Główny księgowy w firmie – lepiej zatrudniać czy outsourcować?

Główny księgowy (GK) odgrywa kluczową rolę w zarządzaniu finansami firmy. Jego obowiązki obejmują szeroki zakres działań, które mają na celu zapewnienie stabilności finansowej, zgodności z przepisami i dostarczenie zarządowi informacji niezbędnych do podejmowania strategicznych decyzji. W poniższym artykule przyjrzymy się szczegółowo, czym zajmuje się główny księgowy, jaki jest zakres jego odpowiedzialności oraz jakie korzyści może przynieść firmie outsourcing tej funkcji.

Jakie obowiązki ma główny księgowy?

1. Prowadzenie ksiąg rachunkowych
   Główny księgowy (GK) odpowiada za prawidłowe prowadzenie ksiąg rachunkowych firmy, w tym za ewidencję przychodów i kosztów, rozliczenia podatkowe (VAT, PIT, CIT) oraz kontrolę nad zobowiązaniami i należnościami. Dba o to, aby wszystkie operacje księgowe były zgodne z obowiązującymi przepisami i standardami rachunkowości.
2. Przygotowywanie sprawozdań finansowych
   Główny księgowy sporządza roczne i kwartalne sprawozdania finansowe, które są niezbędne do oceny kondycji finansowej firmy. Obejmują one bilans, rachunek zysków i strat oraz przepływy pieniężne. Główny księgowy dba o to, aby sprawozdania były zgodne z obowiązującymi przepisami i standardami rachunkowości, takimi jak Międzynarodowe Standardy Sprawozdawczości Finansowej (MSSF) czy Krajowe Standardy Rachunkowości (KSR). Rzetelne i dokładne sprawozdania finansowe są kluczowe dla inwestorów, kredytodawców oraz innych interesariuszy, którzy na ich podstawie podejmują decyzje dotyczące współpracy z firmą.
3. Nadzór nad księgowością i audytami
   Główny księgowy monitoruje i kontroluje wszystkie operacje księgowe, zapewniając ich zgodność z przepisami i standardami rachunkowości. Odpowiada za prawidłowe prowadzenie ksiąg rachunkowych, w tym za ewidencję przychodów i kosztów, rozliczenia podatkowe oraz kontrolę nad zobowiązaniami i należnościami. Główny księgowy dba również o terminowe i prawidłowe rozliczenia z urzędami skarbowymi oraz innymi instytucjami publicznymi. Regularne audyty wewnętrzne i zewnętrzne, przeprowadzane pod nadzorem GK, pozwalają na wczesne wykrywanie i eliminowanie nieprawidłowości w księgowości.
4. Zapewnienie zgodności z przepisami
   Główny księgowy dba o przestrzeganie przepisów podatkowych i finansowych, minimalizując ryzyko związane z ewentualnymi naruszeniami. Jest odpowiedzialny za monitorowanie zmian w przepisach prawa podatkowego i finansowego oraz za dostosowywanie procedur księgowych do nowych wymogów. Główny księgowy współpracuje z doradcami podatkowymi i prawnymi, aby zapewnić zgodność działań firmy z obowiązującymi regulacjami. Dzięki temu firma unika kar i sankcji związanych z naruszeniem przepisów oraz minimalizuje ryzyko finansowe.
5. Zarządzanie działem księgowości
   Pełnienie funkcji kierowniczej wobec zespołu księgowych. Główny księgowy organizuje i koordynuje pracę działu, wyznacza zadania podległym pracownikom, dba o ich szkolenie i rozwój kompetencji, a także weryfikuje poprawność wykonywanych przez nich operacji​. Sprawuje nadzór merytoryczny i organizacyjny nad całym pionem księgowości, dbając o efektywność i zgodność procesów księgowych z polityką firmy.
6. Wsparcie strategiczne zarządu
   Główny księgowy w średnich i dużych firmach nie tylko zarządza księgowością, ale również nierzadko pełni funkcję doradcy zarządu, dostarczając ważne informacje finansowe, analizy i raporty (w tym raporty ad-hoc) wspierające podejmowanie strategicznych decyzji. Właściwe raportowanie finansowe pozwala firmie na skuteczne zarządzanie płynnością finansową, optymalizację kosztów oraz podejmowanie kluczowych decyzji biznesowych.

