Case Study. Kompleksowa obsługa księgowa dla firm korzystających z systemu Raks
Tradycyjna księgowość często opiera się na manualnym wprowadzaniu danych i papierowej dokumentacji. Jest to czasochłonne i niesie ryzyko błędów. Księgowość z wykorzystaniem systemu Raks eliminuje te niedogodności poprzez automatyzację wielu procesów, co nie tylko przyspiesza pracę księgową, ale również zwiększa jej dokładność. Pełna księgowość na Raks to kompleksowe zarządzanie wszystkimi aspektami finansowymi firmy: od fakturowania, przez rozliczenia podatkowe, aż po bilansowanie.
Czym jest księgowość na Raks?
Księgowość na Raks to nowoczesne rozwiązanie księgowe, które wykorzystuje zaawansowane technologie informatyczne do optymalizacji i automatyzacji wszystkich rutynowych procesów księgowych, a także umożliwia jednoczesną obsługę nieograniczonej liczby dokumentów. Umożliwia ona znacznie większą efektywność i dokładność w porównaniu do tradycyjnych metod.
Księgowość na Raks charakteryzuje się głównie wykorzystaniem systemów opartych na chmurze, dzięki czemu możliwy jest dostęp do danych księgowych z dowolnego miejsca i o każdej porze.
Rozwiązania chmurowe w księgowości wiążą się z wieloma zaletami – m.in. oszczędnością czasu i miejsca oraz mniejszym ryzykiem zagubienia lub zniszczenia dokumentów. Systemy te są zintegrowane z najnowszymi rozwiązaniami w zakresie bezpieczeństwa danych, co gwarantuje ochronę przed nieautoryzowanym dostępem oraz utratą danych, szczególnie przed atakami hakerów.
Dzięki rozbudowanemu systemowi ewidencji i dzielenia uprawnień program zapewnia kontrolę nad dostępem do wybranych danych. Raks pracuje zgodnie z wymogami ustawy o ochronie danych osobowych.
Kluczowym elementem księgowości na Raks jest komponent oprogramowania, który pełni rolę centralnej bazy danych, integrującej różne moduły funkcjonalne, takie jak:
- fakturowanie,
- rozliczenia z US,
- prowadzenie ksiąg rachunkowych,
- zarządzanie płatnościami.
Raks posiada funkcję, która znacznie podnosi jakość obsługi księgowej — narzędzie umożliwia weryfikację danych — np. plików JPK. W razie wykrycia jakichkolwiek błędów w dokumentach użytkownik zostaje natychmiast poinformowany przez system o wszelkich nieprawidłowościach. To sprawia, że do Krajowej Administracji Skarbowej wysyłane są wyłącznie stuprocentowo prawidłowe dokumenty. Deklaracje rozliczeniowe wysyłane są do Urzędu Skarbowego bezpośrednio z platformy, a Urzędowe Potwierdzenie Odbioru zapisuje się w programie.
Korzyści płynące z księgowości na Raks
Korzyści z wdrożenia księgowości na Raks są wielorakie, w tym znaczna oszczędność czasu i kosztów, lepsza kontrola nad finansami firmy oraz możliwość szybkiego dostosowania do zmieniających się przepisów prawa. Program zawiera wzorcowy plan kont, rachunek zysków i strat oraz bilans, które można w prosty sposób dostosować do własnych potrzeb. Księgując dokumenty, możemy także skorzystać z gotowych wzorców księgowań, co upraszcza i przyspiesza pracę.
Dużym plusem jest możliwość wygodnego importu danych z innych systemów, a także zapewnienie bezpośredniego połączenia z arkuszem Microsoft Excel. Dane księgowe są przenoszone w czasie rzeczywistym i automatyczne aktualizowane w stworzonych zestawieniach i raportach w Excel.
Raks daje możliwość dostosowania wszystkich standardowo dostępnych zestawień i wydruków do indywidualnych wymagań. Zarówno zakres informacji, jak i prezentacja graficzna wydruku może zostać indywidualnie dopasowana. Możemy stworzyć m.in. wersje raportów w dowolnym języku obcym. Dodatkowo Generator Raportów umożliwia stworzenie całkowicie nowych indywidualnych zestawień z wykorzystaniem danych zawartych w systemie księgowym, które dopasowane są do potrzeb klienta.
Kolejnym argumentem przemawiającym za wyborem programu Raks jest jego otwartość na współpracę z innymi systemami. Pozwala na elektroniczny import i eksport danych m.in.: kartotek słowników, dokumentów handlowych, finansowych i magazynowych. Przyspiesza to i automatyzuje proces księgowania dokumentów, eliminując w ten sposób ręczne księgowania dokumentów — czasochłonne oraz obarczone dużym ryzykiem błędu.
