Outsourcing głównego księgowego – bieżąca współpraca
Outsourcing głównego księgowego, to możliwość szybkiego zapewnienia nadzoru finansowego w Twojej firmie. W poprzednich artykułach naszej serii poświęconej outsourcingowi funkcji głównego księgowego przedstawiliśmy wady i zalety takiego rozwiązania oraz kwestie związane z procesem negocjacji i podpisania umowy na świadczenie tych usług. Dziś przybliżymy, jak wygląda bieżąca współpraca pomiędzy klientem a firmą outsourcingową, pełniącą obowiązki Głównego Księgowego u klienta.
Wdrożenie zewnętrznego głównego księgowego w zadania w Twojej firmie
Pierwszą i najważniejszą kwestią z punktu widzenia efektywności całego procesu outsourcing głównego księgowego jest właściwe wdrożenie głównego księgowego w zadania, za które ma być odpowiedzialny. Wstępem do tego jest dokonanie szczegółowego przeglądu procesów księgowych oraz ustalenie osób za nie odpowiedzialnych – oczywiście, jeżeli nie zostało to zrobione jeszcze przed podpisaniem umowy (co naszym zdaniem jest najlepszym rozwiązaniem). W trakcie tego przeglądu należy ustalić obszary wymagające pogłębionych analiz oraz kwestie związane z istotnym ryzykiem (np. podatkowym). Wewnętrzny zespół księgowy powinien również zgłosić problemy w bieżącej pracy, nieefektywności i błędy używanych systemów księgowych, a także swoje oczekiwania i potrzeby związane z bieżącą pracą. Analiza ta powinna zostać zakończona szczegółowym pisemnym podsumowaniem ustaleń. Należy również przedstawić głównemu księgowemu procedury, obowiązujące w jednostce, zwłaszcza w zakresie księgowości i finansów.
Nadzór księgowy nad wewnętrznym działem księgowości
Następnie, na podstawie powyższej analizy, dokonujemy odpowiedniego podziału zadań pomiędzy głównym księgowym a wewnętrznym zespołem księgowym, biorąc pod uwagę potrzeby zespołu księgowego oraz zgłaszane przez niego problematyczne kwestie. Należy podkreślić, że tryb pracy firmy outsourcingowej często umożliwia wykonywanie zadań Głównego Księgowego przez więcej niż jedną osobę, co pozwala na bezproblemowe zastępstwo w trakcie nieobecności oraz zwiększa efektywność całego procesu przez zajmowanie się danym obszarem przez osoby w nim wyspecjalizowane (np. dedykowany dział VAT w firmie outsourcingowej zajmujący się przygotowaniem JPK_VAT dla klienta, jeżeli zadanie dotyczące przygotowania JPK_VAT zostało przydzielone Głównemu Księgowemu). Ustalony podział zadań znajdzie następnie odzwierciedlenie w przygotowanym miesięcznym harmonogramie prac, gdzie przypisane są poszczególne zadania, osoby za nie odpowiedzialne oraz terminy ich wykonania. Terminy te powinny zostać ustalone zgodnie z postanowieniami umowy z firmą outsourcingową oraz z obowiązującymi jednostkę terminami raportowania wewnętrznego i zewnętrznego. Przygotowanie, comiesięczna aktualizacja oraz przestrzeganie takiego harmonogramu zapewnią, że praca odbywa się płynnie, a terminy są dotrzymywane.
Istotną kwestią na początku współpracy jest również ustalenie, kto podejmuje decyzje w sprawie bieżącej pracy pracowników wewnętrznego zespołu księgowego (np. zakresie ich urlopów, trybu pracy czy kierowania na szkolenia) – czy jest to dedykowana osoba wewnątrz organizacji, czy firma outsourcingowa pełniąca funkcję głównego księgowego.
Ostatnia rzecz to zapewnienie odpowiedniej efektywności takiej współpracy. Ważne są tu systematyczne (z naszego doświadczenia najlepiej cotygodniowe) spotkania statusowe z wewnętrznym zespołem księgowym (z ewentualnym udziałem Dyrektora Finansowego lub przedstawicieli Działu Controllingu w razie potrzeby). Na tych spotkaniach omawiane są otwarte sprawy wymagające załatwienia. Pomocna w trakcie takich spotkań jest aktualizowana na bieżąco lista takich spraw.
Jeżeli mielibyście Państwo dodatkowe pytania dotyczące tego procesu, zapraszamy do kontaktu.
Autor: Agnieszka Tyczyńska, Dyrektor Księgowości w MDDP Outsourcing, biuro księgowe Warszawa