W praktyce zakres obowiązków głównego księgowego jest bardzo szeroki i wymaga wszechstronnej wiedzy oraz doświadczenia. Współczesny główny księgowy musi biegle znać polskie i międzynarodowe standardy rachunkowości, prawo podatkowe, a także posiadać umiejętności zarządcze. Coraz częściej oczekuje się od niego także znajomości zasad rachunkowości zarządczej i narzędzi IT wspomagających księgowość​. Dzięki temu osoba na tym stanowisku może skutecznie łączyć zadania operacyjne (prowadzenie ksiąg, raportowanie), z rolą partnera biznesowego wspierającego zarząd w podejmowaniu decyzji finansowych.

Może Cię zainteresuje nasz artykuł pt.: „Outsourcing głównego księgowego – bieżąca współpraca„?

Jaki jest zakres odpowiedzialności głównego księgowego?

Rola głównego księgowego to nie tylko prowadzenie ksiąg i sporządzanie sprawozdań, ale także ogromna odpowiedzialność prawna i finansowa. GK odpowiada przed organami skarbowymi, ZUS i innymi instytucjami, a także przed właścicielami firmy i zarządem. W razie nieprawidłowości może ponieść odpowiedzialność karno-skarbową, cywilną i dyscyplinarną. Dzięki skorzystaniu z outsourcingu głównego księgowego można przenieść tę odpowiedzialność na profesjonalnego dostawcę usług, który posiada odpowiednie zabezpieczenia, takie jak ubezpieczenie OC.

Dlaczego warto rozważyć outsourcing głównego księgowego?

Znalezienie kompetentnego głównego księgowego jest trudne i kosztowne, a jego odejście może sparaliżować firmę. Etatowy GK to nie tylko pensja, ale też benefity, szkolenia, sprzęt, oprogramowanie. Choroba, urlop czy nagłe odejście może sparaliżować dział finansowy. Dlatego outsourcing głównego księgowego – nazywany w branży także nadzorem księgowym – to coraz popularniejsze rozwiązanie wśród firm, które chcą zoptymalizować swoje procesy księgowe i skupić się na kluczowych aspektach działalności.

Jakie korzyści można uzyskać poprzez outsourcing głównego księgowego?

1. Oszczędność czasu i kosztów – outsourcing eliminuje koszty związane z zatrudnieniem i szkoleniem pracowników, pozwalając na efektywniejsze zarządzanie zasobami.
2. Dostęp do ekspertów – firmy outsourcingowe zatrudniają specjalistów z różnych dziedzin księgowości, co zapewnia dostęp do najnowszej wiedzy i najlepszych praktyk w branży.
3. Minimalizacja ryzyka i zwiększenie bezpieczeństwa – profesjonalny dostawca usług księgowych ponosi odpowiedzialność za poprawność rozliczeń i posiada ubezpieczenie OC, co chroni firmę przed skutkami błędów.
4. Nowoczesne technologie – outsourcing zapewnia dostęp do zaawansowanych narzędzi księgowych, automatycznych systemów raportowania i integracji z ERP, co zwiększa efektywność operacyjną, obniża koszty i eliminuje błędy.
5. Skoncentrowanie się na działalności podstawowej – odciążenie wewnętrznych struktur firmy od zarządzania księgowością pozwala kierownictwu skupić się na głównym przedmiocie działalności oraz strategicznych celach biznesowych. Czas i zasoby, które w modelu tradycyjnym byłyby angażowane w nadzorowanie pracy głównego księgowego, w modelu outsourcingowym można przeznaczyć na rozwój, ekspansję rynkową czy udoskonalanie procesów operacyjnych​. Zewnętrzny dostawca przejmuje ciężar odpowiedzialności za obszar księgowości – klient otrzymuje gotowego eksperta, który od razu zaczyna działać i zapewnia wymagany nadzór finansowy​.

Dlaczego outsourcing jest lepszy niż zatrudnienie głównego księgowego?

1. Elastyczność i skalowalność – możliwość dostosowania zakresu usług do aktualnych potrzeb firmy bez konieczności kosztownych rekrutacji i umów o pracę.
2. Redukcja ryzyka związanego z rotacją pracowników – firmy często borykają się z problemem odchodzących księgowych – outsourcing eliminuje ryzyko przerw w ciągłości obsługi finansowej, jednocześnie zapewniając pożądaną jakość, w przypadku profesjonalnych dostawców.
3. Brak konieczności inwestowania w szkolenia i aktualizacje wiedzy – outsourcingowy zespół stale monitoruje zmiany w przepisach, najlepsi dostawcy posiadają tzw. centra doskonałości lub dedykowane osoby monitorujące nowości w regulacjach oraz dzielące się wiedzą ze wszystkimi specjalistami, czy dzięki czemu firma nie musi angażować dodatkowych zasobów w szkolenia wewnętrzne.

