Jak rozliczyć udzielony rabat podatkowo i jak go zaewidencjonować księgowo?

Udzielenie rabatu z perspektywy sprzedawcy, to obniżenie ceny sprzedaży. Rabat udzielany jest odbiorcy po spełnieniu przez niego określonych warunków, jak np. zakup w danym okresie ustalonej minimalnej liczby dóbr lub usług. W kontekście udzielania rabatów przez sprzedawcę swoim klientom przedsiębiorcy często stoją przed wyzwaniem prawidłowego rozliczenia oraz udokumentowania takich transakcji. Poniżej rozwiewamy wątpliwości odnośnie tego, jak należy rozliczyć udzielony rabat podatkowo oraz jako go zaewidencjonować księgowo.

Rabat potransakcyjny powinien być odpowiednio udokumentowany, aby uniknąć wątpliwości w przypadku kontroli podatkowej. Stąd też sprzedawca do udzielonego rabatu musi wystawić fakturę korygującą, która może zawierać:

• przyczynę korekty
• albo określenie w nagłówku dokumentu: „FAKTURA KORYGUJĄCA” lub „KOREKTA„.

Sprzedawca udzielający rabat (upust lub obniżkę ceny) może także wystawić zbiorczą fakturę korygującą, która:

• wskazuje okres do którego odnosi się udzielony rabat,
• jeśli korekta dotyczy wszystkich dostarczonych towarów i świadczonych usług, wówczas nie musi zawierać nazwy towaru lub usługi objętych korektą.

Jak rozliczyć rabat potransakcyjny na gruncie podatku VAT?

Udzielenie rabatu nabywcy jest podstawą do obniżenia podstawy opodatkowania i kwoty podatku VAT należnego. Zgodnie z art. 29a ust.13 ustawy o VAT, obniżenia podstawy opodatkowania dokonuje się za okres rozliczeniowy, w którym podatnik wystawił fakturę korygującą, pod warunkiem że z posiadanej przez tego podatnika dokumentacji wynika, że uzgodnił on z nabywcą towaru lub usługobiorcą warunki obniżenia podstawy opodatkowania dla dostawy towarów lub świadczenia usług określone w fakturze korygującej oraz warunki te zostały spełnione, a faktura ta jest zgodna z posiadaną dokumentacją. W przypadku, gdy w okresie rozliczeniowym, w którym została wystawiona faktura korygująca, podatnik nie posiada wyżej wymienionej dokumentacji, obniżenia podstawy opodatkowania dokonuje za okres rozliczeniowy, w którym dokumentację tę uzyskał.

W związku z powyższym, aby korektę faktury ująć w odpowiednim okresie rozliczeniowym, ważne jest posiadanie dokumentacji potwierdzającej:

• uzgodnienie warunków korekty,
• spełnienie warunków korekty.

Uzgodnienie warunków korekty

Dokumentacją potwierdzającą uzgodnienie warunków korekty może być korespondencja e-mail, aneks do umowy lub inny dokument handlowy, w tym zwrot nadpłaty lub kompensata skorygowanej transakcji. Z objaśnień MF z 23 kwietnia 2021 r. w zakresie pakietu rozwiązań „Slim VAT” wynika, że za uzgodnienie warunków korekty może posłużyć:

• zawarcie umowy zwierającej informację w jakich sytuacjach nabywca uzyskuje prawo do odzyskania części wynagrodzenia,
• regulamin realizacji sprzedaży lub ogólne warunki umowy, których akceptacja dokonywana jest w momencie przystąpienia nabywcy do transakcji,
• aneks do umowy, porozumienia lub inny dokument stosowany w obrocie handlowym.

Spełnienie warunków korekty

W ustawie nie jest wprost wskazane, czym jest spełnienie warunków korekty i co dokładnie należy przez to rozumieć. Z wydawanych interpretacji KIS wynika, że spełnienie warunków korekty oznacza dokonanie się zdarzenia stanowiącego podstawę do obniżenia wynagrodzenia. Zdaniem Ministerstwa Finansów, jeśli udzielana obniżka nie jest uzależniona od przyszłego zdarzenia, to – jeśli jedna strona informuje kontrahenta o udzielonej obniżce – można domniemywać, że warunki wystawienia korekty są spełnione.

