Blog

Obowiązek złożenia NIP-8 - co warto wiedzieć?

05.07.2024

W polskim systemie podatkowym istnieje wiele obowiązków administracyjnych, które muszą spełniać przedsiębiorcy i inne podmioty gospodarcze. Jednym z nich jest złożenie formularza NIP-8. Ten dokument jest kluczowy dla prawidłowej identyfikacji i aktualizacji danych uzupełniających dotyczących podmiotów prowadzących działalność gospodarczą. W niniejszym artykule przybliżymy, kto i kiedy musi złożyć NIP-8, jakie informacje zawiera formularz, jakie są konsekwencje jego niezłożenia i sposoby na „uratowanie sytuacji”.  

Czym jest formularz NIP-8?

Formularz NIP-8 to dokument służący do zgłaszania danych identyfikacyjnych oraz aktualizacyjnych w zakresie danych uzupełniających, dotyczących podmiotów gospodarczych. Obowiązek jego złożenia wynika z ustawy o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników, zwanej potocznie ustawą o NIP. Formularz ten umożliwia aktualizację danych w rejestrach publicznych, co jest niezbędne do prawidłowego funkcjonowania systemu podatkowego, poprzez zawarte w nim informacje na potrzeby kontaktu z administracją podatkową, ZUS i GUS.  

Kto ma obowiązek złożenia NIP-8?

Obowiązek złożenia formularza NIP-8 spoczywa na wszystkich podmiotach, które podlegają wpisowi do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS) – m.in. spółki prawa handlowego, stowarzyszenia, fundacje czy instytucje kultury. Formularz NIP-8 jest wymagany w następujących sytuacjach: 

  •  rozpoczęcie działalności gospodarczej – nowo założone podmioty muszą samodzielnie zgłosić swoje dane do naczelnika urzędu skarbowego (właściwego z reguły ze względu na adres siedziby podmiotu); 
  • zmiana danych identyfikacyjnych – każda zmiana, np. nazwy podmiotu, adresu siedziby, numeru rachunku bankowego, składu osobowego zarządu, statusu prawnego podmiotu, czy miejsca prowadzenia ksiąg rachunkowych, musi być zgłoszona; 
  • przekształcenia organizacyjne – na przykład przekształcenie spółki cywilnej w spółkę jawną.  

Informacje zawarte w zgłoszeniach NIP-8 są automatycznie przekazywane przez organ podatkowy do GUS-u i ZUS-u za pośrednictwem systemu teleinformatycznego.  

Jakie informacje zawiera formularz NIP-8? 

Formularz NIP-8 jest dokumentem szczegółowym, który należy wypełnić dokładnie i zgodnie z rzeczywistością – zawiera m.in. następujące informacje:  

  • dane identyfikacyjne podmiotu, takie jak pełna nazwa, skrócona nazwa, numer REGON i KRS; 
  • adres siedziby oraz adresy dodatkowych miejsc prowadzenia działalności; 
  • dane kontaktowe, w tym numery telefonów i adres e-mail; 
  • informacje o rachunkach bankowych używanych w działalności gospodarczej; 
  • skład osobowy zarządu oraz inne osoby uprawnione do reprezentowania podmiotu;  
  • informacje o wspólnikach spółki, jeśli dotyczy; 
  • informacje o dokumentacji rachunkowej; 
  • przewidywana liczba pracowników; 
  • data powstania obowiązku opłacania składek na ubezpieczenie społeczne; 
  • kod PKD dotyczący prowadzonej działalności. 

Terminy składania formularza NIP-8

Terminy składania formularza NIP-8 są ściśle określone przepisami. Pierwsze zgłoszenie identyfikacyjne w zakresie danych uzupełniających Krajowego Rejestru Sądowego jest obowiązkiem, który powinien być zrealizowany w ciągu 21 dni od dnia wpisu spółki do KRS. Natomiast dla podmiotów, które zamierzają odprowadzać składki na ubezpieczenia społeczne, termin ten wynosi 7 dni od dnia dokonania wpisu do KRS.   

W przypadku zmian danych formularz musi być złożony w terminie 7 dni od zaistnienia zmiany (na podstawie art. 9 ust. 1 ustawy o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników).  

