Blog

Prowadzenie ksiąg dla firm - dlaczego warto zlecić je na zewnątrz?

12.06.2024

Firmy mające obowiązek prowadzenia ksiąg handlowych nie rzadko stoją przed dylematem, czy zdecydować się na księgowość wewnętrzną, czy może zlecić prowadzenie ksiąg na zewnątrz w ramach outsourcingu usług księgowych. 

Outsourcing usług księgowych polega na przekazaniu procesów księgowych, biurowych do podmiotu zewnętrznego. Zakres przekazywanych usług może być różny i może obejmować m.in. pełne usługi księgowe, nadzór nad procesem księgowym, przygotowywanie raportów finansowych, rozliczenia podatkowe itd. 

Rozwiązanie polegające na przekazaniu prowadzenia księgowości do zewnętrznych podmiotów ma wiele płynących z tego korzyści. Pierwszym z nich jest ograniczenie kosztów, jakie firma musiałaby ponieść, gdyby zdecydowała się na prowadzenie księgowości u siebie. 

  • Ograniczenie kosztów technicznych, związanych np. z zakupem sprzętu, oprogramowania księgowego, wsparcia IT. 
  • Ograniczenie kosztów wynagrodzeń pracownika odpowiedzialnego za prowadzenie księgowości w firmie. Pomijając aspekt kosztowy, zaletą outsourcingu jest również to, że w przypadku nieobecności pracowników (urlop, zwolnienie chorobowe) są oni zastępowalni po to, aby terminowo wywiązać się ze zobowiązań. W przypadku zatrudnienia jednej osoby na stanowisku księgowego mogłoby to nieść ryzyko niewywiązania się w terminie z obowiązków. 

Niepodważalną zaletą outsourcingu księgowego jest również aspekt zarządzania ryzykiem. Pomijając wymienione wcześniej ryzyko nieobecności pracowników, firma zewnętrzna ponosi odpowiedzialność za realizowane zlecenia. Sprawia więc to, że proces księgowy realizowany jest w bezpieczny sposób. Osoby zarządzające firmą mogą skupić się w większym stopniu na prowadzeniu bieżącej działalności, zamiast na nadzorowaniu prowadzenia usług księgowych. Zaoszczędzony czas można przeznaczyć na zajęcie się ważnymi aspektami zarządzania działalnością.  

Ważnym aspektem jest korzystanie z wiedzy specjalistów zewnętrznej firmy. Często są to firmy, które zatrudniają specjalistów z różnych dziedzin księgowych, podatkowych. Mają zaplecze doświadczonych pracowników, którzy są w stanie rozwiązać wiele zagadnień, z którymi borykają się przedsiębiorstwa. Oznacza to, że w ramach outsourcingu można zlecić prowadzenie usług księgowych, kadrowych, płacowych — w zależności od potrzeb danej firmy. Osoby pracujące w firmach outsourcingowych często mają szeroki pogląd na dane zjawisko, ze względu na doświadczenie z firmami z wielu branż. Sprawia to, że w przypadku nietypowych, zawiłych transakcji księgowo-podatkowych są w stanie sobie dobrze poradzić. 

Firmy świadczące usługi outsourcingowe często mają też dostęp do nowoczesnych narzędzi i technik, które skracają czas potrzebny do przygotowania zestawień księgowych, raportów, deklaracji podatkowych. Pomagają też one zmniejszyć ryzyko błędu. Firmom zewnętrznym jest łatwiej zapewnić takie narzędzia, ponieważ korzysta z nich cała firma, a nie mały dział wewnętrzny.  

Firmy zajmujące się wewnętrzną księgowością są elastyczne, szybko dostosowują się do zmian, które dzieją się na rynku. W czasach dynamicznie zmieniającego się prawa podatkowego jest to bardzo duża korzyść. Przedsiębiorstwa outsourcingowe dbają o bieżące szkolenia swoich pracowników, mają też dostępy do platform z wiedzą podatkową, księgową. W przypadku, gdy księgowością zajmuje się wewnętrzny pracownik firmy, często we własnym zakresie musi aktualizować swoją wiedzę. W firmach outsourcingowych plusem jest to, że współpraca pomiędzy różnymi osobami w firmie i działami, sprzyja poszerzaniu wiedzy, ułatwia bycie „na bieżąco” ze zmianami podatkowymi, księgowymi.  

Podsumowując, zlecenie prowadzenia ksiąg dla firm na zewnątrz ma wiele pozytywnych stron. W czasach szybkich zmian podatkowych, rynkowych wydaje się to być właściwym rozwiązaniem. Firma może się skupić na własnym rozwoju, a sprawy finansowe powierzyć specjalistom. 

 

Autor: Karolina Jaworska Księgowa w katowickim biurze rachunkowym