Blog

Przepisy regulujące i wpływające na prowadzenie ksiąg rachunkowych

12.09.2012

1. Przepisy regulujące i wpływające na prowadzenie ksiąg rachunkowych

Podstawowe kwestie związane z prowadzeniem księgowości uregulowane są w polskim prawie w następujących aktach:

  • Ustawa o rachunkowości z 29 września 1994 r. („Ustawa”);
  • rozporządzeniach i komunikatach wydanych przez Ministra Finansów;
  • uchwałach Komitetu Standardów Rachunkowości w postaci Krajowych Standardach Rachunkowości;
  • Międzynarodowych Standardach Rachunkowości.

1.1 Ustawa o rachunkowości

  • prowadzeniem ksiąg rachunkowych;
  • przygotowywaniem sprawozdań finansowych;
  • badaniem i ogłaszaniem sprawozdań finansowych.

Co do zasady przepisy powyższej Ustawy stosuje się do podmiotów mających siedzibę lub miejsce sprawowania zarządu na terytorium Polski.

Jednocześnie w kwestiach nieuregulowanych w Ustawie, podmioty mogą stosować krajowe standardy rachunkowości wydane przez Komitet Standardów Rachunkowości.

W przypadku braku stosownych uregulowań w krajowych standardach, mogą zostać zastosowane Międzynarodowe Standardy Rachunkowości („MSR’). Możliwości stosowania MSR omówiono w punkcie 3.

1.2 Krajowe Standardy Rachunkowości

W sprawach nieuregulowanych w Ustawie jednostki mogą(jest to prawo a nie obowiązek) stosować Krajowe Standardy Rachunkowości (KSR) stanowiska Komitetu Standarów Rachunkowości o zbliżonym charakterze. W przypadku kiedy brak jest również uregulowań w KSR, jednostki mogą zastosować MSR

Dotychczas zostały wydane następujące KRS przez Komitet Standarów Rachunkowości:

  • Nr 1 „Rachunek przepływów pieniężnych”,
  • Nr 2 „Podatek dochodowy”,
  • Nr 3 „Niezakończone usługi budowlane”,
  • Nr 4 „Utrata wartości aktywów”,
  • Nr 5 „Leasing, najem i dzierżawa”,
  • Nr 6 „Rezerwy, bierne rozliczenia międzyokresowe kosztów, zobowiązania warunkowe”,
  • Nr 7 „Zmiany przyjętych zasad (polityki) rachunkowości, wartości szacunkowych, poprawiania błędów, zdarzenia po dniu bilansowym – ujęcie i prezentacja”.

Dodatkowo Komitet Standarów Rachunkowości wydał kilka stanowisk w sprawie:

  • księgowego ujęcia praw (uprawnień) do emisji zanieczyszczeń do powietrza;
  • ustalania kosztów wytworzenia dla celów bilansowej wyceny zapasów;
  • księgowego ujęcia praw majątkowych ze świadectw pochodzenia energii wytworzonej w odnawialnym źródle;
  • niektórych zasad prowadzenia ksiąg rachunkowych.

Jednostki zobowiązane prowadzić księgi rachunkowe i sporządzać sprawozdania finansowe według Ustawy, mają możliwość:

  • w obszarach, w których Ustawa dopuszcza rozwiązania wariantowe,
  • a także w kwestiach opisanych w innych regulacjach (np. KSR), stosować rozwiązania dostosowane do specyfiki jednostki (przedmiotu działalności, formy prawnej, wielkości) oraz jej potrzeb.

Interpretacje mające postać KRS i stanowisk wydanych przez Komitet Standarów Rachunkowości, Choć stanowią tylko zalecenia, w praktyce powinny być uwzględniane przez jednostkę przy tworzeniu zasad (polityki) rachunkowości.

Przyjęte przez jednostkę zasady (polityka) rachunkowości powinny być spisane i na bieżąco aktualizowane przez Kierownik jednostki. Stosowanie przyjętych przez jednostkę zasad rachunkowości zgodnie z Ustawą pozwala zapewnić wymaganą jakość sprawozdań finansowych (tj. rzetelne i jasne przedstawienie sytuacji majątkowej, finansowej oraz wyniku finansowego jednostki).

1.3 Wybrane zasady rachunkowe

Ustawa określa również podstawowe zasady obowiązujące przy prowadzeniu rachunkowości, tj. prowadzaniu ksiąg rachunkowych jak i sporządzeniu sprawozdań finansowych. Stosowanie tych zasad wspomaga zapewnienie przez jednostkę rzetelności i jasności danych rachunkowości.

Jedną z nadrzędnych zasad jest obowiązek stosowania przepisów Ustawy w przypadku kolizji przepisów podatkowych i Ustawy przy sporządzaniu bilansu oraz rachunku zysków i strat.

