Elektroniczny Obieg Dokumentów w księgowości
W czasach, kiedy technologia cyfrowa przenika niemalże każdy możliwy aspekt naszego życia, przedsiębiorcy stoją przed wyzwaniem, aby jak najlepiej zaadaptować swój biznes do dynamicznie zmieniających się realiów. Jednym z usprawnień pomagających usprawnić najważniejsze procesy w firmie jest Elektroniczny Obieg Dokumentów (EOD), który przynosi ze sobą liczne korzyści oraz zmienia sposób organizacji pracy w firmie.
Początki cyfryzacji procesów biznesowych
Prekursorem transformacji papierowej wersji w postać wyświetlaną na ekranie jest skaner. To on umożliwił konwersję obrazu na format cyfrowy, który zapoczątkował powielające się usprawnienia w procesie elektronicznego obiegu dokumentów. Skanowanie oraz przetworzenie dokumentu do formy cyfrowej, ułatwiało elektroniczną archiwizację dokumentów, ograniczając miejsce na przechowywanie papierowych wersji. Ponadto samo wyszukiwanie dokumentów w systemie zajmowało o wiele mnie czasu, niż przeglądanie całego archiwum. Ogromną rewolucją było również umożliwienie wystawiania faktur elektronicznych.
Digitalizacja przepływu dokumentacji
Nowoczesne platformy Worklfow digitalizują procesy przepływu dokumentacji. Systemy takie usprawniają i automatyzują m.in. procesy kadrowe i księgowe, zaczynając od rejestracji dokumentu, poprzez jego opis i akceptację, a kończąc na jego archiwizacji. Dzięki zdefiniowanym regułom i procedurom Workflow umożliwia śledzenie postępu pracy, identyfikację zadań do wykonania oraz przypisanie ich odpowiednim pracownikom. Dodatkowo Workflow generuje powiadomienia o ważnych terminach, minimalizując ryzyko opóźnień, eliminując błędy ludzkie poprzez standaryzację procesów i automatyzację zadań. Analiza danych w systemie może wspierać również podejmowanie trafnych decyzji biznesowych i optymalizację wydatków. W rezultacie firma osiąga większą kontrolę nad finansami, zwiększa efektywność oraz skraca czas przetwarzania dokumentów. To z kolei przekłada się na poprawę wyników operacyjnych i wzmocnienie konkurencyjności na rynku.
Elektroniczny Obieg Dokumentów w księgowości
Elektroniczny Obieg Dokumentów (EOD) dedykowany jest każdej firmie, która potrzebuje wygodnego dostępu do informacji o dokumentach księgowych, dla której tradycyjny, papierowy obieg faktur jest zbyt czasochłonny i problematyczny. System Workflow w księgowości wprowadza wiele korzyści.
Po pierwsze, zapewnia transparentność procesów, co zwiększa zaufanie partnerów biznesowych oraz instytucji nadzorczych.
Po drugie, umożliwia szybką identyfikację i usuwanie ewentualnych nieprawidłowości, minimalizując ryzyko niezgodności i sankcji. Eliminuje przy tym ryzyko błędów ludzkich, zapewniając jednocześnie najwyższy poziom bezpieczeństwa danych.
Po trzecie, poprawia dostępność informacji, umożliwiając szybkie wyszukiwanie oraz udostępnianie dokumentów, co ułatwia współpracę z zewnętrznymi podmiotami.
Ponadto, taki system Workflow zwiększa produktywność zespołu księgowego poprzez eliminację zbędnych czynności administracyjnych i dając pracownikom przestrzeń na skupienie się na zadaniach o większej wartości dodanej. Te dodatkowe zalety sprawiają, że implementacja Workflow w księgowości wydaje się być dziś kluczowym elementem w procesie doskonalenia działalności firmy.
System Workflow to nieocenione narzędzie, które przynosi firmie szereg korzyści. Dzięki niemu, procesy księgowe stają się bardziej przejrzyste i efektywne, eliminując błędy oraz opóźnienia. Elektroniczny Obieg Dokumentów w księgowości wprowadza nowy poziom kontroli nad dokumentacją finansową. Dodatkowo poprawia dostępność informacji i usprawnia pracę zespołu księgowego, co przekłada się na większą produktywność i skrócenie czasu przetwarzania dokumentów. Dzięki temu narzędziu firma może skupić się na osiąganiu strategicznych celów biznesowych, jednocześnie budując pozytywny wizerunek i trwałe relacje z klientami.
Autor: Paulina Kaczor – Asystent Księgowy w MDDP Outsourcing, biuro rachunkowe Warszawa
W ramach oferowanej przez MDDP Outsourcing usługi księgowej oferujemy dostęp do Elektronicznego Obiegu Dokumentów dla naszych Klientów. Więcej o funkcjonalnościach systemu EOD w naszych usługach księgowych:
https://www.mddp-outsourcing.pl/uslugi/rozwiazania-i-systemy/elektroniczny-obieg-dokumentow/
