Ustawa o ochronie sygnalistów 2024: nowe obowiązki dla firm i kluczowe zmiany w prawie
Wrzesień przynosi kolejne wyzwania dla firm, tym razem związane z wejściem w życie Ustawy o ochronie sygnalistów, które nastąpi 25 września 2024 r. Dyrektywa dotycząca ochrony sygnalistów miała zostać wdrożona do 17 grudnia 2021 roku, jednak dopiero 24 czerwca 2024 r. ustawa ta została opublikowana. Nowe przepisy zaczną obowiązywać 25 września br., z wyjątkiem regulacji dotyczących zgłoszeń zewnętrznych, które wejdą w życie 25 grudnia.
Kim jest sygnalista? To osoba zgłaszająca naruszenia wewnątrz organizacji, która odgrywa kluczową rolę w wykrywaniu i zapobieganiu nieprawidłowościom.
Jakie firmy obejmą nowe obowiązki?
Wewnętrzną procedurę zgłaszania naruszeń prawa oraz podejmowania działań następczych muszą wdrożyć podmioty prawne (zarówno prywatne, jak i publiczne), które zatrudniają co najmniej 50 osób na dzień 1 stycznia lub 1 lipca danego roku. Próg ten nie dotyczy podmiotów działających w obszarze usług, produktów i rynków finansowych, przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, bezpieczeństwa transportu, czy ochrony środowiska objętych aktami prawnymi Unii Europejskiej, wymienionymi w załączniku do dyrektywy 2019/1937. Te podmioty muszą posiadać wewnętrzne procedury zgłoszeń, niezależnie od liczby zatrudnionych.
Podmioty prawne będące jednostkami samorządu terytorialnego mają obowiązek wdrożenia procedur przez swoje jednostki organizacyjne. Mogą one jednak ustalić wspólną procedurę zgłoszeń wewnętrznych w ramach tzw. centrów usług wspólnych, pod warunkiem, że będzie ona niezależna od procedur przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych i działań następczych.
Jednostki organizacyjne gmin lub powiatów liczących mniej niż 10 000 mieszkańców nie są zobowiązane do wdrażania procedur zgłoszeń wewnętrznych, ale mogą to zrobić dobrowolnie. Podobnie, podmioty zatrudniające mniej niż 50 osób mogą wdrożyć takie procedury na zasadzie dobrowolności.
Kluczowe obowiązki pracodawców w ramach ustawy:
Ustanowienie procedur zgłaszania naruszeń
Każdy pracodawca objęty ustawą musi do 25 września br. wprowadzić wewnętrzny system zgłaszania naruszeń dostępny dla pracowników oraz, w pewnych przypadkach, osób zewnętrznych współpracujących z firmą. Przepisy muszą być zgodne z wymogami ustawy. Należy także wdrożyć system informatyczny umożliwiający składanie anonimowych zgłoszeń oraz szybkie udzielanie odpowiedzi.
Pracodawca powinien również umożliwić zgłaszanie spraw ustnie, choć takie rozwiązanie może zniechęcać sygnalistów z obawy przed utratą anonimowości. Lepszym rozwiązaniem jest automatyczna skrzynka telefoniczna, na którą sygnalista może nagrać wiadomość.
Dodatkowo w firmie powinna zostać powołana komisja lub wyznaczona osoba odpowiedzialna za rozpatrywanie zgłoszeń, bądź obowiązki te mogą zostać przekazane zewnętrznemu podmiotowi, np. kancelarii prawnej.
Zakaz działań odwetowych wobec sygnalistów
Ustawa precyzyjnie zabrania podejmowania działań odwetowych wobec osób zgłaszających naruszenia. Działania odwetowe to wszelkie negatywne konsekwencje, jakie mogą dotknąć sygnalistę po zgłoszeniu, np. zwolnienie z pracy, obniżenie wynagrodzenia, mobbing czy inne formy dyskryminacji. Katalog działań odwetowych nie jest zamknięty, dlatego każda forma utrudnienia może zostać uznana za działanie odwetowe. Pracodawcy muszą również wspierać kulturę zgłaszania nieprawidłowości i promować ochronę sygnalistów.
Informacja zwrotna dla sygnalistów
Pracodawcy są zobowiązani do udzielenia sygnalistom informacji zwrotnej na temat działań podjętych w odpowiedzi na zgłoszenie, w terminie nie dłuższym niż trzy miesiące od momentu zgłoszenia.
Raportowanie i monitorowanie
Firmy muszą prowadzić rejestr zgłoszeń i regularnie raportować działania podejmowane w odpowiedzi na zgłoszenia. Rejestr ten powinien zawierać m.in. numer zgłoszenia, przedmiot naruszenia, dane osobowe zgłaszającego i osoby, której dotyczy zgłoszenie (o ile nie jest ono anonimowe), datę zgłoszenia oraz informacje o podjętych działaniach następczych i zakończeniu sprawy.
Rejestr zgłoszeń wewnętrznych musi zawierać takie dane jak:
- numer zgłoszenia;
- przedmiot naruszenia;
- dane osobowe zgłaszającego oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie, niezbędne do identyfikacji tych osób – chyba że zgłoszenie jest anonimowe,
- adres do kontaktu zgłaszającego;
- datę dokonania zgłoszenia wewnętrznego;
- informację o podjętych działaniach następczych;
- datę zakończenia sprawy
Jakie naruszenia można zgłaszać?
Zgłoszeniu mogą podlegać naruszenia prawa, takie jak działania lub zaniechania niezgodne z prawem lub mające na celu jego obejście, w obszarach takich jak korupcja, zamówienia publiczne, usługi i produkty finansowe, przeciwdziałanie praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, bezpieczeństwo produktów i transportu, ochrona środowiska, bezpieczeństwo żywności, zdrowie publiczne, ochrona konsumentów, prywatności, danych osobowych, interesów finansowych oraz wolności i praw człowieka.
Ustawa nie obejmuje informacji objętych ochroną tajemnicy państwowej ani innych informacji, które nie mogą być ujawnione ze względu na bezpieczeństwo publiczne, tajemnicę zawodową, tajemnicę narady sędziowskiej czy tajemnicę postępowania karnego.
Autorka: Kinga Miszyn, Senior Managerka Payroll w warszawskim biurze MDDP Outsourcing
#OchronaSygnalistów #Compliance #Prawo #HR #Bezpieczeństwo #Pracodawcy #ZmianyPrawne #MDDPOutsoursing
kontakt