Jednocześnie w myśl obowiązującej Ustawy przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych, jak i sporządzaniu na ich podstawie sprawozdań finansowych jednostka powinna stosować tzw. zasadę memoriału. Celem tej zasady jest ujmowanie wszystkich zdarzeń gospodarczych jakie dotyczą danego roku, bez względu czy zostały notyfikowane jednostce przez jej kontrahentów, czy też nie, w księgach rachunkowych danego roku obrotowego.

Mając na uwadze wymóg ujęcia w danym roku obrotowym wszystkich zdarzeń gospodarczych dotyczących danego roku, jednostki mają jednocześnie obowiązek wyodrębnienia z nich tych, które kształtują wynik finansowy roku obrotowego. Obowiązuje w tym zakresie tzw. zasada współmierności. W myśl tej zasady, na wynik finansowy wpływają uzyskane w roku obrotowym przychody ze sprzedaży produktów (wyrobów i usług) i towarów, a także operacji finansowych oraz odpowiednie, konieczne dla osiągnięcia tych przychodów koszty zarówno rzeczywiście poniesione, jak i pozostałe (tj. oszacowane, nieopłacone lub nawet nienotyfikowane).

1.4 Przepisy podatkowe

Aktem prawnym regulującym podstawowe kwestie podatkowe jest Ordynacja podatkowa. W polskim systemie podatkowym można wyróżnić kilka podatków, do których najczęściej stosowanych zaliczamy m.in.:

  • podatek dochodowy od osób fizycznych (PIT);
  • podatek dochodowy od osób prawnych (CIT);
  • podatek od towarów i usług (VAT);
  • podatek od nieruchomości;
  • podatek akcyzowy;
  • podatek od czynności cywilnoprawnych (PCC); opłaty skarbowe.

Podatek dochodowy od osób prawnych (CIT)

Spółki kapitałowe podlegają opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób prawnych. Podatnicy, jeśli mają siedzibę lub zarząd na terytorium Polski, podlegają obowiązkowi podatkowemu od całości swoich dochodów, bez względu na miejsce ich osiągania. Jeśli podatnicy nie mają na terytorium Polski siedziby lub zarządu, podlegają obowiązkowi podatkowemu tyko od odchodów, które osiągają na terytorium Polski. Powyższe przepisy należy stosować z uwzględnieniem umów o unikaniu podwójnego opodatkowania.

Podstawowa stawka podatku CIT w Polsce wynosi 19%.

Co do zasady, podstawę opodatkowania stanowią wszystkie przychody uzyskane w trakcie roku,
zarówno finansowe i operacyjne (z pewnymi wyjątkami) oraz koszty podlegające odliczeniu.

Podatek dochodowy od osób fizycznych (PIT)

Podatkowi PIT podlegają osoby fizyczne. Zgodnie z zasadą ogólną obowiązuje progresywna skala
podatkowo (18% i 32%).

Podstawa obliczenia podatku w PLN Podatek wynosi w PLN:
do 85.528 18% minus kwota zmniejszająca podatek 556,02
powyżej 85.528 14.839,02 plus 32% nadwyżki ponad 85.528

Jednocześnie osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą mają prawo wyboru pod pewnymi warunkami stosowania stawki liniowej w wysokości 19% lub innych uproszczonych form rozliczania się z fiskusem.

Podatek od towarów i usług (VAT)

Podatkiem VAT co do zasady podlega dostawa towarów i usług oraz import towarów na terytorium Polski. Obecnie w Polsce występują4 stawki podatku VAT. Podstawowa stawka VAT wynosi23%, Którą stosuje się do większości dostaw towarów i usług. Pozostałe stawki w wysokości:

  • 8% stosuje się do wybranych dostaw towarów i usług, np. usług gastronomicznych,hotelowych, budowlanych, remontowych oraz przebudowy obiektów budowlanych lub ich części zaliczonych do budownictwa objętego społecznym programem mieszkaniowym, dostawniektórych produktów spożywczych;
  • 5% stosuje się do dostaw książek, czasopism, specjalistycznych magazynów jak również wybranych produktów spożywczych;
  • 0% stosuje się głównie dla eksportu, wewnątrz wspólnotowej dostawy towarów oraz transportu międzynarodowego.

Podatek od nieruchomości

Podatek od nieruchomości jest nakładany przez lokalne władze podatkowe (wójta, burmistrza, prezydenta miasta), którego stawka jest uwarunkowana od powierzchni budynku, gruntu lub wartości budowli. Zgodnie z obecnie obowiązującymi przepisami maksymalne stawki podatku nie powinny przekroczyć:

  • 0,84 PLN za 1m2 od gruntów związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej;
  • 21,94 PLN za 1 m2 od budynków związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej;
  • 4,45 PLN za 1 m2 od budynków związanych z udzielaniem świadczeń zdrowotnych;
  • 2% od wartości budowli.