Jak złożyć formularz NIP-8?

Formularz NIP-8 można złożyć w formie papierowej lub elektronicznej.  

Wersję papierową składa się bezpośrednio w urzędzie skarbowym lub wysyła pocztą.  

Wersję elektroniczną można przesłać za pośrednictwem systemu e-Deklaracje, wypełniając formularz NIP-8 na stronie podatki.gov.pl. 

Aby zatwierdzić i wysłać wersję elektroniczną formularza NIP-8, niezbędne jest uwierzytelnienie profilem zaufanym, bądź złożenie podpisu kwalifikowanego.  

Formularz NIP-8 elektronicznie może złożyć pełnomocnik, jednak po wcześniejszym upewnieniu się, że pełnomocnictwo do podpisywania deklaracji składanej za pomocą środków komunikacji elektronicznej (druk UPL-1) zostało wcześniej zarejestrowane w urzędzie skarbowym. 

Konsekwencje niezłożenia formularza NIP-8

Niezłożenie formularza NIP-8 w wymaganym terminie lub podanie w nim nieprawdziwych danych jest traktowane jako wykroczenie skarbowe i podlega karze grzywny (na podstawie art. 81 ust.1 pkt 1 Kodeksu karnego skarbowego) w granicach od jednej dziesiątej do dwudziestokrotnej wysokości minimalnego wynagrodzenia, którą podejmuje sąd, bądź mandacie karnym w granicach nieprzekraczających pięciokrotnej wysokości minimalnego wynagrodzenia, nakładanym przez urzędnika skarbowego w postępowaniu mandatowym (na podstawie art. 48 ust. 1 i 2 Kodeksu karnego skarbowego). Za wykroczenia skarbowe odpowiada osoba, która zajmuje się sprawami gospodarczymi, w szczególności finansowymi (na podstawie art. 9 ust. 3 Kodeksu karnego skarbowego), czyli zazwyczaj prezes bądź inny członek zarządu.   

W takiej sytuacji, aby uniknąć kar, można skorzystać z instytucji tzw. czynnego żalu. 

Czynny żal jest skutecznym narzędziem, które polega na dobrowolnym poinformowaniu urzędu skarbowego o swoim uchybieniu, wraz z podaniem istotnych okoliczności sprawy. W kontekście formularza NIP-8, czynny żal może być złożony w przypadku opóźnienia w przekazaniu wymaganych danych. Kluczowe jest jednak, aby złożyć zarówno formularz, jak i pismo z czynnym żalem, zanim urząd skarbowy sam wykryje uchybienie.  

Jak złożyć czynny żal wraz z formularzem NIP-8

Złożenie czynnego żalu jest stosunkowo prostym procesem, jednak wymaga zachowania określonych procedur. Pismo należy podpisać przez reprezentację podmiotu zgodnie z KRS oraz złożyć do właściwego urzędu skarbowego przed złożeniem formularza NIP-8. 

Możliwe są trzy drogi złożenia formularza NIP-8 po wcześniejszym złożeniu czynnego żalu: 

  • wysyłka przez ePUAP – po uprzednim upewnieniu się, że czynny żal został skutecznie złożony w urzędzie skarbowym; 
  • wysłanie czynnego żalu pocztą tradycyjną za potwierdzeniem odbioru – po otrzymaniu potwierdzenia odbioru można złożyć NIP-8, 
  • samodzielne złożenie czynnego żalu wraz z NIP-8 w urzędzie skarbowym, z uzyskaniem dowodu potwierdzenia złożenia obu dokumentów. 

Obowiązek złożenia formularza NIP-8 jest istotnym elementem funkcjonowania każdej jednostki gospodarczej w Polsce. Jego celem jest zapewnienie aktualności danych w rejestrach publicznych, co ułatwia działalność administracyjną i skarbową. Przedsiębiorcy powinni zwracać szczególną uwagę na terminowość oraz poprawność składanych informacji, aby uniknąć ewentualnych problemów prawnych i finansowych.

 

Autor: Kinga Szybińska, Młodszy Księgowy w warszawskim biurze MDDP Outsourcing

 

Źródło: