KSeF a JPK VAT? Zmiany, kary, ryzyka.

Od 2026 roku przedsiębiorców czekają rewolucyjne zmiany w rozliczeniach VAT. Wraz z uruchomieniem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) w życie wejdą również nowe obowiązki dotyczące raportowania JPK VAT. Oznacza to konieczność dostosowania systemów księgowych, oznaczania faktur nowymi znacznikami i przestrzegania surowych terminów. Brak zgodności z przepisami może skutkować dotkliwymi karami już od lutego 2026 r.

SPIS TREŚCI

1. Czym jest KSeF
2. Etapy wdrożenia KSeF
3. Jak będzie działać KSeF
4. Tryb offline i awarie systemu
5. Okres przejściowy
6. Zakres podmiotowy
7. Załączniki i dokumenty ustrukturyzowane
8. Korzyści z wdrożenia KSeF
9. Projekt zmian dotyczących raportowania – JPK VAT
10. Nowe obowiązki w JPK VAT od 1 lutego 2026 r. – oznaczanie faktur numerem KSeF
11. Kary za błędy w JPK VAT już od 1 lutego 2026 r.
12. Najczęściej zadawane pytania (FAQ)

Czym jest KSeF

KSeF (Krajowy System e-Faktur) jest to system teleinformatyczny Ministerstwa Finansów. Umożliwia przedsiębiorcom wystawianie, odbieranie i przechowywanie ustrukturyzowanych faktur w postaci elektronicznej XML. Najważniejszym celem wdrążenia tego systemu jest uszczelnienie systemu podatkowego oraz nadzór nad obiegiem dokumentów. Należy zwrócić uwagę, że obowiązek e-fakturowania wprowadzano we Włoszech oraz w Rumunii, a w 2025 roku wiele krajów UE również zaczęło korzystać z tego rozwiązania.

Etapy wdrożenia KSeF

Po wielu analizach związanych z możliwościami technicznymi na przygotowanie systemu zostało potwierdzone, że KSeF wchodzi w życie w trzech etapach:

1. Dla podatników, o wartości sprzedaży za 2024 r. przekraczającej 200 mln zł wraz z podatkiem – od 1 lutego 2026 roku.
2. Dla pozostałych przedsiębiorców, którzy nie wchodzą w punkt 1. oraz 3. – od 1 kwietnia 2026 roku.
3. Dla najmniejszych podatników, których transakcje sprzedaży obejmują niewielkie kwoty do łącznej wartości sprzedaży do 10 tys. zł brutto miesięcznie – od 1 stycznia 2027 roku.

Co istotne, wszyscy nabywcy muszą być gotowi na odbieranie faktur z systemu KSeF od 01.02.2026 niezależnie od tego, kiedy powstaje dla nich obowiązek wystawiania faktur w KSeF.

Jak będzie działać KSeF

1. wystawienie faktury w programie finansowo- księgowym,
2. wysyłka faktury do KSeF,
3. weryfikacja zgodności faktury ze wszystkimi standardami, a w szczególności, czy faktura ma odpowiedni schemat XML,
4. jeśli faktura jest zgodna ze standardami, to system nadaje fakturze unikalny numer KSeF,
5. otrzymanie przez nadawcę wygenerowanego UPO w celu potwierdzenia przesłania faktury do systemu,
6. odebranie faktury przez nabywcę.

Tryb offline i awarie systemu

W przypadku problemów technicznych, powodujących przerwy w działaniu systemu KSeF istnieje możliwość wystawienia faktur w trybie offline, czyli poza systemem. Gdy dostępność systemu KSeF zostanie przywrócona, to faktury należy przesłać w ciągu 7 dni roboczych (w przypadku wystąpienia awarii) lub 1 dnia roboczego (w przypadku czasowej niedostępności systemu). Data wystawienia w systemie będzie w tym przypadku zgodna z datą wskazaną na fakturze. Należy zwrócić uwagę, by faktura wystawiona we własnym systemie miała identyczną strukturę i zapis pliku jak w systemie KSeF.

Natomiast tryb offline24 występuje, gdy podatnik ma problemy z wysyłką po swojej stronie (brak Internetu, problemy z oprogramowaniem) lub występują opóźnienia w działaniu systemu KSeF, w takim przypadku mamy 1 dzień roboczy na to, by dodać tę fakturę do systemu KSeF. Taka sytuacja powinna zostać właściwie udokumentowana, lecz przepisy nie określają dokładnie w jaki sposób.

Okres przejściowy

Dla podatników, dla których termin wdrożenia KSeF przypada w 2026 roku ustawodawca przewidział tzw. okres przejściowy do końca 2026 roku. W okresie tym podatnicy nie będą karani za błędy popełnione podczas fakturowania w systemie KSeF. Okres przejściowy zwalnia również z obowiązku podawania numeru KSeF przy płatnościach bankowych, także do końca 2026 roku.

