konkurenta i zaoferować swojemu głównemu księgowemu wyższe wynagrodzenie – czasem się udaje, czasem niestety nie. Jeżeli się nie udało i główny księgowy podejmuje ostateczną decyzję o zmianie pracy, stajesz przed wyborem – czy rekrutujemy nowego pracownika z zewnątrz, awansujemy na wyższe stanowisko inną osobę wewnątrz organizacji, czy też spróbujemy zlecić te zadania na zewnątrz, czyli przeprowadzić outsourcing głównego księgowego.
W aktualnej sytuacji na rynku pracy w branży księgowej zatrudnienie nowej osoby może okazać się niemożliwe, gdyż odpowiednio wykształconych oraz doświadczonych kandydatów brakuje. Również wewnątrz firmy może nie być osób o odpowiednim doświadczeniu i kompetencjach lub osoba taka, nawet jeżeli jest, nie chce podjąć się tak odpowiedzialnego zadania. Może się także okazać, że wymagania płacowe kandydatów całkowicie przekraczają Twój budżet. Czasem też wkrótce po zatrudnieniu nowej osoby okazuje się, że nie jest ona w stanie odnaleźć się w Twojej organizacji i jeszcze w trakcie okresu próbnego lub po jego zakończeniu musicie się rozstać.
Decyzja o outsourcingu zadań głównego księgowego
Co dalej? – myślisz zestresowany. Być może rozwiązaniem jest outsourcing głównego księgowego? Zaczynasz zgłębiać temat.
Outsourcing Głównego Księgowego to zlecenie zewnętrznemu podmiotowi tych procesów w organizacji, którymi zajmował się główny księgowy. Proces ten nie obejmuje zlecenia prowadzenia pełnej księgowości przez zewnętrzny podmiot – większość procesów księgowych nadal pozostaje wewnątrz Twojej organizacji.
Zadania Głównego Księgowego mogą być odmienne w różnych organizacjach, ale zwykle obejmują:
- nadzór nad prowadzeniem księgowości poprzez wyrywkową kontrolę wprowadzonych księgowań,
- merytoryczny nadzór nad pracą zespołu księgowego oraz wsparcie zespołu i organizacja jego pracy,
- przygotowanie lub weryfikację JPK_VAT,
- przygotowanie lub weryfikację kalkulacji CIT,
- przygotowanie dodatkowych danych na potrzeby interesariuszy zewnętrznych np.: banków, firm leasingowych, lub wewnętrznych np.: zarząd, rada nadzorcza,
- prace związane z bieżących raportowaniem GUS czy NBP,
- przygotowanie lub zweryfikowanie danych dotyczące konsolidacji (pakiety konsolidacyjne) oraz ich odpowiednie zaraportowanie,
- śledzenie zmian w przepisach i ich wpływu na działalność jednostki oraz informowanie o tym zainteresowanych stron,
- prace związane z zamknięciem roku oraz przygotowanie sprawozdania finansowego.
Umowa z firmą outsourcingową świadczącą usługi z zakresu księgowości musi precyzyjnie określać zakres przekazanych obowiązków głównego księgowego, odpowiedzialności za ich realizację oraz zasady wynagrodzenia. Tak, aby na etapie współpracy nie powstawały wątpliwości, która strona jest odpowiedzialna za realizację poszczególnych obowiązki i czy zawarte są one w podstawowej cenie za obsługę, czy stanowią prace dodatkowe.
Przed podjęciem decyzji warto przeprowadzić dokładną analizę wszystkich wad i zalet powierzenia obowiązków głównego księgowego zewnętrznej firmie.
Zalety outsourcingu głównego księgowego
Na rzecz outsourcingu przemawia wiele korzyści, do najistotniejszych z nich należy zaliczyć pewno:
- możliwość redukcji kosztów związanych z zatrudnieniem głównego księgowego oraz zapewnianiem mu powierzchni biurowych i sprzętu,
- uzyskanie dostęp do specjalistycznej, profesjonalnej wiedzy, szerokiego doświadczenia oraz możliwości technologicznych w tym systemów finansowo-księgowych, które posiada podmiot zewnętrzny, a co za tym idzie zmniejszenie ryzyka związanego z realizacją zadań głównego księgowego wymagających specjalistycznej wiedzy,
- szybszy proces wdrożenia w obowiązki poprzez dostęp do większego zespołu, który zewnętrzny podmiot może przekierować na obsługę projektu (przejmując więcej procesów jednocześnie niż pojedynczy główny księgowy),
- możliwość skoncentrowania się na podstawowej działalności gospodarczej i co za tym idzie zwiększenie wydajności przedsiębiorstwa z uwagi na brak konieczności zajmowania się rekrutacją oraz wdrożeniem głównego księgowego, a także potencjalną rotacją na tym stanowisku,
- większa odpowiedzialność za ewentualne nieprawidłowości, gdyż Główny Księgowy zatrudniony w charakterze pracownika, który wskutek niewykonania lub nienależytego wykonania obowiązków pracowniczych ze swej winy wyrządził pracodawcy szkodę, ponosi odpowiedzialność odszkodowawczą wobec pracodawcy w wysokości wyrządzonej szkody. Odszkodowanie nie może przewyższać kwoty trzymiesięcznego wynagrodzenia przysługującego pracownikowi w dniu wyrządzenia szkody (art. 119 Kodeksu pracy). Jedynie w przypadku umyślnego wyrządzenia szkody przez pracownika jest on zobowiązany do jej naprawienia w pełnej wysokości (art. 122 Kodeksu pracy). Wspomniane powyżej ograniczenia odpowiedzialności nie mają zastosowania w przypadku zlecenia wykonywania zadań głównego księgowego firmie outsourcingowej – o odpowiedzialności biura rachunkowego decyduje bowiem umowa z Klientem lub też przepisy prawa regulujące ogólne zasady odpowiedzialności cywilnoprawnej.
Oczywiście istnieją też ujemne strony powierzenia outsourcingu obowiązków głównego księgowego. Należy tu wymienić w szczególności:
- dostęp podmiotu zewnętrznego do informacji poufnych związanych z Twoją z działalnością gospodarczą, czy też danych dotyczących Twoich klientów,
- utratę możliwości bezpośredniej, bieżącej kontroli nad zakresem spraw przekazanych w ramach outsourcingu,
- ograniczenie bezpośredniej dostępności do danych dotyczących prowadzonej przez Ciebie działalności gospodarczej – aczkolwiek zapewnienie sobie zdalnego bieżącego dostępu do danych w znacznym stopniu problem ten eliminuje,
- ponoszenie przez przedsiębiorcę odpowiedzialności za rezultat usług świadczonych przez podmiot zewnętrzny (np. z tytułu nieprawidłowości w wyliczeniach wysokości zobowiązań podatkowych).
Podjęcie zatem decyzji o przekazaniu firmie zewnętrznej określonych spraw do realizacji w ramach outsourcingu jest zawsze wypadkową analizy korzyści oraz wad z tym związanych.
Przeanalizowałeś wszystkie za i przeciw i podejmujesz decyzję – biuro rachunkowe. Jakie kroki należy podjąć, aby proces outsourcingu głównego księgowego zakończył się pełnym sukcesem? Na to pytanie odpowiemy w kolejnych częściach naszego opracowania.
Autor: Agnieszka Tyczyńska- Osińska, Senior Manager obszaru Księgowości w MDDP Outsourcing.
