Sprawozdanie finansowe za 2023. Terminy przygotowywania, zatwierdzania i składania.

Sprawozdanie finansowe podmiotu podlegającemu przepisom Ustawy o rachunkowości („ustawa”, „UoR”) składa się z bilansu, rachunku zysków i strat oraz informacji dodatkowej obejmującej wprowadzenie do sprawozdania finansowego, jak również dodatkowe informacje i objaśnienia. W przypadku sprawozdania podlegającego badaniu przez biegłego rewidenta sporządza się dodatkowo zestawienie zmian w kapitale (funduszu) własnym oraz rachunek przepływów pieniężnych. Dowiedz się, jakie są terminy złożenia sprawozdania i kto odpowiada za jego złożenie?

Składając sprawozdanie finansowe za rok obrotowy, należy złożyć również dodatkowe dokumenty w KRS, tj.:

• sprawozdanie z działalności zarządu,
• odpis uchwały bądź postanowienia organu zatwierdzającego o zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego i podziale zysku lub pokryciu straty,
• sprawozdanie z badania przez biegłego rewidenta, jeśli podlegało ono badaniu.

Co istotne, z obowiązku sporządzenia sprawozdania z działalności zarządu są zwolnione jednostki mikro oraz małe pod warunkiem przedstawienia informacji dotyczącej nabycia udziałów (akcji) własnych w informacji dodatkowej. Mówi o tym art. 49 ust. 4. i 5. Ustawy o rachunkowości:

•  Jednostka mikro, o której mowa w art. 3 ust. 1 a pkt 1 i ust. 1 b, która ma obowiązek sporządzania sprawozdania z działalności jednostki zgodnie z ust. 1, może nie sporządzać tego sprawozdania, pod warunkiem że w informacji dodatkowej, a w przypadku, o którym mowa w art. 48 ust. 3, jako informacje uzupełniające do bilansu, przedstawi informacje dotyczące nabycia udziałów (akcji) własnych, określone w załączniku nr 4 do ustawy.
• Jednostka mała, która ma obowiązek sporządzania sprawozdania z działalności zgodnie z ust. 1, może nie sporządzać tego sprawozdania, pod warunkiem że w informacji dodatkowej przedstawi informacje dotyczące nabycia udziałów własnych, o których mowa w ust. 2 pkt 5.

Forma składania dokumentów finansowych

Poszczególne dokumenty powinny zostać sporządzone i podpisane w określonej formie. Należy zwrócić na to szczególną uwagę, ponieważ nieprawidłowy format dokumentu uniemożliwi jego zatwierdzenie i złożenie. Przykładowo — zdarza się, że w sprawozdanie z działalności zarządu zostaje sporządzone w formie papierowej, co powoduje odmowę zatwierdzenia tego sprawozdania przez biegłego rewidenta.

Aby uniknąć tego rodzaju błędów, należy złożyć:

• w formacie XML — sprawozdanie finansowe — w strukturze określonej dla każdego typu jednostki,
• w formie pliku pdf podpisanego elektronicznie, tj. z użyciem podpisu kwalifikowanego (e-podpisu), podpisu zaufanego (profilu zaufanego ePUAP) albo podpisu osobistego:

• • sprawozdanie z działalności zarządu,
  • sprawozdanie z badania przez biegłego rewidenta (jeśli podlegało ono badaniu),
  • odpis uchwały bądź postanowienia organu zatwierdzającego o zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego i podziale zysku lub pokryciu straty,

• w formie pliku pdf podpisanego elektronicznie lub papierowej (skan podpisanego własnoręcznie dokumentu) – oświadczenia członków organu zatwierdzającego, którzy nie złożyli podpisów pod sprawozdaniem, że sprawozdanie finansowe spełnia wymagania przewidziane w ustawie — jeżeli jednostką kieruje organ wieloosobowy, a sprawozdanie finansowe nie zostało podpisane przez wszystkie osoby wchodzące w skład tego organu.

W formacie pliku pdf podpisanego elektronicznie składane jest również sprawozdanie finansowe w przypadku sporządzania go zgodnie z MSSF, a nie UoR.

Terminy złożenia sprawozdania finansowego

Spółki, które zakończą rok obrotowy w dn. 31.12.2023 r. będą zobowiązane do sporządzenia, zatwierdzenia i złożenia sprawozdania finansowego w 2024 r. zgodnie z terminami przewidzianymi w ustawie. Należy pamiętać, że nie obowiązują już przedłużenia terminów, które były wprowadzone w związku z pandemią COVID-19. Oznacza to, że terminy będą następujące:

Kto odpowiada za sporządzenie i podpisanie sprawozdania finansowego?

Za sporządzenie sprawozdania finansowego odpowiada kierownik jednostki (zarząd). Następnie sprawozdanie jest podpisywane przez osobę odpowiedzialną za prowadzenie ksiąg rachunkowych oraz członków zarządu. Warto zwrócić uwagę na dodany do ustawy o rachunkowości zapis (art. 52 Ust. 2b.) stanowiący, że sprawozdanie nie musi być podpisywane przez wszystkich członków zarządu. Może to być co najmniej jeden członek, jednak w takiej sytuacji pozostali członkowie są zobowiązani do złożenia oświadczeń, że sprawozdanie spełnia wymagania przewidziane w ustawie.

„Art. 52 Ust. 2b. Jeżeli jednostką kieruje organ wieloosobowy, sprawozdanie finansowe może podpisać co najmniej jedna osoba wchodząca w skład tego organu po złożeniu przez pozostałe osoby wchodzące w skład tego organu oświadczeń, że sprawozdanie

finansowe spełnia wymagania przewidziane w ustawie, lub odmów złożenia takich oświadczeń. Odmowa złożenia oświadczenia jest równoznaczna z odmową podpisu sprawozdania finansowego i wymaga sporządzenia pisemnego uzasadnienia.

Oświadczenie, że sprawozdanie finansowe spełnia wymagania przewidziane w ustawie, oraz odmowa złożenia takiego oświadczenia są dołączane do sprawozdania finansowego”.

Niesporządzenie sprawozdania finansowego, sporządzenie go niezgodnie z przepisami ustawy lub zawarcie w tym sprawozdaniu nierzetelnych danych podlega grzywnie, lub karze pozbawienia wolności do lat 2 albo obu tym karom łącznie.

Na koniec warto podkreślić wagę zachowania prawidłowej struktury składanego sprawozdania. Należy dołożyć starań, aby plik XML nie zawierał błędów technicznych oraz zawierał odpowiedni numer KRS. W przeciwnym razie sprawozdanie nie będzie mogło zostać złożone – zostanie zablokowane przez system informatyczny KRS.

Autor: Anna Szymańska, Specjalista ds. sprawozdawczości w MDDP Outsourcing

Źródła: 

Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości.

Ustawa z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych