Sprawozdanie finansowe a sprawozdanie z działalności zarządu
Roczne sprawozdanie finansowe oraz sprawozdanie z działalności zarządu to jedne z najistotniejszych dokumentów, przedstawiające wszystkie informacje dotyczące aktualnej kondycji finansowej przedsiębiorstwa oraz istotnych zdarzeń, które mają wpływ na prowadzenie działalności. Kto jest zobligowany do sporządzania sprawozdania finansowego oraz sprawozdania z działalności zarządu?
Zdarza się, iż sprawozdanie finansowe oraz sprawozdanie z działalności zarządu jest postrzegane jako jeden dokument. Należy jednak pamiętać, aby traktować je osobno. Łączy je fakt, że zarówno jedno jak i drugie podsumowuje działalność przedsiębiorstwa w analizowanym roku obrotowym.
Jakie są różnice pomiędzy nimi?
Najprościej mówiąc, finansowe ukazuje sytuację finansową za pomocą wartości liczbowych, poprzez bilans, rachunek zysków i strat, rachunek przepływów pieniężnych oraz zestawienie zmian w kapitale własnym, natomiast sprawozdanie z działalności zarządu to opisowe przedstawienie kondycji przedsiębiorstwa oraz dotychczasowej działalności.
Obowiązek sporządzania sprawozdania finansowego jest nałożony na jednostki, które prowadzą księgi rachunkowe zgodnie z Ustawą o Rachunkowości, w tym zarówno te, które są zobligowane do ich prowadzenia ze względu na ich status prawny czy też wielkość przychodów jak i te, które samodzielnie zdecydowały się prowadzić pełną księgowość pomimo braku takiej konieczności.
Jeżeli spółka przyjmuje formę prawną spółki partnerskiej lub spółki jawnej, a jej przychody nie przekraczają w danym roku obrotowym wysokości 2 milionów euro, wówczas może ona złożyć elektronicznie oświadczenie o braku zobligowania do składania sprawozdania finansowego w Krajowym Rejestrze Sądowym, w wydziale, do którego jest przypisana. Oświadczenie należy podpisać przez podpis kwalifikowany lub Profil Zaufany. Podpis musi złożyć co najmniej jedna osoba upoważniona do reprezentowania jednostki.
Obowiązek przedstawienia sprawozdania z działalności zarządu jest przewidziany w art. 49. ust. 1 Ustawy o Rachunkowości i dotyczy on:
- spółek kapitałowych, spółek komandytowo-akcyjnych,
- spółek jawnych i komandytowych, których wszystkimi wspólnikami ponoszącymi nieograniczoną odpowiedzialność są spółki kapitałowe,
- spółki komandytowo-akcyjne,
- wzajemnych towarzystw reasekuracji wzajemnej,
- spółdzielni,
- przedsiębiorstw państwowych.
W świetle tej samej ustawy jednostka mikro, która ma obowiązek sporządzania sprawozdania z działalności jednostki, może nie sporządzać sprawozdania, pod warunkiem że w informacji dodatkowej (będącej częścią sprawozdania finansowego) wskaże informacje dotyczące nabycia udziałów (akcji) własnych lub jeżeli przedstawi informacje uzupełniające do bilansu.
Jednostka mała, która ma obowiązek sporządzania sprawozdania z działalności jednostki, również może być zwolniona ze sporządzenia tego sprawozdania, pod warunkiem uwzględnienia w informacji dodatkowej informacji dotyczących nabycia udziałów własnych.
Obowiązek przygotowania i złożenia sprawozdania finansowego nie świadczy więc o jednoczesnym obowiązku złożenia sprawozdania zarządu z działalności jednostki.
Kiedy jednostki zobligowane powinny sporządzić oraz zatwierdzić sprawozdanie finansowe i sprawozdanie z działalności zarządu?
Zarówno sprawozdanie finansowe jak i sprawozdanie z działalności należy sporządzić maksymalnie do 3 miesięcy po zakończeniu roku obrotowego. Następnym krokiem dla dotrzymania obowiązku jest zatwierdzenie sprawozdań przez walne zgromadzenie wspólników, wszyscy wspólnicy, bądź właściciela, w zależności od przyjętej formy prawnej.
Termin na zatwierdzenie sprawozdania finansowego to 6 miesięcy po zakończeniu roku obrotowego.
Kiedy i gdzie składać sprawozdania?
- Termin w ciągu 15 dni od daty zatwierdzenia sprawozdania przysługuje podmiotom wpisanym do Krajowego Rejestru Sądowego oraz podatnikom podatku dochodowego od osób prawnych, którzy nie są wpisani do rejestru KRS,
- Podatnicy podatku dochodowego od osób fizycznych, którzy prowadzą księgi rachunkowe i mają obowiązek sporządzania sprawozdań finansowych powinni złożyć e-sprawozdanie w terminie złożenia zeznania podatkowego za dany rok obrotowy.
Od 2020 roku złożenie sprawozdań jest możliwe jedynie w wersji elektronicznej za pomocą strony internetowej. Jeśli podmiot jest wpisany do KRS, w celu złożenia sprawozdania może posłużyć się systemem teleinformatycznym Ministerstwa Sprawiedliwości. Dla pozostałych przewidziano możliwość złożenia dokumentów do KAS z użyciem bezpłatnej aplikacji Ministerstwa Finansów lub z wykorzystaniem interfejsu webAPI.
Ponadto, w momencie składania e-sprawozdania, należy dołączyć dodatkowe dokumenty, takie jak:
- uchwałę zatwierdzającą sprawozdanie finansowe,
- sprawozdanie z działalności – jeśli jest wymagane, o czym pisaliśmy wyżej,
- uchwałę o podziale zysku lub pokryciu straty,
- opinię biegłego rewidenta – jeżeli sprawozdanie finansowe podlega obowiązkowemu badaniu.
Kto może złożyć e-sprawozdanie finansowe?
E-sprawozdanie finansowe do Szefa KAS zgłasza i wysyła podatnik lub podmiot przez niego upoważniony, natomiast do KRS e-sprawozdanie wysyła kierownik jednostki, pełnomocnik, adwokat, radca prawny lub prawnik zagraniczny, prokurent, syndyk, zarządca w postępowaniu restrukturyzacyjnym albo likwidator.
Przewidziane kary za brak dopełnienia obowiązku złożenia sprawozdania finansowego
Co grozi za niedopełnienie obowiązku złożenia sprawozdania finansowego?
- grzywna nałożona na kierownika jednostki od 10 do 720 stawek dziennych
- kara ograniczenia wolności kierownika jednostki (np. członka zarządu) od miesiąca do 2 lat
- postępowanie przymuszające, czyli wezwanie do złożenia sprawozdania w terminie 7 dni pod groźbą kary grzywny lub rozwiązania spółki bez przeprowadzania postępowania likwidacyjnego
- rozwiązanie spółki i wykreślenie z KRS
- ustanowienie kuratora
Należy mieć na uwadze, że żadne zdarzenia losowe nie są traktowane jako powód, który mógłby stanowić wyjątek odstępstwa od przepisów dotyczących złożenia sprawozdania finansowego.
Autor: Weronika Komorowska, Starszy Asystent ds. Sprawozdawczości w warszawskim biurze rachunkowym MDDP Outsourcing