Opłaty skarbowe

Opłacie skarbowej podlegają wybrane czynności z zakresu administracji publicznej, takiej jak: wydanie zaświadczeń, zezwoleń, udzielenie pełnomocnictwa oraz innych dokumentów wydanych przez organy administracji rządowej i samorządowej. Stawki opłaty skarbowej wynoszą od 1 zł do 12.750 zł (ostatnie dotyczą instytucji finansowych).

Podatek od czynności cywilnoprawnych

Podatek od czynności cywilnoprawnych jest nakładany na wybrane umowy (jak również zmiany w tych umowach jeśli powodują zwiększenie podstawy kalkulacji PCC) takie jak: umowa sprzedaży, pożyczki, darowizny, ustanowienie hipoteki oraz odpłatnego użytkowania, umowy spółki. Jednakże, transakcja nie podlega opodatkowaniu PCC jeżeli przynajmniej jedna ze stron z tytułu dokonania czynności jest opodatkowana podatkiem VAT (lub zwolniona z VAT). Aczkolwiek, transakcja będzie podlegała PCC
jeśli dotyczy wybranych transakcji podlegających zwolnieniu z VAT (takich jak np. umowa sprzedaży nieruchomości zwolnionych z VAT).

Stawka podatku PCC od poszczególnych transakcji zależy m.in. od rodzaju umowy, np.:

  • podniesienie kapitału podstawowego podlega stawce0,5%;
  • przeniesienie praw do akcji lub udziałów podlega stawce 1%;
  • udzielenie pożyczki podlega stawce 2% (wyjątek pożyczek udzielnych przez udziałowców i innych transakcji przewidzianych w ustawie o PCC).

Akcyza

W świetle obowiązującej ustawy o podatku akcyzowym, opodatkowaniu podatkiem akcyzowym podlegają:

  • wyroby akcyzowe (tj. wyroby energetyczne, energia elektryczna, napoje alkoholowe, wyroby tytoniowe oraz wyroby węglowe);
  • samochody osobowe.

Wyroby akcyzowe podlegają specjalnym regulacjom w Polsce opartym na wytycznych określonych w Dyrektywach Unii Europejskiej.

1.5 Przepisy dotyczące wystawiania faktur

W świetle obowiązujących w Polsce przepisów czynności dokonywane między podatnikami od towarów i usług („VAT”) powinny być potwierdzone fakturami VAT. Co do zasady, podatnicy mają obowiązek wystawienia faktury VAT w ciągu 7 dni od dnia dostawy towarów lub wykonania usług. Jednocześnie na podstawie Rozporządzenia Ministra Finansów z 28 marca 2011 r., na fakturze VAT powinny znaleźć się dane dotyczące m.in.:

  • pełna nazwa, adres oraz numer identyfikacji podatkowej sprzedawcy i kupującego;
  • kolejny numer faktury zaznaczonej jako „Faktura VAT”; data wystawienia faktury;
  • data sprzedaży (jeśli data ta różni się od daty wystawienia faktury) – a w przypadku sprzedaży o charakterze ciągłym ciągłej – podatnik może podać na fakturze miesiąc i rok dokonania sprzedaży, pod warunkiem podania daty wystawienia faktury;
  • nazwa towaru lub usługi;
  • miara i ilość sprzedanych towarów lub zakres wykonanych usług; cena jednostkowa towaru lub usługi bez podatku VAT(cena jednostkowa netto);
  • wartość towarów lub wykonanych usług, których dotyczy sprzedaż, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto);
  • stawki podatku; suma wartości sprzedaży netto towarów lub wykonanych usług z podziałem na poszczególne stawki podatku i zwolnionych od podatku oraz niepodlegających opodatkowaniu;
  • kwota podatku od sumy wartości sprzedaży netto towarów (usług), z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku;
  • kwota należności ogółem wraz z należnym podatkiem.

Kwota podatku VAT powinna być zawsze wyrażona w polskiej walucie (PLN) niezależnie od wartości płatności wyrażonej w obcej walucie.

1.6 Dokumenty elektroniczne

W świetle obowiązujących w Polsce przepisów podatnicy mają możliwość składania zarówno deklaracji podatkowych jak również fakturowania w formie elektronicznej. Dla obu form elektronicznego obiegu dokumentów ustawodawca przewidział dodatkowe wymagania jakie muszą być spełnione.

E-deklaracje

W przypadku e-deklaracji oprócz zainstalowanego i prawidłowo skonfigurowanego oprogramowania (tj. Adobre Reader oraz Plug-in, konieczne jest również posiadanie kwalifikowanego weryfikowanego podpisu elektronicznego (za wyjątkiem, niektórych deklaracji PIT składanych przez osoby fizyczne). Obecnie na krajowym rynku jest pięć podmiotów uprawnionych do wydawania podpisów elektronicznych akceptowanych przez polskie organy podatkowe.

