Blog

Zmiana biura rachunkowego w trakcie roku podatkowego

13.07.2020
Zmiana biura księgowego dla firmy w trakcie roku

Zmiana dostawcy usług księgowych może okazać się dużym wyzwaniem. Szczególnie, gdy potrzeba takiej zmiany zachodzi w trakcie trwającego roku podatkowego i wymaga szybkiego działania ze strony nowego biura rachunkowego. Wśród licznych wdrożeń, nasi eksperci z Warszawy i Katowic podejmują się również i tak złożonych operacji. 

Opisane poniżej wdrożenie dotyczy Grupy z branży biotechnologicznej, w skład której wchodzi kilkanaście spółek, co wymagało od naszego zespołu szczególnie uważnego zaplanowania i zrealizowania prac na potrzeby klienta. 

System finansowo-księgowy – migracja danych 

Przeniesienie danych księgowych od dotychczasowego dostawcy usług księgowych jest kluczowym elementem zmiany biura rachunkowego w trakcie roku podatkowego. Niezależnie od wykorzystywanego do tej pory systemu należy zadbać, by rozliczenia podatkowe spółek zostały wykonane w narzuconych przez ustawy terminach, zarówno tych dotyczących podatku CIT, VAT jak i sprawozdań finansowych.  

W przypadku realizacji dla wspomnianej Grupy, migracja 20 tys. linii zapisów z Excela (czyli kilku tysięcy dokumentów księgowych) wymagała bardzo dokładnego rozplanowania całego procesu, by zapewnić terminowość wspomnianych rozliczeń.  

Elektroniczny obieg dokumentów i płatności 

Równie istotna jak migracja danych między systemami, jest konfiguracja kluczowych procesów księgowych, w tym obiegu dokumentów czy też realizowanych płatności. Dzięki integracji systemu finansowo-księgowego z elektronicznym obiegiem dokumentów możliwa jest zmiana metody akceptacji faktur na nowoczesną, w pełni cyfrową. Wprowadzenie EOD pozwala zastąpić faktury w postaci papierowej ich cyfrową wersją niemal w 100%. W ten sposób klient może akceptować i sprawdzać status dokumentów z każdego miejsca na świecie, o dowolnej porze. 

Podobnie jak w przypadku migracji danych, czynności związane z wdrożeniem cyfrowego obiegu faktur nie zakłócają bieżących operacji księgowych, dzięki czemu mogą nastąpić w dowolnym okresie roku podatkowego, jeśli tylko zajdzie taka potrzeba. 

Przejście na EOD to nie tylko oszczędność papieru i większa sprawność w procesie akceptacji dokumentów, ale również ogromne ułatwienie w procesach wszelkich kontroli podatkowych czy czynności sprawdzających. Dzięki posiadaniu faktur w postaci elektronicznej, możemy w ramach współpracy wyręczyć klienta w podejmowaniu kontroli skarbowych, ograniczając jego udział w tym procesie do minimum. Tym sposobem klient skupia się na prowadzeniu swojej działalności operacyjnej, a my zajmujemy się całą resztą. 

Rozliczanie dotacji unijnych i projektów B+R 

Jak wiele firm, również opisywana tu Grupa wykorzystywała dotacje z budżetu państwa, a także z budżetu Unii Europejskiej. Obsługa zespołu MDDP Outsourcing obejmuje zarówno proces uzyskiwania dofinansowania jak i refundacji poprzez dostarczanie odpowiednich dokumentów oraz danych potrzebnych do rozliczenia projektów. W prowadzeniu dla tego klienta odpowiedniej ewidencji na potrzeby dotacji oraz ich właściwym rozliczeniu, pomogło nam stworzenie specjalnego kodu dokumentów. Dzięki temu mogliśmy zweryfikować w dowolnym momencie poziom kosztów poniesionych w ramach poszczególnych projektów, czy też kwotę dostępnych środków.  

Z uwagi na to, iż Grupa prowadziła dodatkowo szereg projektów badawczo-rozwojowych, niezbędnym było odpowiednie ujęcie kosztów na specjalnie do tego celu wyodrębnionych kontach, aby w przyszłości możliwe było przyjęcie danego projektu jako wartości niematerialnej i prawnej w odpowiedniej kwocie. Aby spełnić oczekiwania klienta w tym zakresie, dokonaliśmy odpowiedniej modyfikacji planu kont do tego zagadnienia.   

Współpraca w trakcie zmiany biura rachunkowego 

Od momentu rozpoczęcia naszej współpracy, wdrożyliśmy serie cyklicznych spotkań i telekonferencji z zespołem klienta, aby móc zapewnić właściwy przepływ informacji, jak również staliśmy się realnym wsparciem dla jego pracowników w zakresie zapewnienia płynności w realizowaniu poszczególnych obowiązków. Byliśmy również tym ogniwem, które skupiało wiedzę o poszczególnych procesach księgowych mających miejsce w spółce. Co więcej, wartością dodaną takich spotkań było również pozyskiwanie wiedzy o zdarzeniach mogących mieć wpływ na kształt sprawozdań finansowych.  

Choć proces zmiany dostawcy usług księgowych jest z pewnością sporym wyzwaniem, to sprawdzone w praktyce rozwiązania i procedury umożliwiają przeprowadzenie takich działań również w trakcie trwania roku podatkowego. Dla przedsiębiorców oznacza to możliwość skorzystania z usprawnień w obszarach finansowych w firmy bez obaw o przekroczenie ustawowych terminów. 

Mateusz Masternak - Accounting Team Leader MDDP Outsourcing

Mateusz Masternak
Team Leader w MDDP Outsourcing w Katowicach