Kto podpisuje e-sprawozdania finansowe?

Przedsiębiorstwa, w których rok podatkowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym muszą sporządzić sprawozdanie finansowe do 31 marca. Dlatego warto przypomnieć najważniejsze kwestie związane z podpisywaniem e-sprawozdań.

Od początku października 2018 roku spora grupa przedsiębiorstw (jednostki wpisane do KRS, które nie sporządzają sprawozdań zgodnych z MSR oraz podmioty prowadzące księgi rachunkowe podlegające podatkowi dochodowemu od osób fizycznych) jest zobligowana do sporządzania sprawozdań finansowych jedynie w formie elektronicznej.

Taka zmiana – wynikająca m.in. z coraz większej cyfryzacji w społeczeństwie – to dość duże wyzwanie dla przedsiębiorców. Dlatego warto przypomnieć i usystematyzować podstawowe informacje w jednej z bardziej problematycznych kwestii dla przedsiębiorców, czyli podpisywaniu e-sprawozdań finansowych.

Kto podpisuje elektroniczne sprawozdanie finansowe?

Aby precyzyjnie odpowiedzieć na powyższe pytanie, warto przytoczyć art. 52 ust. 2 Ustawy o rachunkowości, który mówi, że sprawozdanie finansowe podpisuje (podając zarazem datę podpisu) osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych, i kierownik jednostki, a jeżeli jednostką kieruje organ wieloosobowy – wszyscy członkowie tego organu.

Jak podpisać e-sprawozdanie?

Aktualnie można podpisywać e-sprawozdanie finansowe za pośrednictwem jednej z trzech metod:  

• podpisu kwalifikowanego,
• profilu zaufanego ePUAP,
• tzw. podpisu osobistego.

Początkowo, czyli od początku października 2018 r. do końca grudnia 2019 r., firmy składające e-sprawozdania mogły je podpisywać jedynie za pomocą podpisu kwalifikowanego oraz profilu zaufanego ePUAP. Jednak od początku 2020 r. można także korzystać z tzw. podpisu osobistego.

Kiedy podpisuje się i składa elektroniczne sprawozdanie finansowe?

W kwestii terminów ponownie warto odwołać się do Ustawy o rachunkowości, gdzie w art. 52 ust. 1 czytamy, że kierownik jednostki zapewnia sporządzenie rocznego sprawozdania finansowego nie później niż w ciągu 3 miesięcy od dnia bilansowego i przedstawia je właściwym organom, zgodnie z obowiązującymi jednostkę przepisami prawa, postanowieniami statutu lub umowy. Przykładowo, w sytuacji, gdzie rok podatkowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym – termin na sporządzenie sprawozdania finansowego upływa 31 marca. Warto jednak dodać, że dopóki sprawozdanie finansowe nie zostanie zatwierdzone przez właścicieli (mają na to 6 miesięcy od dnia bilansowego), może być ono zmieniane i podpisywane ponownie.

Sprawozdanie finansowe w formie elektronicznej powinno być złożone w ciągu 15 dni od dnia zatwierdzenia do sądu rejestrowego. Obowiązuje oczywiście forma elektroniczna wniosku. Co warto podkreślić, wniosek o złożenie sprawozdania musi również zostać podpisany elektronicznie – w tym przypadku jednak jedynie przez jednego członka Zarządu ujawnionego z numerem PESEL w KRS, prokurenta bądź adwokata, prawnika wpisanego na odpowiednią listę.

---

---

ZOBACZ TAKŻE:

• E-sprawozdanie – podpis kwalifikowany, osobisty czy profil ePUAP?
• Podpisywanie e-sprawozdań finansowych – podpis osobisty
• Struktura e-sprawozdania finansowego – jak nie popełnić błędu przy wyborze?

---

Magdalena Michniewicz
Senior Manager w biurze rachunkowym MDDP Outsourcing w Warszawie