Należy również pamiętać o obowiązku złożenia jednorazowo dla osoby upoważnionej do popisywania e-deklaracji pełnomocnictwa na formularzu UPL-1 do właściwego urzędu w wersji papierowej. Dodatkowo należy zaznaczyć, że osoba składającą e-deklarację musi posiadać numeru identyfikacji podatkowej (NIP) lub PESEL. W praktyce może to oznaczać dotykowe utrudnienia dla nie rezydentów.

E-faktury

Przepisy w zakresie fakturowania elektronicznego zostały w ostatnim czasie mocno uproszczone. Obecnie warunkiem koniecznym do przesyłania, w tym udostępniania w formie elektronicznej faktur, jest:

  • uzyskanie uprzedniej akceptacji tego sposobu przesyłania faktur przez odbiorcę faktury;
  • oraz zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury.

Zgodnie z brzemieniem przepisów warunek drugi jest zachowany, w szczególności w przypadku wykorzystania bezpiecznego podpisy elektronicznego lub elektronicznej wymiany danych (EDI). Należy zaznaczyć, że na podstawie wydanych indywidualnych interpretacji podatkowych ( nie są one wiążące dla wszystkich podatników) przesyłanie faktur w formie PDF może być akceptowalne przez organy podatkowe w zakresie fakturowania elektronicznego.

W praktyce coraz więcej podmiotów podejmuje decyzję o implementacji nowych rozwiązań w zakresie elektronicznego obiegu dokumentów zarówno z instytucjami zewnętrznymi jak i w ramach firmy.

2. Podmioty obowiązane do stosowania przepisów ustawy o rachunkowości

2.1 Podstawa prawna i obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych

Najważniejszym aktem prawnym regulujących rachunkowość w Polsce jest ustawa z29 września 1994 r. o rachunkowości (zwana dalej ustawą).

Ustawa określa podmioty, które zobowiązane są do prowadzenia ksiąg rachunkowych. Należą do nich w szczególności:

  • spółki handlowe,
  • osoby fizyczne, spółki cywilne osób fizycznych, spółki jawne osób fizycznych, spółki partnerskie oraz spółdzielnie socjalne, jeżeli ich przychody netto ze sprzedaży towarów, produktów i operacji finansowych za poprzedni rok obrotowy wyniosły co najmniej równowartość w walucie polskiej 1 200 000 euro,
  • osoby zagraniczne, oddziały i przedstawicielstwa przedsiębiorców zagranicznych, w rozumieniu przepisów o swobodzie działalności gospodarczej.

W przypadku osoby fizycznych, spółek cywilnych osób fizycznych, spółek jawnych osób fizycznych oraz spółek partnerskich istnieje możliwość skorzystania ze zwolnienia z prowadzenia ksiąg rachunkowych. Podmioty te mogą(nie muszą) stosować zasady rachunkowości jeżeli ich przychody netto ze sprzedaży towarów, produktów i operacji finansowych za poprzedni rok obrotowy są niższe niż równowartość w walucie polskiej 1 200 000 euro. Przeliczenia ww. kwoty należy dokonać wg średniego kursu ustalonego przez Narodowy Bank Polski na dzień30 września roku poprzedzającego rok obrotowy. Należy zwrócić uwagę, że osoby te lub wspólnicy przed rozpoczęciem roku obrotowego są obowiązani do zawiadomienia o tym urzędu skarbowego, właściwego w sprawach opodatkowania podatkiem dochodowym.

2.2 Oddział przedsiębiorcy zagranicznego

Regulacje ogólne

Oddział przedsiębiorcy zagranicznego jest jedną z form prawnych prowadzenia działalności przez Przedsiębiorcę zagranicznego. Oddziały przedsiębiorcy zagranicznego podlegają obowiązkowi prowadzenia ksiąg rachunkowych.

Prowadzenie ksiąg rachunkowych

Księgi rachunkowe powinny być prowadzone (omówione szerzej w punkcie 4.1 i 4.2):

  • w języku polskim,
  • walucie polskiej,
  • w swojej siedzibie lub poza siedzibą, tj. przez podmiot uprawniony (biuro rachunkowe).

Na oddział został nałożony także obowiązek sporządzania sprawozdań finansowych, do których stosuje się ogólne zasady ich sporządzania (sekcja: sprawozdawczość) oraz zasady szczególne. Szczególne regulacje dotyczą w szczególności:

  • zatwierdzenia rocznego sprawozdania finansowego oddziału, które uważa się za zatwierdzone, jeżeli zostało zatwierdzone sprawozdanie finansowe przedsiębiorcy zagranicznego, obejmujące dane sprawozdania finansowego tego oddziału,
  • ogłaszania sprawozdań finansowych,
  • składania sprawozdań finansowych w KRS – należy złożyć roczne sprawozdanie finansowe oddziału, a w przypadku oddziału instytucji kredytowej lub finansowej składa także przetłumaczone na język polski przez tłumacza przysięgłego następujące dokumenty:
  • roczne sprawozdanie finansowe instytucji kredytowej lub finansowej;
  • odpis uchwały lub postanowienia organu zatwierdzającego o zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego instytucji kredytowej lub finansowej;
  • odpis uchwały lub postanowienia organu zatwierdzającego instytucji kredytowej lub finansowej o podziale zysku lub pokryciu straty.

