Polska dostosowała swoje przepisy w tym zakresie poprzez Ustawę z dnia 14 czerwca 2024 roku o ochronie sygnalistów (Dz.U. poz. 1937). Dla wielu firm to duże wyzwanie organizacyjne, dlatego warto dobrze przygotować się do wdrożenia. W tym artykule omówimy kluczowe kroki i zasady, które pozwolą skutecznie i zgodnie z przepisami zaimplementować nowe regulacje.
Nowe przepisy obowiązują wszystkich pracodawców zatrudniających co najmniej 50 pracowników. Obejmuje to zarówno pracowników zatrudnionych na umowę o pracę, jak i na podstawie innych form zatrudnienia, takich jak umowy cywilnoprawne (umowa zlecenie, umowa o dzieło) oraz umowy B2B. Dla podmiotów, których działalność wiąże się z większym ryzykiem naruszeń prawa, jak banki, towarzystwa ubezpieczeniowe czy biura rachunkowe, obowiązek wdrożenia systemu sygnalizowania nieprawidłowości istnieje niezależnie od liczby pracowników.
Ponadto, firmy zatrudniające od 50 do 249 osób mają możliwość zawarcia umowy z innymi pracodawcami, aby wspólnie ustalić zasady przyjmowania zgłoszeń. Ułatwienie to nie dotyczy jednak podejmowania wspólnych działań następczych – każdy pracodawca musi samodzielnie rozwiązywać zgłaszane problemy wewnętrzne.
Głównym celem procedury zgłaszania nieprawidłowości (whistleblowing) jest zapewnienie bezpiecznego i poufnego sposobu zgłaszania naruszeń prawa wewnątrz organizacji. Dzięki temu pracodawca może szybko zidentyfikować i wyeliminować nieprawidłowości, co z kolei pozwala uniknąć odpowiedzialności karnej i cywilnej. Ponadto, system taki pomaga budować kulturę etyczną i zaufanie w firmie, a także zapobiegać poważnym problemom, takim jak korupcja, mobbing, czy dyskryminacja.
Warto także pamiętać, że zgodnie z ustawą, pracownicy mogą zgłaszać nieprawidłowości bezpośrednio do odpowiednich organów państwowych, z pominięciem pracodawcy. Dlatego tak ważne jest, aby procedury wewnętrzne były jasne i dostępne, co zachęci pracowników do korzystania z nich w pierwszej kolejności.
Zgodnie z ustawą, każda procedura zgłoszeń wewnętrznych musi zawierać określone elementy:
– Kanały zgłoszeń: procedura musi umożliwiać zgłaszanie nieprawidłowości ustnie i pisemnie. Zgłoszenia ustne mogą być dokonywane telefonicznie (za pośrednictwem nagrywanej lub nienagrywanej linii) lub podczas bezpośrednich spotkań.
– Ochrona sygnalistów: przepisy przewidują ochronę sygnalistów przed działaniami odwetowymi, takimi jak zwolnienia, degradacja czy zmiana warunków pracy. Pracodawca ma obowiązek zapewnić poufność tożsamości sygnalisty.
– Rejestr zgłoszeń: każde zgłoszenie musi być zarejestrowane i odpowiednio udokumentowane, niezależnie od formy, w jakiej zostało złożone.
– Działania następcze: pracodawca musi w ciągu 7 dni od przyjęcia zgłoszenia poinformować sygnalistę o otrzymaniu informacji, a następnie w ciągu 3 miesięcy przedstawić wyniki działań następczych.
Ustawa o ochronie sygnalistów przewiduje szeroki katalog naruszeń, które mogą być zgłaszane w ramach procedury wewnętrznej. Zalicza się do nich m.in.:
– Korupcję,
– Naruszenia przepisów dotyczących zamówień publicznych,
– Przeciwdziałanie praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu,
– Naruszenia związane z bezpieczeństwem produktów, ochroną środowiska, czy zdrowiem publicznym,
– Naruszenia praw konsumentów oraz przepisów dotyczących ochrony prywatności i danych osobowych.