Zakres podmiotowy

Zobowiązani do wystawiania faktur w omawianym systemie są wszyscy przedsiębiorcy, którzy zarejestrowani są w Polsce, bez względu na to, czy są czynnymi czy zwolnionymi podatnikami VAT. Również faktury wystawiane dla zagranicznych klientów muszą się tam znaleźć.

Podatnicy, którzy wystawiają faktury uproszczone (czyli do 450 zł brutto) i faktury generowane za pomocą kas fiskalnych mogą wystawiać je jak dotychczas, ale tylko do końca 2026. Od 1 stycznia 2027 roku faktury te będą musiały być już wystawiane poprzez system KSeF. Natomiast faktury dla rolników ryczałtowych oraz dla konsumentów B2C można wystawiać w systemie KSeF na zasadzie dobrowolności.

Podatnicy zagraniczni, których siedziba i stałe miejsce prowadzenia działalności nie znajduje się w Polsce są całkowicie zwolnieni z obowiązku stosowania e-faktur, oznacza to, że faktury otrzymane od kontrahentów zagranicznych nie pojawią się w systemie i nie będzie obowiązku ich ręcznego wprowadzania do systemu.

Należy dodać, że w KSeF nie będzie również możliwości wystawiania dokumenty takich jak noty korygujące, duplikaty faktur czy proformy.

Z punktu widzenia podatnika istotny jest fakt, iż KSeF nie będzie weryfikował faktur pod względem merytorycznym, a jedynie pod względem struktury pliku i jego zgodności co od wymagań systemu.

Załączniki i dokumenty ustrukturyzowane

System KSeF ma możliwość obsługi załączników, ale wyłącznie ustrukturyzowanych, czyli w postaci XML. Aby móc wysyłać załączniki ustrukturyzowane należy zgłosić w systemie e-US potrzebę wystawiania i przesyłania tych faktur z załącznikami wraz z uzasadnieniem. Załączniki ustrukturyzowane będą dotyczyć np. rozliczenia energii, mediów. Pozostałe załączniki będą musiały być wysyłane poza KSeF.

Korzyści z wdrożenia KSeF

Wdrożenie KSeF to nie tylko obowiązki, ale też korzyści dla podatników. Można tu wymienić m.in.:

• zwrot podatku VAT zostaje skrócony z 60 dni do 40 dni,
• przechowywanie faktur w bazie Ministerstwa Finansów zapobiega utracie lub uszkodzeniu dokumentów, ponieważ archiwizacja w systemie trwa aż 10 lat,
• system ułatwia wymianę faktur między kontrahentami, co może przełożyć się na terminową lub wcześniejszą płatność,
• ułatwienia podczas kontroli podatkowych, ponieważ nie będzie obowiązku przesyłania lub dostarczania dokumentów do organów skarbowych w postaci papierowej,
• jeden wzór faktury elektronicznej będzie czytelniejszy nie tylko dla systemów informatycznych przedsiębiorców, jak również dla księgowych,
• większa automatyzacja obiegu faktur oraz wykorzystanie pełnego potencjału e-faktury do automatyzacji większej ilości procesów,
• brak konieczności wystawiania duplikatów faktur.

Projekt zmian dotyczących raportowania – JPK VAT

Jednak to nie wszystko. Ministerstwo Finansów przygotowało dla podatników niespodziankę.
>Do Rządowego Centrum Legislacji został przekazany projekt zmian dotyczący raportowania JPK VAT (dodano frazę: JPK VAT) w związku z wdrożeniem KSeF. Obejmuje on np. wprowadzenie nowych oznaczeń dokumentów:

• OFF – oznaczenie to dotyczy faktury, która została wystawiona w trybie awarii KSeF i na dzień złożenia ewidencji nie posiada ona numeru identyfikującego w systemie albo nie została przesłana do systemu.
• BFK – oznaczenie to identyfikuje dokument, dla którego nadanie numeru KSeF nie występuje, a jednocześnie istnieje obowiązek ujęcia go w JPK VAT (dodano frazę: JPK VAT).
• DI – oznaczenie to odnosi się do dokumentu dotyczącego dowodu innego niż faktura oraz do faktur wystawionych w trybie offline, które jeszcze nie trafiły do systemu KSeF.

Jeśli na dzień złożenia JPK VAT podatnik nie posiada numeru KSeF dla faktury sprzedaży, to powinien wykazać ją z oznaczeniem DI, a po uzyskaniu numer KSeF powinien skorygować JPK VAT i przesłać plik, w którym faktura zostanie oznaczona numerem KSeF.