Zasady opodatkowania

W zakresie opodatkowania oddziału należy zwrócić uwagę w szczególności na:

  • Podatek dochodowy

Oddział przedsiębiorcy zagranicznego jest podatnikiem podatku dochodowego od osób prawnych.

  • Podatek dochodowy od osób fizycznych

W przypadku gdy oddział pełni funkcję płatnika, czyli jest zobowiązany do naliczenia, pobrania i odprowadzenia do urzędu skarbowego zaliczek na podatek dochodowy od wynagrodzeń swoich pracowników oraz, powinien posługiwać się na danym numerem NIP i wywiązywać z obowiązków płatnika.

  • Podatek od towarów i usług

Oddział przedsiębiorcy zagranicznego jest podatnikiem podatku od towarów i usług.

  • Ubezpieczenia społeczne

Dla celów ubezpieczeń społecznych w przypadku zatrudnienia pracowników oddział będzie podlegało rejestracji, a z tego tytułu konieczne będzie uzyskanie NIP.

2.3 Przedstawicielstwo przedsiębiorcy zagranicznego

Regulacje ogólne

Kolejną z możliwych form prowadzenia działalności przez przedsiębiorcę zagranicznego jest przedstawicielstwo.
Przedstawicielstwa są zobowiązane do prowadzenia ksiąg rachunkowych.

Prowadzenie ksiąg rachunkowych

Księgi rachunkowe powinny być prowadzone (omówione szerzej w punkcie 4.1 i 4.2):

  • w języku polskim,
  • w walucie polskiej,
  • w swojej siedzibie lub poza siedzibą, tj. przez podmiot uprawniony (biuro rachunkowe).

Przedstawicielstwa prowadzą księgi rachunkowe stosują także przepisy Rozporządzeni Ministra Finansów z dnia 15 listopada 2001 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości dla niektórych jednostek nie będących spółkami handlowymi, nie prowadzących działalności gospodarczej (dalej: Rozporządzenie), które upraszcza stosowane zasady rachunkowości, w szczególności w zakresie wyceny aktywów i pasywów, ustalania wyniku finansowego oraz sporządzania sprawozdania finansowego. Poniżej przedstawiono najważniejsze uproszczenia w odniesieniu do zasad rachunkowości:

Przychody przedstawicielstwa

Do przychodów zalicza się m.in. środki pieniężne otrzymane od przedsiębiorcy zagranicznego, z przeznaczeniem na sfinansowanie kosztów działalności przedstawicielstwa (nieodpłatnie otrzymane składniki majątku oraz przychody finansowe).

Koszty przedstawicielstwa

Do kosztów działalności zalicza się m.in. koszty związane z realizacją zadań statutowych przedstawicielstwa, a więc prowadzenie reklamy i promocji oraz koszty administracyjne.

Zasada ostrożności

Przedstawicielstwa mogą nie stosować zasady ostrożności.

Wynik finansowy

Przedstawicielstwa ustalają wynik finansowy jako różnicę między przychodami i kosztami. Różnica ta – po zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego – zwiększa przychody lub koszty w następnym roku obrotowym. Dodatnią różnicę można także zliczyć na zwiększenie funduszu statutowego.

Sprawozdanie finansowe

Przedstawicielstwa mają obowiązek sporządzać roczne sprawozdanie finansowe na dzień kończący rok obrotowy oraz na każdy inny dzień bilansowy, które składa się z:

  • bilansu,
  • rachunku wyników,
  • informacji dodatkowej.

Zasady opodatkowania

W zakresie opodatkowania przedstawicielstwa należy zwrócić uwagę w szczególności na:

Podatek dochodowy

Zgodnie z panującym poglądem przedstawicielstwo, jeżeli prowadzi jedynie działalność w zakresie promocji oraz reklamy nie jest podatnikiem podatku dochodowego w Polsce.

Podatek dochodowy od osób fizycznych

Jeśli przedstawicielstwo pełni funkcję płatnika, czyli jest zobowiązane do naliczenia, pobrania i odprowadzenia do urzędu skarbowego zaliczek na podatek od wynagrodzeń swoich, powinno posługiwać się nadanym numerem NIP i wywiązywać z obowiązków płatnika.

Podatek od towarów i usług

Co do zasady, jeżeli przedstawicielstwo prowadzi działalność wyłącznie w zakresie reprezentacji i promocji, nie podlega rejestracji dla celów podatku VAT w Polsce.

