Noty korygujące w świetle KSeF

Polska przyłączyła się do państw europejskich wdrażających od początku 2022 roku centralny system elektronicznego fakturowania oraz strukturalny format e-faktury. Wcześniej podobne rozwiązania, oparte na fakturowaniu w czasie rzeczywistym (Real Time Invoicing), funkcjonowały we Włoszech, Hiszpanii i Portugalii. Obecnie prace nad wprowadzeniem podobnych systemów trwają we Francji, Niemczech, Rumunii, Bułgarii i Belgii.

Nota korygująca

Nota korygująca to szczególny rodzaj dokumentu, który pozwala na korygowanie błędów mniejszej wagi umieszczonych na fakturze, a niedotyczących podstawy opodatkowania, stawki, kwoty podatku VAT, gdzie wymagana byłaby faktura korygująca. Obowiązek wystawienia noty leży po stronie nabywcy, natomiast po stronie wystawcy faktury konieczność jej akceptacji.

Przepisy dotyczące not korygujących nie precyzują sposobu ani formy akceptacji noty, co oznacza brak wymogu potwierdzenia jej podpisem. Zatem zgodnie z brakiem uregulowań w tym zakresie, akceptacja noty może odbywać się dowolnie (w formie pisemnej, elektronicznej lub w sposób dorozumiany). Jeśli kontrahent nie udzielił odpowiedzi, czyli nie wyraził sprzeciwu ani nie zaakceptował noty korygującej, oznacza to, że odbiorca przyjął notę do wiadomości i jednocześnie zaakceptował jej treść.

Elementy noty korygującej

Zgodnie z art. 106. ustawy o VAT nota korygująca powinna zawierać informację „nota korygująca”, numer oraz datę jej wystawienia, dane dostawcy oraz odbiorcy, informacje związane z poprawianą fakturą (data wystawienia, numer faktury, strony transakcji, nazwy oraz ilości towarów lub usług objętych fakturą), wskazanie, które części informacji są korygowane oraz podanie prawidłowych treści lub poprawionych danych.

Mimo że zgodnie z artykułem 106. k ustawy o VAT nota korygująca jest określona jako specjalny rodzaj faktury, obecnie niemożliwe jest jej wystawianie w elektronicznym systemie. W okresie dobrowolnego korzystania z KSeF tego rodzaju dokumenty mogą jednak być tworzone i przesyłane między podmiotami bez konieczności użycia systemu.

Co po wejściu w życie obowiązkowego KSEF?

Sytuacja ma się jednak zmienić po wprowadzeniu obowiązkowego korzystania z KSeF, ponieważ ustawa przewiduje unieważnienie obowiązywania przepisów ustawy o VAT dotyczących not korygujących. To ostatecznie spowoduje całkowite wyeliminowanie tych dokumentów z obiegu gospodarczego, niezależnie od tego, czy dotyczą one faktur ustrukturyzowanych, czy też wystawionych w ramach KSeF.

Po wprowadzeniu obligatoryjnego stosowania elektronicznego systemu e-faktur noty korygujące zostaną całkowicie wyeliminowane, zarówno wewnątrz systemu, jak i poza nim. Oznacza to, że od 1 lipca 2024 roku wszelkie nieścisłości będą musiały być korygowane za pomocą faktur korygujących wystawianych przez sprzedawców, nawet jeśli chodzi o drobne niedociągnięcia.

Po 1 lipca 2024 r. nabywca będzie zobowiązany skontaktować się z dostawcą, aby uzyskać fakturę korygującą. Po jej otrzymaniu, pomimo braku zmiany wartości podstawy opodatkowania i podatku naliczonego, Nabywca będzie musiał uwzględnić tę korektę w JPK. Innymi słowy, odliczenie podatku będzie oparte na treści faktury korygującej, nawet jeśli faktycznie nie zmieni to kwoty podatku.

Dostawca po otrzymaniu informacji od nabywcy, powinien sporządzić fakturę korygującą, w której poprawi dane. Następnie fakturę tę należy przekazać do KSeF w celu otrzymania odpowiedniego numeru identyfikacyjnego.

Podsumowując — po wprowadzeniu obowiązkowego korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur, noty korygujące zostaną wyeliminowane, a wszelkie nieścisłości będą musiały być korygowane za pomocą faktur korygujących.  Od 1 lipca 2024 roku, wszelkie korekty będą wymagały wystawienia faktury korygującej przez sprzedawców, nawet przy drobnych niedociągnięciach. Nabywca, po otrzymaniu faktury korygującej, będzie musiał uwzględnić tę korektę w JPK, nawet jeśli nie zmienia to kwoty podatku. Dostawca, po otrzymaniu informacji od nabywcy, powinien sporządzić fakturę korygującą i przekazać ją do KSeF w celu otrzymania odpowiedniego numeru identyfikacyjnego.

Autor: Monika Biziewska, Junior Manager w katowickim biurze outsourcingowym MDDP Outsourcing

Źródło: https://www.podatki.gov.pl/ksef/pytania-i-odpowiedzi-ksef/