Prowadzisz firmę? Do 1 kwietnia 2025 r. musisz założyć obowiązkowy adres do e-Doręczeń!

Już wkrótce wchodzi w życie nowy obowiązek dla przedsiębiorców wpisanych do KRS. Od 1 kwietnia 2025 roku każdy z nich powinien posiadać adres do e-Doręczeń, wymagany w oficjalnej korespondencji urzędowej. Jak szybko i sprawnie uruchomić firmowy adres do e-Doręczeń?

e-Doręczenia to cyfrowy odpowiednik listu poleconego, który ma taką samą moc prawną, jak tradycyjna przesyłka polecona za potwierdzeniem odbioru. Dzięki temu rozwiązaniu firmy mają wygodniej i sprawniej komunikować się z administracją publiczną, bez konieczności odbierania i wysyłania papierowych dokumentów.

Dzięki e-Doręczeniom przedsiębiorcy będą otrzymywać oficjalne pisma, decyzje administracyjne czy wezwania, a także składać wnioski do instytucji publicznych. Korespondencja ta jest ściśle rejestrowana. Co istotne, korzystanie z usługi e-Doręczeń w relacji firma – administracja państwowa jest bezpłatne.

Jak założyć adres do e-Doręczeń?

Proces rejestracji do e-Doręczeń jest prosty i odbywa się online za pośrednictwem kreatora dostępnego na stronie biznes.gov.pl. Do założenia „cyfrowego poleconego” niezbędne są jedynie:

• numer KRS firmy,
• adres do korespondencji,
• dane administratora skrzynki (imię, nazwisko, e-mail, numer PESEL lub Identyfikator Europejski).

Jeśli wnioskodawca nie widnieje w KRS jako osoba upoważniona do reprezentowania firmy, wymagane są dodatkowo:

• elektronicznie podpisane pełnomocnictwo (lub kopia potwierdzona przez przedsiębiorcę, notariusza bądź innego uprawnionego pełnomocnika) – tutaj można pobrać >> wzór pełnomocnictwa <<,
• dowód opłaty skarbowej za pełnomocnictwo (17 zł).

Po wypełnieniu wniosku należy go podpisać online przy użyciu podpisu osobistego, zaufanego lub kwalifikowanego.

O czym należy pamiętać zakładając adres do e-Doręczeń?

• Wniosek muszą podpisać wszystkie osoby uprawnione do reprezentacji firmy lub pełnomocnik z odpowiednim umocowaniem.
• W razie konieczności poprawy danych można zapisać wniosek i dokonać zmian w ciągu 4 dni.
• Po pozytywnej weryfikacji na podany adres e-mail zostanie przesłana instrukcja aktywacji skrzynki do e-Doręczeń, która po aktywacji zostanie wpisana do bazy adresów elektronicznych.

Wniosek można złożyć przez usługę online: https://www.biznes.gov.pl/pl/e-uslugi/00_0709_00

Szczegółowe informacje o usłudze znajdują się na stronie Biznes.gov.pl: https://www.biznes.gov.pl/pl/portal/00449

Czy e-Doręczenia obowiązują także w korespondencji elektronicznej z innymi podmiotami?

Firmy, które chcą wysyłać e-Doręczenia nie tylko do urzędów, ale także do innych przedsiębiorców i osób posiadających taki adres, mogą skorzystać z usług kwalifikowanych dostawców (KDU), przy czym usługi te mogą być odpłatne – zgodnie z cennikami dostawców. Więcej informacji o tej możliwości można znaleźć na stronie rządowej pod adresem: https://www.gov.pl/web/e-doreczenia/kwalifikowani-dostawcy-uslug-kdu3

Do kwalifikowanych dostawców usług e-Doręczeń należą obecnie:

• Asseco Data Systems S.A.
• Autenti sp. z o.o.
• KFJ Inwestycje Sp. z o.o.
• Poczta Polska S.A.
• Polska Wytwórnia Papierów Wartościowych S.A.

Jak MDDP Outsourcing może pomóc w zakresie e-Doręczeń?

Eksperci MDDP Outsourcing oferują wsparcie w zakresie wdrożenia i korzystania z e-Doręczeń, w tym:

• doradztwo techniczne – pomoc w zakładaniu i konfiguracji skrzynki do e-Doręczeń;
• szkolenia – przeszkolenie pracowników w zakresie korzystania z nowej usługi;
• wsparcie techniczne – pomoc w rozwiązywaniu problemów związanych z e-Doręczeniami.

Zapraszamy do kontaktu!

Outsourcing księgowy i kadrowo-płacowy dla wymagających firm
Napędzany nowoczesną technologią

E-doręczenia stanowią krok w stronę cyfryzacji administracji publicznej, ułatwiając życie zarówno obywatelom, jak i przedstawicielom instytucji publicznych.
Jeśli masz wątpliwości jak dostosować swoje procesy do nowej rzeczywistości, chętnie pomożemy.
> Skontaktuj się z nami już dziś! <

oprac. za: gov.pl