Prowadzenie ksiąg dla firm - dlaczego warto zlecić je na zewnątrz?

Firmy mające obowiązek prowadzenia ksiąg handlowych nie rzadko stoją przed dylematem, czy zdecydować się na księgowość wewnętrzną, czy może zlecić prowadzenie ksiąg na zewnątrz w ramach outsourcingu usług księgowych. 

Outsourcing usług księgowych polega na przekazaniu procesów księgowych, biurowych do podmiotu zewnętrznego. Zakres przekazywanych usług może być różny i może obejmować m.in. pełne usługi księgowe, nadzór nad procesem księgowym, przygotowywanie raportów finansowych, rozliczenia podatkowe itd. 

Rozwiązanie polegające na przekazaniu prowadzenia księgowości do zewnętrznych podmiotów ma wiele płynących z tego korzyści. Pierwszym z nich jest ograniczenie kosztów, jakie firma musiałaby ponieść, gdyby zdecydowała się na prowadzenie księgowości u siebie. 

• Ograniczenie kosztów technicznych, związanych np. z zakupem sprzętu, oprogramowania księgowego, wsparcia IT. 

• Ograniczenie kosztów wynagrodzeń pracownika odpowiedzialnego za prowadzenie księgowości w firmie. Pomijając aspekt kosztowy, zaletą outsourcingu jest również to, że w przypadku nieobecności pracowników (urlop, zwolnienie chorobowe) są oni zastępowalni po to, aby terminowo wywiązać się ze zobowiązań. W przypadku zatrudnienia jednej osoby na stanowisku księgowego mogłoby to nieść ryzyko niewywiązania się w terminie z obowiązków. 

Niepodważalną zaletą outsourcingu księgowego jest również aspekt zarządzania ryzykiem. Pomijając wymienione wcześniej ryzyko nieobecności pracowników, firma zewnętrzna ponosi odpowiedzialność za realizowane zlecenia. Sprawia więc to, że proces księgowy realizowany jest w bezpieczny sposób. Osoby zarządzające firmą mogą skupić się w większym stopniu na prowadzeniu bieżącej działalności, zamiast na nadzorowaniu prowadzenia usług księgowych. Zaoszczędzony czas można przeznaczyć na zajęcie się ważnymi aspektami zarządzania działalnością.  

Ważnym aspektem jest korzystanie z wiedzy specjalistów zewnętrznej firmy. Często są to firmy, które zatrudniają specjalistów z różnych dziedzin księgowych, podatkowych. Mają zaplecze doświadczonych pracowników, którzy są w stanie rozwiązać wiele zagadnień, z którymi borykają się przedsiębiorstwa. Oznacza to, że w ramach outsourcingu można zlecić prowadzenie usług księgowych, kadrowych, płacowych — w zależności od potrzeb danej firmy. Osoby pracujące w firmach outsourcingowych często mają szeroki pogląd na dane zjawisko, ze względu na doświadczenie z firmami z wielu branż. Sprawia to, że w przypadku nietypowych, zawiłych transakcji księgowo-podatkowych są w stanie sobie dobrze poradzić. 

Firmy świadczące usługi outsourcingowe często mają też dostęp do nowoczesnych narzędzi i technik, które skracają czas potrzebny do przygotowania zestawień księgowych, raportów, deklaracji podatkowych. Pomagają też one zmniejszyć ryzyko błędu. Firmom zewnętrznym jest łatwiej zapewnić takie narzędzia, ponieważ korzysta z nich cała firma, a nie mały dział wewnętrzny.  

Firmy zajmujące się wewnętrzną księgowością są elastyczne, szybko dostosowują się do zmian, które dzieją się na rynku. W czasach dynamicznie zmieniającego się prawa podatkowego jest to bardzo duża korzyść. Przedsiębiorstwa outsourcingowe dbają o bieżące szkolenia swoich pracowników, mają też dostępy do platform z wiedzą podatkową, księgową. W przypadku, gdy księgowością zajmuje się wewnętrzny pracownik firmy, często we własnym zakresie musi aktualizować swoją wiedzę. W firmach outsourcingowych plusem jest to, że współpraca pomiędzy różnymi osobami w firmie i działami, sprzyja poszerzaniu wiedzy, ułatwia bycie „na bieżąco” ze zmianami podatkowymi, księgowymi.  

Podsumowując, zlecenie prowadzenia ksiąg dla firm na zewnątrz ma wiele pozytywnych stron. W czasach szybkich zmian podatkowych, rynkowych wydaje się to być właściwym rozwiązaniem. Firma może się skupić na własnym rozwoju, a sprawy finansowe powierzyć specjalistom. 

Autor: Karolina Jaworska Księgowa w katowickim biurze rachunkowym