Ubezpieczenia społeczne

Dla celów ubezpieczeń społecznych w przypadku zatrudnienia pracowników przedstawicielstwo będzie podlegało rejestracji, a z tego tytułu konieczne będzie uzyskanie NIP.

3 Możliwość stosowania MSR

Podmioty zagraniczne mają możliwość stosowania Międzynarodowych Standardów Rachunkowości (MSR). Należy jednak zwrócić uwagę, że możliwość zastosowania MSR, jest uzależniona od spełnienia określonych warunków. MSR mogą być stosowane w szczególności przez:

  • emitentów papierów wartościowych dopuszczonych, emitentów zamierzających ubiegać się lub ubiegających się o ich dopuszczenie do obrotu na jednym z rynków regulowanych krajów Europejskiego Obszaru Gospodarczego,
  • podmioty wchodzące w skład grupy kapitałowej, w której jednostka dominująca sporządza skonsolidowane sprawozdanie finansowe zgodnie z MSR,
  • oddziały przedsiębiorcy zagranicznego, jeżeli przedsiębiorca ten sporządza sprawozdanie finansowe zgodnie z MSR.

Decyzję w sprawie sporządzania sprawozdań finansowych zgodnie z MSR podejmuje organ zatwierdzający.

Roczne sprawozdania finansowe sporządzone zgodnie z MSR podlegają badaniu przez biegłego rewidenta.

W przypadku nie stosowania przez podmiot MSR ustawa dopuszcza możliwość ich zastosowania sprawach nieuregulowanych ustawą o rachunkowości i Krajowymi Standardami Rachunkowości.

4 Prowadzenie ksiąg rachunkowych

4.1 Prowadzenie ksiąg w walucie i języku polskim

Księgi rachunkowe prowadzi się w języku polskim. W praktyce oznacza to, że wszystkie opisy transakcji, nazwy kont, raportów tworzone automatycznie przez system (np. bilans, zestawienie obrotów i sald, rachunek zysków i strat) powinny być w języku polskim. Z kolei sam system finansowy wykorzystywany do księgowania dokumentów może być w dowolnym obcym języku.

Jednocześnie księgi rachunkowe powinny być prowadzone w walucie polskiej. Oznacza to, że transakcje dotyczące operacji w walutach obcych powinny być możliwe do odczytania zarówno w walicie polskiej, jak i zagranicznej.

Należy zaznaczyć, że w zakresie rozliczania różnic kursowych oraz wyceny transakcji w walutach obcych, polskie przepisy podatkowe określają szczegółowe rozwiązania. W praktyce oznacza to konieczność prowadzenia ewidencji transakcji walutowych umożliwiających prawidłowe ich rozliczenia dla celów podatkowych, głównie CIT i VAT oraz rachunkowych.

4.2. Miejsce prowadzenia ksiąg

Księgi rachunkowe – co do zasady – są prowadzone przez jednostkę. Jednakże może ona powierzyć prowadzenie ksiąg pomiotowi zewnętrznemu krajowemu lub z innego państwa członkowskiego (m.in. UE i EFTA), posiadającego odpowiednie uprawnienia do świadczenia usług księgowych.

Jednostka nie jest również ograniczona w wyborze miejsca prowadzenia przez siebie ksiąg rachunkowych (np. w siedzibie, biurze, oddziale/zakładzie) położonego zarówno na terenie Polski, jak i za granicą. Jednostka może upoważnić oddział (zakład), który nie jest jednostką organizacyjną sporządzającą samodzielne sprawozdania finansowe, do samodzielnego prowadzenia ksiąg rachunkowych zarówno tylko samego oddziału (zakładu), jak i całej jednostki. Upoważnienie do prowadzenia w oddziale (zakładzie) ksiąg rachunkowych oddziału (zakładu) bądź całej jednostki nie rodzi obowiązku sporządzania przez ten oddział (zakład) sprawozdania finansowego oddziału (zakładu) lub całej jednostki.

W praktyce jednak, z uwagi na szereg dodatkowych wymagań stawianych przez polskie przepisy rachunkowe w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych oraz zmienność przepisów podatkowych, często księgowość małych i średnich firm jest prowadzony przez biura rachunkowe.

