Prowadzenie i przechowywanie dokumentacji pracowniczej - co musisz wiedzieć?
Prowadzenie i przechowywanie dokumentacji pracowniczej to obowiązek każdego pracodawcy, regulowany przez Kodeks pracy. Od 1 stycznia 2019 r. przepisy wprowadziły istotne zmiany, pozwalając na prowadzenie dokumentacji w formie elektronicznej oraz skrócenie okresu jej przechowywania.
Dokumentacja pracownicza – forma papierowa czy elektroniczna?
Pracodawca może samodzielnie zdecydować czy dokumentacja pracownicza będzie prowadzona w formie papierowej, elektronicznej, czy mieszanej. Przykładowo, akta osobowe mogą być prowadzone papierowo, a wnioski urlopowe – elektronicznie. Ważne jest jednak, aby dla każdego typu dokumentu wybrać jedną formę, np. ewidencja czasu pracy nie może być jednocześnie prowadzona w dwóch formach dla tego samego pracownika.
Zmiana formy dokumentacji
Przepisy umożliwiają pracodawcom zmianę formy prowadzenia dokumentacji w dowolnym momencie. Zmiana z papierowej na elektroniczną wymaga cyfrowego odwzorowania dokumentów, opatrzenia ich kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub pieczęcią. Przy zmianie z elektronicznej na papierową, konieczny jest wydruk dokumentu i jego podpisanie przez pracodawcę potwierdzając tym samym zgodność wydruku z dokumentem elektronicznym
Okres przechowywania dokumentacji pracowniczej
Od 2019 r. okres przechowywania dokumentacji został skrócony do 10 lat dla pracowników zatrudnionych po 1 stycznia 2019 r. Dla pracowników zatrudnionych przed 1999 r., dokumentacja musi być przechowywana przez 50 lat. Pracodawca może skrócić ten okres dla osób zatrudnionych między 1999 a 2018 r. po złożeniu odpowiednich dokumentów do ZUS.
Nowe zasady prowadzenia dokumentacji – kontrola trzeźwości i praca zdalna
W 2023 r. przepisy dotyczące dokumentacji pracowniczej zostały rozszerzone o nowe regulacje związane z kontrolą trzeźwości oraz pracą zdalną. Dokumenty związane z tymi zagadnieniami przechowywane są w nowej części E akt osobowych.
Informowanie pracowników o zmianach
Pracodawcy mają obowiązek poinformowania pracowników o każdej zmianie sposobu prowadzenia i przechowywania dokumentacji. Pracownik ma prawo do odebrania wcześniejszej wersji dokumentacji w ciągu 30 dni od dnia przekazania informacji o zmianie.
Zestawienie podsumowujące okres przechowywania dokumentacji pracowniczej
| Okres | przechowywania | dokumentacji pracowniczej |
| Przed 1999 r. | 01.01.1999 r. – 31.12.2018 r. | Po 01.01.2019 r. |
| 50 lat licząc od daty ustania stosunku pracy (art. 16b ust. 2 pkt.6 ustawy o narodowym zasobie archiwalnym) | 50 lat licząc od daty ustania stosunku pracy 10 lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, jeżeli pracodawca złoży oświadczenie ZUS OSW i raport ZUS RIA (art. 125a ust. 4 Ustawy o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych) | 10 lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł (art. 94 pkt 9b Kodeksu pracy) |
Autorka: Sabina Kusztal, Starsza Specjalistka ds. Kadr i Płac z katowickiego biura MDDP Outsourcing
#dokumentacja #praca #prawo #HR #przepisy #archiwizacja #zarządzanie #firma #bezpieczeństwo #compliance #MDDPOutsourcing
kontakt