Praktyczne aspekty księgowości na Raks
Implementacja księgowości na Raks wymaga odpowiedniego przygotowania i zrozumienia nowych technologii. Ważne jest, aby przedsiębiorca był gotowy na konieczność dostosowania się do zmieniających się narzędzi i procedur księgowych.
Wybór odpowiedniego programu księgowego powinien być zależny od specyfiki działalności firmy, jej wielkości oraz indywidualnych potrzeb. Ważne jest, aby oprogramowanie było skalowalne, bezpieczne i obejmowało wsparcie techniczne.
Lista dokumentów księgowych powinna zawierać wszystkie dokumenty niezbędne do prawidłowego i pełnego rozliczenia firmy, takie jak:
- faktury,
- umowy,
- wyciągi bankowe,
- dowody wpłat,
- rachunki za usługi i towary,
- dokumenty kadrowe.
Prawidłowa interpretacja danych księgowych wymaga zrozumienia podstaw rachunkowości oraz umiejętności analizy finansowej. Dzięki systemowi Raks wiele z tych procesów jest zautomatyzowanych, co ułatwia analizę i interpretację danych.
Księgowość na Raks to przyszłość zarządzania finansami w biznesie. Dzięki automatyzacji centralizacji danych i nowoczesnym technologiom przedsiębiorcy mogą istotnie poprawić efektywność swoich działań księgowych. Warto więc rozważyć jej wdrożenie, aby nie tylko upraszczać codzienne operacje, ale także zwiększać bezpieczeństwo i przejrzystość finansową firmy.
Nasze biuro rachunkowe specjalizuje się w świadczeniu kompleksowych usług księgowych dla przedsiębiorstw, które zdecydowały się na system Raks. Rozumiemy specyfikę i wymagania nowoczesnych firm, dlatego oferujemy szeroki zakres usług, aby zapewnić pełne wsparcie finansowe i księgowe.
Obsługa księgowa dla firm prowadzących księgowość na systemie Raks
- Prowadzenie ksiąg rachunkowych: Zapewniamy dokładne i terminowe zarządzanie Twoimi księgami rachunkowymi, co obejmuje zarówno codzienne operacje, jak i miesięczne zamknięcia ksiąg.
- Raporty i zestawienia: zapewniamy stworzenie całkowicie indywidualnych zestawień z wykorzystaniem danych zawartych w systemie księgowym
- Sporządzanie sprawozdań finansowych: regularnie przygotowujemy kompleksowe sprawozdania finansowe, które pomagają w ocenie wyników finansowych firmy i są niezbędne do podejmowania strategicznych decyzji.
- Ewidencje środków trwałych: Ewidencjonowanie, aktualizację i umarzanie środków trwałych, wyposażenia oraz wartości niematerialnych i prawnych realizujemy w programie Raks w łatwy sposób.
- Przygotowywanie deklaracji podatkowych VAT, CIT, PIT: Zajmujemy się przygotowaniem wszystkich niezbędnych deklaracji i wniosków, co gwarantuje zgodność z obowiązującymi przepisami prawa i unikanie ryzyk.
- Wystawianie faktur sprzedaży, refaktur, dystrybucja faktur do odbiorców: Automatyzujemy i usprawniamy proces fakturowania, co zapewnia szybką i skuteczną komunikację z kontrahentami.
- Inwentaryzacja sald należności: Automatyzujemy i usprawniamy proces generowania oraz wysyłki potwierdzeń sald należności.
Każda z tych usług jest dostosowana do indywidualnych potrzeb naszych klientów, z zastosowaniem najnowszych narzędzi dostępnych w ramach systemu Raks. Zapewniamy profesjonalizm, terminowość oraz pełne zaangażowanie w odpowiadanie na potrzeby naszych klientów, co pozwala im skutecznie zarządzać finansami i rozwijać swój biznes. W razie potrzeby jesteśmy gotowi również na indywidualne dostosowanie naszej oferty do specyficznych wymagań Twojej firmy.
Proces obsługi księgowej dokumentów:
- Proces rejestracji dokumentów księgowych
- Wprowadzanie ręcznie nowych dokumentów => PK
- Wprowadzanie automatycznie dokumentów
- Import nowych dokumentów z plików => faktury sprzedaży, listy płac
- Import wyciągów bankowych
- Automatyczne księgowanie faktur kosztowych zatwierdzonych w WEBCON
- Akceptacja merytoryczna/ zatwierdzenie dokumentu
- Rozrachunki
- Płatności
- Deklaracje VAT, JPK
- Raportowanie — niestandardowe raporty na potrzeby klienta
- Sprawozdawczość — bilans, rachunek zysków i strat.
Autor: Sylwia Kulczycka, Manager w warszawskim biurze rachunkowym MDDP Outsourcing