4.3 Księgi rachunkowe prowadzone przy wykorzystaniu serwera znajdującego się poza miejscem prowadzenia ksiąg rachunkowych

Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera za równoważne z nimi uważa się odpowiednio zasoby informacyjne rachunkowości, zorganizowane w formie oddzielnych komputerowych zbiorów danych, bazy danych lub wyodrębnionych jej części, bez względu na miejsce ich powstania i przechowywania. Warunkiem utrzymania zasobów informacyjnych systemu rachunkowości w powyższej formie jest posiadanie oprogramowania umożliwiającego uzyskiwanie czytelnych informacji w odniesieniu do zapisów dokonanych w księgach rachunkowych poprzez ich wydrukowanie lub przeniesienie na inny komputerowy nośnik danych. Księgi rachunkowe prowadzone przy wykorzystaniu serwera, który znajduje się poza miejscem prowadzenia ksiąg rachunkowych, uznaje się za prowadzone w sposób prawidłowy, jeżeli spełnione są co najmniej następujące warunki:

  • jednostka sprawuje kontrolę nad księgami rachunkowymi oraz dokonanymi w nich zapisami;
  • jednostka zapewnia identyczność ksiąg rachunkowych z kopią raportów otrzymanych przez łącze teletransmisyjne (przewodowe) oraz bezprzewodowe;
  • księgi rachunkowe są prowadzone rzetelnie, bezbłędnie, sprawdzalnie i bieżąco, zapewnione jest jednoznaczne powiązanie zapisów w księgach rachunkowych z dowodami księgowymi;
  • dane ksiąg rachunkowych są skutecznie chronione przed niedozwolonymi zmianami, nieupoważnionym dostępem, uszkodzeniem lub zniszczeniem;
  • księgi rachunkowe są przez cały czas dostępne w miejscu prowadzenia ksiąg rachunkowych przez jednostkę;
  • jednostka dysponuje wydrukiem ksiąg rachunkowych za okresy zamknięte lub ma zapisaną ich treść na innym trwałym nośniku komputerowym dostępnym i możliwym do odczytu w miejscu prowadzenia ksiąg rachunkowych przez jednostkę, przez czas nie krótszy od wymaganego na przechowanie ksiąg rachunkowych (5 lat).

4.4 Outsourcing księgowości

W przypadku gdy księgi rachunkowe są prowadzone poza siedzibą jednostki lub miejscem sprawowania zarządu, kierownik jednostki jest obowiązany:

  • powiadomić właściwy urząd skarbowy o miejscu prowadzenia ksiąg rachunkowych w terminie 15 dni od dnia ich wydania;
  • Zapewnić dostępność ksiąg rachunkowych wraz z dowodami księgowymi uprawnionym organom zewnętrznej kontroli lub nadzoru w siedzibie jednostki lub w miejscu sprawowania zarządu albo w innym miejscu za zgodą organu kontroli lub nadzoru.

Powyższa sytuacja ma miejsce wówczas, gdy księgi rachunkowe prowadzone są przez jednostkę np. w jej oddziale (zakładzie), biurze (czyli poza jej siedzibą lub miejscem sprawowania zarządu) lub zostały powierzone do prowadzenia przedsiębiorcy prowadzącemu działalność w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych.

Powierzenie prowadzenia ksiąg rachunkowych przedsiębiorcy prowadzącemu działalność w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych nie zwalnia kierownika jednostki z odpowiedzialności za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości.

Z uwagi na szereg rozbieżności między prawem bilansowym, a przepisami podatkowymi oraz liczne obowiązki raportowania do instytucji zewnętrznych takich jak: Narodowy Bank Polski czy też Główny Urząd Statystyczny, kwestię prowadzenia ksiąg rachunkowych jednostki powierzają profesjonalnym podmiotom świadczącym kompleksowe usługi. W praktyce, przygotowanie deklaracji podatkowych, sprawozdań finansowych oraz szereg innych raportów w języku polskim, wiąże się z licznymi czasochłonnymi czynnościami administracyjnymi. Wychodząc naprzeciw oczekiwaniom klientów, biura rachunkowe proponują kompleksowe usługi w zakresie rozliczeń podatkowych, prowadzenia ksiąg
rachunkowych oraz innych usług sprawozdawczych.

Dzięki specjalizacji oraz wykorzystaniu innowacyjnych rozwiązań informatycznych, outsourcing księgowości daje możliwość m.in.:

  • zoptymalizowania kosztów administracyjnych wewnątrz firmy,
  • usprawnienia i kontroli finansów spółki,
  • zminimalizowania ryzyk związanych z rozliczeniami podatkowymi,
  • skoncentrowania się firmy na jej działalności podstawowej.

5 Sprawozdawczość

5.1 Sprawozdania jednostkowe

Dzień bilansowy

Sprawozdanie finansowe sporządza się na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych, przez który rozumie się w szczególności:

  • ostatni dzień roku obrotowego,
  • dzień zakończenia działalności podmiotu,
  • dzień poprzedzający zmianę formy prawnej, przejęcia, połączenia, podziału.

Elementy sprawozdania finansowego

Każde sprawozdanie finansowe składa się z:

  • bilansu,
  • rachunku zysków i strat,
  • informacji dodatkowej.

Dodatkowo w przypadku podmiotów podlegających obowiązkowemu badaniu przez biegłego rewidenta sprawozdanie finansowe powinno obejmować:

  • rachunek przepływów pieniężnych,
  • zestawienie zmian kapitale własnym.

