Zamknięcie roku 2023. Złożenie sprawozdania finansowego

Złożenie sprawozdania finansowego jest jednym z obowiązków, który ciąży na kierowniku jednostki, która prowadzi księgi rachunkowe, niezależnie od tego, czy dany podmiot figuruje w Krajowym Rejestrze Sądowym, czy też nie. Od powyższego zależny jest tylko sposób, czas i miejsce, w którym dane sprawozdanie finansowe powinno zostać złożone. Poniżej podsumowanie najważniejszych kwestii w tym temacie.

Przypomnijmy, że spółki zarejestrowane w KRS mają obowiązek w ciągu 3 miesięcy od dnia bilansowego  sporządzić sprawozdanie finansowe w postaci elektronicznej w formacie xml. Wiąże się to również z koniecznością podpisania przygotowanego sprawozdania finansowego tym samym terminie, w sposób elektroniczny za pomocą ePuap, kwalifikowanego podpisu elektronicznego bądź podpisu osobistego przez kierownika jednostki oraz osobę, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych.

Następnie w terminie 6 miesięcy od dnia bilansowego sprawozdanie finansowe musi zostać zatwierdzone przez odpowiednie organy w jednostce. Po zatwierdzeniu kierownik jednostki ma 15 dni na złożenie podpisanego i zatwierdzonego sprawozdania finansowego.

Tak jak wspomniano wyżej, miejsce i termin złożenia SF jest uzależniony od rodzaju podmiotu, który został zobowiązany, by dopełnić tego obowiązku:

1. Jednostki wpisane do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego (KRS), które nie sporządzają sprawozdań finansowych zgodnie z Międzynarodowymi Standardami Rachunkowości (MSR), składają swoje sprawozdanie finansowe do KRS za pośrednictwem systemu teleinformatycznego Ministra Sprawiedliwości (https://ekrs.ms.gov.pl/), w terminie 15 dni od dnia zatwierdzenia rocznego sprawozdania finansowego.
2. Podatnicy podatku dochodowego od osób fizycznych, którzy prowadzą księgi rachunkowe i mają obowiązek sporządzania sprawozdań finansowych, składają je do Szefa KAS za pomocą bezpłatnej aplikacji na stronie https://www.podatki.gov.pl/e-sprawozdania-finansowe/aplikacja/ w terminie złożenia zeznania podatkowego za dany rok.
3. Podatnicy podatku dochodowego od osób prawnych, niewpisani do rejestru przedsiębiorców KRS, którzy mają obowiązek sporządzać sprawozdanie finansowe, składają je do Szefa KAS za pomocą bezpłatnej aplikacji na stronie https://www.podatki.gov.pl/e-sprawozdania-finansowe/aplikacja/ w terminie 15 dni od daty zatwierdzenia rocznego sprawozdania finansowego.
4. Spółki cywilne nie mają obowiązku przekazania sprawozdania finansowego ani do Szefa KAS, ani do urzędu skarbowego, ani do KRS.

Uzupełniając punkt pierwszy powyższego wyliczenia, trzeba dodać, że na podstawie art.45 ust.1h UoR sprawozdania finansowe jednostek niebędących emitentami papierów wartościowych dopuszczonych do obrotu na rynku regulowanym, sporządzane zgodnie z MSR, sporządza się w formacie, o którym mowa w rozporządzeniu Komisji (UE) 2019/815 lub innym formacie „przeszukiwalnym”. Sporządza się je więc w strukturze logicznej oraz formacie, jeżeli zostaną udostępnione w Biuletynie Informacji Publicznej, na stronie podmiotowej urzędu obsługującego ministra właściwego do spraw finansów publicznych. Wobec tego, że Ministerstwo Finansów nie opublikowała struktury logicznej sprawozdań sporządzanych według MSR, jednostki zobowiązane są do sporządzania sprawozdań finansowych w postaci elektronicznej według przez siebie wybranych formatów i struktury logicznej lub w formie nieustrukturyzowanej.

Dodatkowo spółki jawne oraz partnerskie, czyli spółki również figurujące w Krajowym Rejestrze Sądowym, które nie prowadzą ksiąg rachunkowych, ze względu na brak przekroczenia limitu przychodów w wysokości 2 mln euro nie mają obowiązku sporządzenia SF i wówczas składają w KRS w ciągu 6 miesięcy od dnia kończącego rok obrotowy tylko oświadczenie o braku  obowiązku sporządzenia i złożenia rocznego sprawozdania finansowego. Podpisane elektronicznie oświadczenie składa się w Repozytorium Dokumentów Finansowych poprzez stronę https://ekrs.ms.gov.pl/rdf/rd/. Można to również zrobić przez portal S24 (https://ekrs.ms.gov.pl/s24/), jednak wówczas trzeba uregulować opłatę za wpis do działu 3 rejestru przedsiębiorców.

Kto może złożyć sprawozdanie finansowe?

Sprawozdanie finansowe może zostać złożone przez:

• podatnika lub podmiot przez niego upoważniony, jeśli właściwym odbiorcą jest Szef Krajowej Administracji Skarbowej,
• kierownika jednostki, zawodowego pełnomocnika bądź prokurenta, syndyka, likwidatora lub zarządcę w postępowaniu restrukturyzacyjnym w przypadku, gdy SF musi zostać złożone w Krajowym Rejestrze Sądowym.

Za niezłożenie sprawozdania w terminie grożą poniższe sankcje:

• kara ograniczenia wolności – od miesiąca do 24 miesięcy,
• grzywna w wysokości od 10 do 720 stawek dziennych,
• postępowanie przymuszające,
• rozwiązanie spółki bez postępowania likwidacyjnego i wykreślenie z Krajowego Rejestru Sądowego,
• ustanowienie kuratora przez sąd.

Gdy KRS stwierdzi niedopełnienie obowiązku złożenia sprawozdania finansowego, wzywa jednostkę pod rygorem zastosowania grzywny do jego złożenia w ciągu 7 dni od otrzymania powiadomienia. Nie zastosowanie się do wezwania może grozić orzeczeniem o rozwiązaniu spółki bądź ustanowieniem kuratora, który będzie prowadził sprawy spółki. Informacja dotycząca zaniedbania obowiązku przekazania sprawozdania finansowego do KRS z sądu rejestrowego może również trafić do organów ścigania.

Autor: Ewelina Kukulska, Junior Manager w Katowickim biurze outsourcingowym MDDP Outsourcing