Wynagrodzenie za grudzień 2025 r. wypłacone w styczniu 2026 r. Ujęcie podatkowe i składkowe

Wynagrodzenie za grudzień wypłacone w styczniu kolejnego roku to jedna z najczęściej analizowanych kwestii kadrowo-płacowych na przełomie roku. Pracodawcy zastanawiają się, jak prawidłowo rozliczyć PIT i ZUS, a pracownicy – w którym roku podatkowym wykazać dochód. Kluczowe znaczenie mają tu przepisy Kodeksu pracy, regulacje podatkowe oraz zasady ustalania podstawy wymiaru składek ZUS. Poniżej przedstawiono kompleksowe i aktualne omówienie zasad dotyczących wynagrodzenia za grudzień 2025 r. wypłaconego w styczniu 2026 r., wraz z praktycznymi wskazówkami.

SPIS TREŚCI 

1. Wynagrodzenie za grudzień wypłacone w styczniu – ujęcie w świetle prawa pracy
2. Moment powstania przychodu pracownika
3. Ustalanie zaliczki na PIT od wynagrodzenia za grudzień wypłaconego w styczniu
4. Oskładkowanie wynagrodzenia wypłaconego w styczniu 2026 r.
5. Terminy opłacania składek ZUS
6. Podsumowanie
7. FAQ

Wynagrodzenie za grudzień wypłacone w styczniu – ujęcie w świetle prawa pracy

Zgodnie z Kodeksem pracy wynagrodzenie za pracę:

• wypłaca się co najmniej raz w miesiącu,
• w stałym i z góry ustalonym terminie,
• wypłacane jest z dołu – niezwłocznie po ustaleniu jego wysokości, jednak nie później niż do 10. dnia następnego miesiąca.

Oznacza to, że wynagrodzenie za grudzień 2025 r. może zostać wypłacone w styczniu 2026 r., o ile termin wypłaty nie zostanie ustalony później niż 10 stycznia 2026 r. Jest to rozwiązanie powszechnie stosowane w praktyce i w pełni akceptowane przez organy kontrolne, w tym Państwową Inspekcję Pracy.

Warto podkreślić również, że do obliczania wynagrodzenia za grudzień 2025 r., stosuje się minimalne wynagrodzenie obowiązujące w grudniu 2025 r. – nawet jeśli pensja wypłacana jest w styczniu 2026 r. – ponieważ decydujący jest okres, za który przysługuje wynagrodzenie, a nie data jego wypłaty.

Moment powstania przychodu pracownika

Ustawa o PIT wskazuje, że przychodem są pieniądze i wartości pieniężne otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika w danym roku podatkowym.

Oznacza to, że:

• moment wypłaty – a nie okres, którego wynagrodzenie dotyczy – decyduje o powstaniu przychodu,
• data naliczenia wynagrodzenia nie ma znaczenia.

W konsekwencji, jeśli wynagrodzenie za grudzień 2025 r. zostanie wypłacone lub postawione do dyspozycji pracownika w styczniu 2026 r., przychód powstaje w styczniu 2026 r. i jest ujmowany w rozliczeniu podatkowym za 2026 r.

Ustalanie zaliczki na PIT od wynagrodzenia za grudzień wypłaconego w styczniu

Skoro przychód powstaje w styczniu 2026 r., to przy obliczaniu zaliczki na PIT pracodawca stosuje przepisy obowiązujące w styczniu 2026 r., w tym:

• Koszty uzyskania przychodów:
  • 250 zł miesięcznie – standardowe,
  • 300 zł miesięcznie – dla pracowników mieszkających poza miejscowością zakładu pracy, bez dodatku za rozłąkę,
• Skalę podatkową:
  • 12% – dla dochodów do 120 000 zł,
  • 32% – od nadwyżki ponad ten próg,
• Kwotę zmniejszającą podatek – zgodną z przepisami obowiązującymi w 2026 r.

Te same zasady będą miały zastosowanie również do wszystkich kolejnych wypłat wynagrodzenia w 2026 r.

Oskładkowanie wynagrodzenia wypłaconego w styczniu 2026 r.

Podstawą wymiaru składek ZUS jest przychód pracownika ze stosunku pracy. Wyjątki od tej zasady nie obejmują wynagrodzeń za pracę, dlatego:

• Wynagrodzenie za grudzień 2025 r. wypłacone w styczniu 2026 r. stanowi przychód styczniowy,
• Składki ZUS nalicza się według stawek obowiązujących w styczniu 2026 r.

Nie ma znaczenia, że wynagrodzenie dotyczy pracy wykonanej w poprzednim roku – dla ZUS liczy się wyłącznie moment wypłaty.

Terminy opłacania składek ZUS

Terminy opłacania składek określa ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych. Płatnik opłaca składki za dany miesiąc nie później niż:

• do 5. dnia następnego miesiąca – jednostki budżetowe i samorządowe zakłady budżetowe,
• do 15. dnia następnego miesiąca – płatnicy posiadający osobowość prawną,
• do 20. dnia następnego miesiąca – pozostali płatnicy.

Oznacza to, że składki od wynagrodzenia za grudzień 2025 r. wypłaconego w styczniu 2026 r. należy opłacić w terminach właściwych dla składek za styczeń 2026 r.

Podsumowanie

Wynagrodzenie za grudzień 2025 r. wypłacone w styczniu 2026 r. to klasyczny przykład rozliczeń na przełomie roku, w których kluczowe znaczenie ma moment wypłaty, a nie okres, którego dotyczy praca. Choć z perspektywy prawa pracy mamy do czynienia z wynagrodzeniem grudniowym, to dla celów podatkowych i składkowych staje się ono już przychodem styczniowym, rozliczanym według zasad obowiązujących w 2026 r. Dotyczy to zarówno zaliczki na PIT, jak i składek ZUS oraz terminów ich opłacania.

Jednocześnie nie można zapominać, że wysokość wynagrodzenia – w tym spełnienie wymogu minimalnego wynagrodzenia – odnosi się do realiów obowiązujących w grudniu 2025 r., ponieważ to wtedy praca została wykonana. Prawidłowe rozróżnienie tych dwóch perspektyw pozwala uniknąć błędów w listach płac, deklaracjach podatkowych i dokumentach ZUS, a także zapewnia zgodność z obowiązującymi przepisami.

FAQ

1. Czy wynagrodzenie za grudzień wypłacone w styczniu wlicza się do PIT za 2025 czy 2026 r.?

Do 2026 roku, ponieważ decyduje moment wypłaty.

2. Czy można wypłacić wynagrodzenie za grudzień 2025 r. po 10. stycznia 2026 r.?

Nie, jeśli jest to standardowe wynagrodzenie miesięczne – byłoby to naruszenie Kodeksu pracy.

3. Jakie koszty uzyskania przychodu należy zastosować?

Koszty obowiązujące w miesiącu wypłaty, czyli w styczniu 2026 r.

4. Czy składki ZUS liczy się według stawek z 2025 czy 2026 r.?

Według stawek z 2026 r., ponieważ wynagrodzenie stanowi przychód styczniowy.

5. Czy zmiana minimalnego wynagrodzenia od stycznia wpływa na grudniową pensję?

Nie, obowiązuje minimalne wynagrodzenie z miesiąca, za który przysługuje wynagrodzenie, czyli z grudnia.

Autor:

Ewa Branicka-Kublik, Junior Manager w MDDP Outsourcing Polska – biuro Warszawa

Poszukują Państwo polecanego i profesjonalnego partnera, który wspiera firmy w zakresie księgowości, kadr i płac? Zapraszamy do kontaktu – wspólnie znajdziemy rozwiązania najlepiej dopasowane do Państwa potrzeb.