Warto zauważyć, że katalog ten jest szeroki, a pracodawcy mogą go dodatkowo rozszerzyć o inne obszary, takie jak naruszenia przepisów prawa pracy (mobbing, dyskryminacja, nierówne traktowanie). Im bardziej szczegółowy i rozbudowany katalog, tym większa skuteczność procedury w wykrywaniu i eliminowaniu nieprawidłowości.
Ostatnie zmiany w przepisach dotyczących ochrony sygnalistów przyniosły istotną modyfikację: wyłączenie przepisów Kodeksu pracy z katalogu naruszeń objętych obowiązkiem zgłaszania. Formalnie oznacza to, że zgłoszenia dotyczące np. mobbingu, dyskryminacji czy nierównego traktowania pracowników nie są objęte obowiązkiem zgłaszania na podstawie ustawy.
Jednakże, pracodawcy mają możliwość dobrowolnego rozszerzenia katalogu zgłoszeń o naruszenia prawa pracy. Jest to korzystne rozwiązanie, które pozwala firmom szybko reagować na problemy wewnętrzne i unikać długotrwałych sporów sądowych. W praktyce wiele firm już teraz przyjmuje zgłoszenia dotyczące mobbingu czy dyskryminacji w ramach funkcjonujących procedur.
Mimo wyłączenia przepisów Kodeksu pracy, rozszerzenie procedury zgłaszania nieprawidłowości o kwestie związane z relacjami pracowniczymi przynosi szereg korzyści:
– Szybsza identyfikacja problemów: Dzięki zgłoszeniom można szybciej reagować na naruszenia.
– Ograniczenie ryzyka prawnego: Reagowanie na zgłoszenia dotyczące prawa pracy pozwala na minimalizowanie ryzyka procesów sądowych.
– Budowanie zaufania: Uwzględnienie prawa pracy w procedurach sygnalizacyjnych wzmacnia zaufanie pracowników do organizacji.
Wdrożenie procedury whistleblowingowej wymaga starannego planowania i organizacji. Oto kluczowe kroki:
– Konsultacje z pracownikami: Przed wdrożeniem procedury, należy ją skonsultować ze związkami zawodowymi lub przedstawicielami pracowników. Proces konsultacji powinien trwać nie krócej niż 5 dni i nie dłużej niż 10 dni.
– Szkolenie pracowników: Każdy pracownik powinien być dokładnie poinformowany o istnieniu procedury oraz jej zasadach. Szkolenia, które obejmują rozwiązywanie realnych przypadków (tzw. case studies), pomogą lepiej zrozumieć mechanizmy działania systemu i zachęcą pracowników do jego stosowania.
– Zasady poufności: Procedura musi zapewniać pełną poufność zgłoszeń. Wszelkie kanały komunikacji, takie jak dedykowane skrzynki e-mailowe czy specjalne skrzynki na zgłoszenia papierowe, powinny być odpowiednio zabezpieczone, aby uniknąć przypadkowego ujawnienia tożsamości sygnalisty.
Niewdrożenie wymaganej procedury zgłoszeń wewnętrznych może wiązać się z karami finansowymi, wynoszącymi nawet 5 tysięcy złotych. Co więcej, firmy, które nie spełniają wymogów ochrony sygnalistów, mogą spotkać się z dodatkowymi konsekwencjami prawnymi oraz utratą reputacji.
Dobrze wdrożona procedura zgłaszania nieprawidłowości przynosi wiele korzyści, zarówno pracodawcom, jak i pracownikom. Pracodawcy zyskują narzędzie, które pozwala szybko identyfikować problemy wewnętrzne i podejmować działania naprawcze, co może zapobiec długotrwałym procesom sądowym i stratom finansowym. Z kolei pracownicy mogą czuć się bezpieczniej, wiedząc, że ich zgłoszenia będą odpowiednio rozpatrzone, a ich tożsamość pozostanie chroniona.
#Compliance #OchronaSygnalistów #PrzepisyPrawne #PrawoPracy #ZgodnośćZPrzepisami #EtykaWPracy #ZarządzanieRyzykiem #NoweRegulacje #Sygnaliści