Obowiązek poddania pod badanie

Obowiązkowemu badaniu przez biegłego rewidenta podlegają w szczególności sprawozdania finansowe:

  • spółek akcyjnych,
  • pozostałych podmiotów, które w poprzedzającym roku obrotowym, spełniły co najmniej dwa z następujących warunków:
    • średnioroczne zatrudnienie w przeliczeniu na pełne etaty wyniosło co najmniej 50 osób,
    • suma aktywów bilansu na koniec roku obrotowego stanowiła równowartość w walucie polskiej co najmniej 2 500 000 euro,
    • przychody netto ze sprzedaży towarów i produktów oraz operacji finansowych za rok obrotowy stanowiły równowartość w walucie polskiej co najmniej 5 000 000 euro.

Pozostałe

Sprawozdanie finansowe należy sporządzić w terminie 3 miesięcy od dnia bilansowego.

W przypadku niektórych podmiotów do rocznego sprawozdania finansowego dołącza się sprawozdanie z działalności.

Należy zwrócić uwagę w szczególności na konieczność sporządzenia sprawozdania finansowe oraz sprawozdanie z działalności:

  • w języku polskim,
  • w walucie polskiej.

5.2 Sprawozdania skonsolidowane

Elementy SSF

Obowiązek sporządzania skonsolidowanych sprawozdań finansowych dotyczy jednostek dominujących grup kapitałowych.

Elementami skonsolidowanego sprawozdania finansowego są:

  • skonsolidowany bilans,
  • skonsolidowany rachunek zysków i strat,
  • skonsolidowany rachunek przepływów pieniężnych,
  • zestawienia zmian w skonsolidowanym kapitale własnym,
  • informacja dodatkowa.

Dodatkowo do rocznego skonsolidowanego sprawozdania finansowego należy dołączyć sprawozdanie z działalności grupy kapitałowej.

Możliwość zwolnienia ze sporządzania SSF

Ustawa przewiduje także możliwość zwolnienia podmiotu ze sporządzania skonsolidowanych Sprawozdań finansowych. W szczególności należy zwrócić wagę na poniższy warunek odnoszący Się poziomu zatrudnienia, sumy bilansowej i przychodów, tj. można skorzystać ze zwolnienia jeżeli na Dzień bilansowy roku obrotowego oraz na dzień bilansowy roku poprzedzającego dane jednostki dominującej oraz wszystkich jednostek zależnych każdego szczebla, bez dokonywania wyłączeń konsolidacyjnych, spełniająco najmniej dwa z następujących warunków:

  • łączne średnioroczne zatrudnienie w przeliczeniu na pełne etaty wyniosło nie więcej niż250 osób;
  • łączna suma bilansowa w walucie polskiej nie przekroczyła równowartości 7 500 000 euro;
  • łączne przychody netto ze sprzedaży produktów i towarów oraz operacji finansowych w walucie polskiej nie przekroczyły równowartości 15 000 000 euro.

5.3 Terminy sporządzania sprawozdań finansowych oraz instytucje do których trzeba składać sprawozdania finansowe

Poniżej zaprezentowano najważniejsze terminy, na które trzeba zwrócić uwagę w odniesieniu do Sprawozdań finansowych:

  • sporządzenie sprawozdania finansowego – 3 miesięcy od dnia bilansowego,
  • zatwierdzenie sprawozdania finansowego – 6 miesięcy od dnia bilansowego,
  • zatwierdzenie sprawozdania finansowego oddziału przedsiębiorcy zagranicznego – data zatwierdzenia sprawozdania finansowego jednostki macierzystej,
  • złożenie sprawozdania finansowego w Krajowym Rejestrze Sądowym – 15 dni od daty zatwierdzenia,
  • złożenie sprawozdania finansowego w Urzędzie Skarbowym – 10 dni od daty zatwierdzenia,
  • publikacja sprawozdania finansowego – 15 dni od zatwierdzenia.

5.4 Inne obowiązki sprawozdawcze

Poza obowiązkiem sporządzania sprawozdań finansowych, polskie przepisy nakładają na wybrane podmioty dodatkowe obowiązki sprawozdawcze, a w szczególności sporządzanie sprawozdań statystycznych na rzecz Narodowego Banku Polskiego i Głównego Urzędu Statystycznego.

Raportowanie do Narodowego Banku Polskiego i Głównego Urzędu Statystycznego odbywa się, co do zasady, w formie elektronicznej (za pomocą portali internetowych).

Informacje na temat statystyki do Narodowego Banku Polskiego dostępne są na stronie internetowej http://nbp.pl/home.aspx?f=/statystyka/sprawozdawczosc/bilans_platn/spr_bil_platn.html.

Informacje dotyczące raportowania do Głównego Urzędu Statystycznego dostępne są na stronie internetowej: www.stat.gov.pl.

Źródło: http://www.paiz.gov.pl/prawo/ksiegi_rachunkowe