Jak rozliczyć rabat udzielony przez sprzedawcę na gruncie podatku dochodowego?

Rozliczenie wystawionej faktury korygującej u sprzedawcy reguluje art. 12 ust. 3j-3m ustawy o PDOP i art. 14 ust. 1m-1p ustawy o PDOF. Wynika z nich, że:

• jeżeli korekta przychodu nie jest spowodowana błędem rachunkowym lub inną oczywistą omyłką, korekty dokonuje się poprzez zmniejszenie lub zwiększenie przychodów osiągniętych w okresie rozliczeniowym, w którym została wystawiona faktura korygująca lub, w przypadku braku faktury, inny dokument potwierdzający przyczyny korekty;
• udzielenie rabatu przez sprzedawcę jest spowodowane nową okolicznością, która wystąpiła po wystawieniu faktury pierwotnej; rabat nie jest błędem rachunkowym czy też inną oczywistą omyłką, więc podatnik powinien skorygować przychody podatkowe na bieżąco, czyli w okresie wystawienia faktury.

Jak rozliczyć rabat udzielony przez sprzedawcę w księgach bilansowych?

Zgodnie z art. 20 ust. 1 ustawy o rachunkowości, do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym. W związku z tym należy przyjąć, iż korekta przychodów wynikająca z udzielenia rabatu powinna być uwzględniona w tym samym okresie sprawozdawczym, w którym pierwotnie osiągnięto przychód.

Rozliczając faktury korygujące na przełomie roku należy pamiętać, że moment ujęcia korekty przychodu będzie zależeć od tego, czy nastąpił on:

• przed sporządzeniem sprawozdania finansowego – wówczas korekty sprzedaży ujmuje się w danym roku obrotowym, w którym powstał dany przychód;
• po sporządzeniu sprawozdania finansowego, ale przed jego zatwierdzeniem – jeśli jednostka uzna, że zgodnie art. 54 ust. 1 ustawy o rachunkowości, kwota rabatu ma istotny wpływ na sprawozdanie finansowe – wówczas powinna skorygować zapis w księgach oraz dokonać odpowiednich zmian w sprawozdaniu finansowym w roku obrotowym, którego dotyczy korekta; jeśli jednostka uzna wpływ korekty za nieistotny, to odpowiednie wyjaśnienia zamieszcza w informacji dodatkowej, a korektę wartości przychodu ujmuje w roku obrotowym, w którym nastąpiło ostateczne rozliczenie rabatu;
• po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego – zgodnie z art. 54 ust. 2 ustawy o rachunkowości, jednostka koryguje wartość transakcji w księgach rachunkowych roku obrotowego, w którym nastąpiło ostateczne rozliczenie rabatu.

Poprawne rozliczenie udzielonego rabatu, zarówno podatkowo, jak i księgowo, to ważny element prawidłowego prowadzenia zapisów księgowych w każdym przedsiębiorstwie, zwłaszcza w kontekście przełomu roku. W przypadku mniej doświadczonych osób nietrudno o błędy skutkujące konsekwencjami podatkowymi lub koniecznością korekty sprawozdań finansowych. Współpraca z MDDP Outsourcing pozwoli Państwu uniknąć tych ryzyk, dzięki kompleksowemu wsparciu naszych ekspertów, którzy zadbają o zgodność z przepisami i prawidłową ewidencję. >> Zapraszamy do kontaktu, aby omówić w jaki sposób możemy odpowiedzieć na Państwa indywidualne potrzeby. <<

Outsourcing księgowy i kadrowo-płacowy dla wymagających firm
Napędzany nowoczesną technologią

Prawidłowe rozliczanie udzielonego rabatu jest ważne zarówno na gruncie podatkowym, jak i od strony ewidencji w księgach bilansowych. Eksperci MDDP Outsourcing są do dyspozycji, by zapewnić Państwu kompleksowe wsparcie!

👉 Usługi księgowe 👉 Usługi kadrowo-płacowe 👉 Sprawozdania finansowe
> Zadzwoń do nas już dziś! <

Autor: Sylwia Zatorska, Księgowa, MDDP Outsourcing – Warszawa