Mini case study: jak pomogliśmy spółce po nagłej stracie głównego księgowego w okresie raportowym

Jak outsourcing działa w praktyce? Oto przykład błyskawicznego wdrożenia nadzoru księgowego u jednego z naszych klientów.

Spółka wchodząca w skład międzynarodowej grupy kapitałowej, posiadająca kilkanaście spółek zależnych w Polsce, nagle straciła głównego księgowego – na kilka tygodni przed zamknięciem okresu raportowego. Brak osoby koordynującej procesy księgowe w tak krytycznym momencie groził poważnymi konsekwencjami – niedotrzymaniem terminów raportowania, ryzykiem błędów w księgach oraz opóźnieniem badania przez biegłego rewidenta. Zarząd firmy, znajdujący się pod ogromną presją czasu, zwrócił się do nas o natychmiastowe wsparcie – skorzystał z usługi nadzoru księgowego.

Błyskawiczne działanie i przejęcie kontroli nad księgowością

W ciągu niespełna tygodnia zespół ekspertów MDDP Outsourcing przejął obsługę księgową wszystkich spółek grupy. Przeprowadziliśmy szczegółową weryfikację zapisów księgowych, zidentyfikowaliśmy i skorygowaliśmy nieprawidłowości oraz zapewniliśmy pełną zgodność dokumentacji finansowej. Jednocześnie przygotowaliśmy kompleksowe raporty zarządcze oraz wstępne sprawozdania finansowe.

Profesjonalne przygotowanie firmy do badania przez biegłego rewidenta

Dzięki naszej interwencji wszystkie sprawozdania finansowe zostały terminowo zamknięte i przekazane do audytorów. Nasz zespół aktywnie uczestniczył w komunikacji z biegłym rewidentem, dostarczając mu kompletne i rzetelne dane. Pomimo ekstremalnie napiętych terminów, nasz klient z powodzeniem przeszedł audyt, unikając ryzyka sankcji i trudności prawnych.

Efekt? Pełne zadowolenie zarządu i dalsza współpraca

Zarząd firmy klienta był pod wrażeniem naszej skuteczności, tempa działania oraz najwyższej jakości obsługi. Dzięki naszemu doświadczeniu i gotowości do podjęcia natychmiastowych działań, przedsiębiorstwo mogło bezpiecznie zamknąć okres sprawozdawczy i skupić się na dalszym rozwoju. W efekcie firma zdecydowała się na stałą współpracę z MDDP Outsourcing, przekazując nam kompleksową obsługę księgową wszystkich swoich spółek.

Sprawdź także inne case study dotyczące naszej usługi nadzoru księgowego:
👉 Outsourcing głównego księgowego w branży IT
👉 Outsourcing głównego księgowego w branży produkcyjnej

Dlaczego warto wybrać MDDP Outsourcing na dostawcę usługi nadzoru księgowego?

MDDP Outsourcing specjalizuje się w usługach outsourcingu głównego księgowego (nadzorze księgowym), oferując kompleksowe wsparcie w zarządzaniu finansami, zgodności z przepisami oraz optymalizacji procesów księgowych. Współpraca z nami zapewnia szereg korzyści:

✔ dostęp do zespołu ekspertów – doświadczeni księgowi, doradcy podatkowi i specjaliści ds. finansów;
✔ elastyczność – dostosowujemy zakres usług do potrzeb klientów, co pozwala na efektywne zarządzanie kosztami;
✔ nowoczesne technologie – oferujemy zaawansowane narzędzia i systemy wspierające księgowość i raportowanie w czasie rzeczywistym.

Zapraszam do kontaktu i umówienia się na bezpłatną konsultację!

Ekspert: Bożena Wodarska
Telefon: 451 171 859
E-mail: bozena.wodarska@mddp-outsourcing.pl

👈 Zachęcam również do obejrzenia krótkiego materiału wideo, w którym przedstawiam rolę głównego księgowego w firmie, jako wprowadzenie do powyższego artykułu i zaproszenie do rozważenia szeregu korzyści płynących z tego modelu współpracy. 

Outsourcing głównego księgowego | CFO | dla wymagających firm
Finanse, które tworzą wartość – nie tylko ją mierzą

Outsourcing głównego księgowego/CFO to nie tylko sposób na optymalizację kosztów, ale także narzędzie wspierające strategiczny rozwój firmy. Jeśli Państwa przedsiębiorstwo szuka nowoczesnych rozwiązań w zakresie zarządzania finansami, zapraszamy do kontaktu – chętnie pomożemy dobrać model współpracy dopasowany do indywidualnych potrzeb.

👉 Usługi księgowe 👉 Usługi kadrowo-płacowe 👉 Sprawozdania finansowe
> Zadzwoń do nas już dziś! <