Sprawozdanie do Głównego Urzędu Statystycznego (GUS). Poznaj uproszczenie!

Główny Urząd Statystyczny (GUS) jest urzędem centralnym administracji rządowej, który zajmuje się zbieraniem i udostępnianiem informacji statystycznych. Obowiązkiem składania sprawozdań do Głównego Urzędu Statystycznego objęte są wszystkie podmioty gospodarki narodowej, czyli osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą.

Kto musi złożyć sprawozdanie do GUS?

Każdy podmiot, który otrzyma informację z GUS o obowiązku złożenia sprawozdania, musi złożyć takie sprawozdanie w wyznaczonym terminie. Wynika to z przepisów określonych ustawą z dnia 29 czerwca 1995 o statystyce publicznej. Artykuł 30. tej ustawy w ustępie 1, w punkcie 3. określa, że podmioty gospodarki narodowej zobowiązane są do „przekazania nieodpłatnie danych dotyczących prowadzonej działalności i jej wyników zgodnie z programem badań statystycznych statystyki publicznej oraz w formacie udostępnionym zgodnie z art. 18. a ust. 3.”

Rozdział 8. ustawy o statystyce publicznej określa kary, jakim podlega podmiot, który nie składa wymaganych sprawozdań, nie dotrzymuje określonych przez GUS terminów oraz przekazuje dane niezgodne ze stanem faktycznym. Grozi za to grzywna, a w przypadku przekazywania danych niezgodnych ze stanem faktycznym, również kara ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2.  Wykaz badań ankietowych, prowadzonych w roku 2023 znajduje się na stronie GUS pod adresem:

http://form.stat.gov.pl/formularze/2023/index.htm

Formularze dostępne są online na stronie internetowej oraz do pobrania w formacie PDF.

Terminy złożenia sprawozdań do GUS

Poniżej prezentujemy listę przykładowych raportów wraz z częstotliwością ich składania oraz terminem złożenia raportu w 2023 roku:

Poszczególne formularze są bardzo zróżnicowane pod względem złożoności, jak i specyfiki danych, które należy zaraportować.

Przykładowo formularz DG-1, który należy składać miesięcznie, zawiera 9 stron wraz z objaśnieniami i wymaga między innymi takich danych finansowych jak:

• „Przychody netto ze sprzedaży produktów (wyrobów i usług własnej produkcji) w tys. zł”., z wyszczególnieniem na pozycje:
  • „z działalności budowlano-montażowej wykonanej na terenie kraju siłami własnymi, tj. bez podwykonawców”
  • „roboty budowlane o charakterze inwestycyjnym”.
• Pytania dotyczące spraw kadrowych, np.
  • „Pracujący w osobach, dla których jednostka sprawozdawcza jest głównym miejscem pracy, stan w ostatnim dniu miesiąca”,
  • „Przeciętna liczba zatrudnionych”,
  • „Czas faktycznie przepracowany w tys. godzin za okres od początku roku (wypełnić za miesiąc: III, VI, IX, XII)”.

Mimo to formularz DG-1 jest jednym z mniej rozbudowanych formularzy. Dla porównania formularz SP składany raz do roku zawiera, wraz z objaśnieniami, 63 strony i składa się z bardzo szczegółowych informacji odnośnie bilansu, rachunku zysków i strat, środków trwałych oraz nakładów i kierunków inwestowania. W dalszej części formularza pojawiają się pytania dotyczące jednostek lokalnych (w kraju i poza granicami), działalności handlowej (pytania o źródła zakupu towarów), udziałów zagranicznych, kapitałów oraz funkcji biznesowych.

Czasochłonność przygotowania sprawozdań dla GUS

Formularze dla GUS składane są zgodnie z terminami, które często pokrywają się z terminami innych zadań księgowych w spółkach, a ich zakres jest często zgoła odmienny od specyfiki codziennych zadań wykonywanych przez pracowników. Zdarza się więc, że wypełnianie wymaganych formularzy przez pracowników działu księgowości lub/i działu kadr i płac może być bardzo czasochłonne i nieefektywne, jak również wymagać od pracowników robienia dużej ilości nadgodzin, co doprowadza do niepożądanych sytuacji nadmiernego obciążania pracą. Pracownicy wykonujący te raporty dodatkowo poza swoimi rutynowymi działaniami mogą narazić firmę na błędy, których korygowanie wymaga poświęcenia jeszcze większej ilości nakładów. Często zdarza się, że firmy, których pracownicy nie dokładają należytej staranności z powodu braku wiedzy i doświadczenia w raportowaniu, zobligowane są później do pisania szczegółowych wyjaśnień w odpowiedzi na liczne pytania doprecyzowujące ankieterów.

Co zrobić, gdy raportowanie do GUS jest zbyt uciążliwe?

Ze względu na wysoką częstotliwość, dużą ilość, różnorodność oraz złożoność formularzy, warto rozważyć zlecenie ich przygotowania jednostce zewnętrznej, to znaczy firmie outsourcingowej, która będzie odpowiadała za rzetelne i terminowe wypełnianie wszelkiego rodzaju obowiązkowych formularzy.

W MDDP Outsourcing istnieje zespół specjalistów w dziale sprawozdawczości finansowej, który na co dzień zajmuje się przygotowywaniem, zgodnie z potrzebami klientów, różnorodnych raportów, zarówno wewnętrznych, jak i ich zewnętrznych, a także rocznych sprawozdań finansowych. Zespół ten przygotowuje  również raporty GUS dla szeregu spółek o różnym profilu działalności i wielkości. Decydując się na współpracę z MDDP Outsourcing, można mieć pewność, że wszystkie wymagane formularze GUS zawsze będą składane w terminie oraz że będą wypełniane rzetelnie i prawidłowo. Ponadto zespół ekspertów MDDP Outsourcing zajmuje się także wszelką korespondencją z GUS, w tym odpowiedziami na dodatkowe często pojawiające się pytania ankieterów. Co ważne, w MDDP Outsourcing istnieje możliwość połączenia outsourcingu usług księgowych, kadrowych oraz sprawozdawczości GUS, co oznacza, że kierownictwo jednostki nie musi w żadnym aspekcie przejmować się obowiązkami statystycznymi i może w pełni skupić na bieżącej działalności i rozwijaniu firmy.

Autor: Paweł Kaznocha, Młodszy Specjalista ds. sprawozdawczości w  katowickim biurze outsourcingowym MDDP Outsourcing