Nowe obowiązki w JPK VAT od 1 lutego 2026 r. – oznaczanie faktur numerem KSeF

Rozporządzenie wprowadza również obowiązek oznaczania faktur zakupowych numerem KSeF w ewidencji zakupu, co oznacza, że wszyscy podatnicy, nawet ci, którzy zostaną objęci obowiązkowym KSeF dopiero w 2026 lub 2027 roku, będą musieli dostosować swoje systemy JPK VAT do nowych zasad już od 1 lutego 2026 r..
Obowiązek ten dotyczy także zagranicznych podmiotów zarejestrowanych na VAT w Polsce, nawet jeśli nie mają obowiązku wystawiania faktur w KSeF.

Kary za błędy w JPK VAT już od 1 lutego 2026 r.

Od 1 lutego 2026 r. wchodzą również w życie przepisy przewidujące kary za błędne oznaczenia w ewidencji JPK VAT.
Zgodnie z art. 109 ust. 3h ustawy o VAT, jeżeli podatnik nie skoryguje błędów w ewidencji po wezwaniu organu w terminie 14 dni, urząd skarbowy może nałożyć karę pieniężną w wysokości 500 zł za każdy błąd.
>To oznacza, że choć sankcje za wystawianie faktur poza KSeF zostały odroczone do 2027 r., kary za błędy w JPK VAT będą obowiązywać już od lutego 2026 r.

Rozporządzenie przewiduje również możliwość wystawiania przez sprzedawcę potwierdzeń transakcji. Sytuacja dotyczy przypadku, gdy faktura wystawiana jest w trybie offline i nie ma nadanego numeru KSeF, a sprzedawca chce zapewnić nabywcę, o tym, że faktura będzie wystawiona w KSeF. Potwierdzenie transakcji nie będzie w żaden sposób określone przepisami prawa. Możliwość wydawania omawianych potwierdzeń będzie dotyczyła tylko i wyłącznie transakcji krajowych.

Obecnie rozporządzenie pozostaje jeszcze w fazie projektu, jednak już teraz widać, że czekają nas rewolucyjne zmiany.

Najczęściej zadawane pytania (FAQ)

1. Od kiedy obowiązuje KSeF i kogo dotyczy?
   KSeF będzie obowiązkowy od 1 lutego 2026 r. dla największych firm (sprzedaż powyżej 200 mln zł rocznie). Od 1 kwietnia 2026 r. obejmie pozostałych przedsiębiorców, a od 1 stycznia 2027 r. – najmniejszych podatników.

2. Czy w 2026 roku będą nakładane kary za błędy w KSeF?
   Nie. Rok 2026 jest okresem przejściowym – podatnicy nie będą karani za błędy przy wystawianiu faktur w KSeF. Sankcje z art. 106ni ustawy o VAT wejdą dopiero od 1 stycznia 2027 r.

3. Czy mimo tego mogą pojawić się kary związane z JPK VAT?
   Tak. Od 1 lutego 2026 r. mogą być nakładane kary za błędy w ewidencji JPK VAT (dodano frazę: JPK VAT), np. za nieprawidłowe oznaczenia faktur znacznikami KSeF. Kara wynosi 500 zł za każdy błąd.

4. Czym są oznaczenia OFF, BFK i DI w JPK VAT?
   To nowe znaczniki w ewidencji:

• • OFF – faktura wystawiona w trybie awarii KSeF,
  • BFK – dokument bez numeru KSeF, który musi być ujęty w ewidencji,
  • DI – dokument inny niż faktura lub wystawiony offline.

5. Czy nabywca musi wykazywać numer KSeF faktury zakupowej?
   Tak. Od 1 lutego 2026 r. nabywca ma obowiązek podać numer KSeF w ewidencji zakupu, nawet jeśli sam nie musi jeszcze wystawiać faktur w KSeF.

6. Czy podmioty zagraniczne muszą stosować KSeF i JPK VAT?
   Podmioty zagraniczne bez siedziby w Polsce są zwolnione z obowiązku wystawiania faktur w KSeF. Jednak jeśli są zarejestrowane na VAT w Polsce, muszą dostosować swoje raportowanie JPK VAT (dodano frazę: JPK VAT) od 1 lutego 2026 r.

7. Co to jest potwierdzenie transakcji i czy jest obowiązkowe?
   Potwierdzenie transakcji to nieformalny dokument potwierdzający sprzedaż, wystawiany zanim faktura trafi do KSeF. Jest to rozwiązanie pomocnicze – dobrowolne, stosowane głównie w sprzedaży detalicznej B2B.

Autor: Aleksandra Skrobek, Młodszy Specjalista ds. VAT, MDDP Outsourcing

Poszukują Państwo sprawdzonego i profesjonalnego partnera, który kompleksowo wspiera przedsiębiorstwa w zakresie księgowości, kadr i płac? Zapraszamy do kontaktu – wspólnie znajdziemy rozwiązania najlepiej dopasowane do Państwa potrzeb.