Konto firmowe – na co zwrócić uwagę?

W prowadzeniu działalności gospodarczej bardzo ważną umiejętnością jest zarządzanie finansami. Niezbędnym elementem do tego jest dysponowanie przez każdą, nawet jednoosobową działalność, rachunkiem bankowym. Wybór banku, któremu powierzone zostaną środki pieniężne oraz za pomocą którego będą wykonywane rozliczenia z kontrahentami czy urzędami, nie powinien opierać się jedynie sprawdzeniu wysokości miesięcznych opłat. Podejmując decyzję o założeniu konta firmowego, należy zwrócić uwagę na wiele dodatkowych czynników, które pomogą w doborze odpowiedniego rodzaju rachunku.

Już na etapie rozpoczęcia prowadzenia działalności gospodarczej przedsiębiorca powinien rozdzielić finanse prywatne od biznesowych. Podział transakcji osobistych i firmowych gwarantuje:

• jasny przegląd finansów przedsiębiorstwa,
• kontrolę nad przychodami i wydatkami,
• prostą ocenę produktywności danej działalności,
• brak dostępu do transakcji prywatnych właściciela firmy,
• zaliczenie wszelkich wydatków związanych z posiadaniem rachunku do kosztów uzyskania przychodu.

Najlepszym na to rozwiązaniem jest posiadanie przez przedsiębiorstwo własnego rachunku bankowego, dzięki czemu przedsiębiorcy otrzymują dostęp do ofert oraz usług finansowych potrzebnych do prowadzenia działalności. Na co zatem należy zwrócić uwagę przy wyborze rachunku firmowego?

Jakie są rodzaje rachunków bankowych?

Zaczynając od podstaw, czyli po zapoznaniu się z ofertą banku oraz tabelą opłat i prowizji, należy zastanowić się nad ilością rachunków oraz ich przeznaczeniem, co ułatwi dobór odpowiedniego pakietu. Pośród rodzajów rachunków bankowych można wymienić przede wszystkim:

• rachunek bieżący – do obsługi bieżących transakcji,
• rachunek pomocniczy – do dysponowania środkami na konkretny cel,
• rachunek walutowy – do obsługi transakcji w walucie innej niż złotówka,
• rachunek płacowy – do rozliczeń z tytułu wynagrodzeń pracowników,
• rachunek depozytowy – do obrotu kwotami sum depozytowych (np. kaucja).

Aktualnie banki coraz częściej wychodzą naprzeciw potrzebom swoich klientów i oferują korzystne pakiety związane np. z liczbą zatrudnionych osób lub rodzajem prowadzonej działalności. Dzięki ustaleniu indywidualnych potrzeb firmy oraz spełnieniu prostych wymogów koszty prowadzenia takiego rachunku nie będą wygórowane. Znacznie bardziej opłacalne będzie również korzystanie z bankowości elektronicznej zamiast tradycyjnych wizyt w oddziale banku. Zlecając przelewy przez Internet, opłaty za nie są o wiele niższe niż przy wpłatach i wypłatach gotówki w placówce, a czasem nawet darmowe.

Jak wybrać odpowiednie konto firmowe?

W celu wybrania odpowiedniego rachunku bankowego należy przeanalizować możliwości oferowane przez rynek bankowy. Wiele z nich posiada dodatkowo w pakiecie inne korzystne produkty i usługi. Przykładowo takimi benefitami mogą być konta oszczędnościowe, lokaty „overnight” lub darmowe programy antywirusowe. Ważną kwestią przy wyborze konta firmowego może być również informacja na temat bezawaryjności systemu transakcyjnego oraz sposobność jego połączenia z systemem finansowo-księgowym firmy. Zaletami przy wyborze rachunku na pewno będzie też duża liczba i dostępność oddziałów danego banku, bezpłatne bankomaty oraz sprawna obsługa klienta. W dzisiejszych czasach znaczną korzyścią będzie również możliwość obsługi konta firmowego z aplikacji mobilnej oraz wsparcie techniczne banku za pomocą przepływu informacji przez telefon, pocztę elektroniczną lub czat.

Należy również pamiętać, że banki oferują różne poziomy uprawnień dla użytkowników bankowości elektronicznej. Jeżeli dostęp do rachunku ma posiadać więcej niż jedna osoba, to można ustalić konkretny zakres uprawnień dla każdej z nich. Od samego podglądu do rachunków i transakcji, po wprowadzanie, podpisywanie, czy wysyłanie przelewów. Ważną rolą jest w tym przypadku administrator rachunku – najczęściej prezes, osoba zarządzająca daną firmą. Użytkownik z rolą administratora posiada najwięcej uprawnień i może samodzielnie decydować o dodawaniu i usuwaniu użytkowników lub edycji ich uprawnień w zależności od potrzeb przedsiębiorstwa. Znaczącą funkcję przy koncie firmowym odgrywa również schemat akceptacji przelewów, który pokazuje kto i w jaki sposób może procesować daną transakcję. Jest to bardzo ważny czynnik odpowiadający za bezpieczeństwo przepływu środków pieniężnych firmy.

Posiadanie konta firmowego w bankowości elektronicznej ma również korzystny wpływ na współpracę z MDDP Outsourcing. Przy zastosowaniu bankowości elektronicznej możemy zaoferować Ci szerszy zakres naszych usług finansowo-księgowych, abyś mógł efektywnie i bezpiecznie zarządzać swoimi finansami.

Autor: Magdalena Filipek – Ekspert Działu Rozliczeń w MDDP Outsourcing, biuro rachunkowe Warszawa