Zmiany w prawie pracy na przełomie 2025 i 2026 – co muszą wiedzieć pracodawcy?

Koniec roku 2025 oraz początek roku 2026 to jeden z najbardziej intensywnych okresów legislacyjnych ostatnich lat, jeśli chodzi o zmiany w prawie pracy. Nowe regulacje obejmują m.in. jawność wynagrodzeń, transparentność płac, zasady liczenia stażu pracy, wysokość płacy minimalnej oraz cyfryzację komunikacji pracowniczej. Dla pracodawców oznacza to konieczność nie tylko dostosowania dokumentów, ale również procesów HR, systemów kadrowo-płacowych i praktyki dnia codziennego.

Poniżej przedstawiamy najważniejsze zmiany w prawie pracy, które już obowiązują lub wejdą w życie w najbliższych miesiącach – wraz z praktycznymi wskazówkami, jak się do nich przygotować.

SPIS TREŚCI 

1. Jawność wynagrodzeń w rekrutacji
2. Transparentność płac i raportowanie luki wynagrodzeń
3. Nowe zasady liczenia stażu pracy
4. Płaca minimalna 2026
5. Zmiany w Kodeksie pracy
6. Podsumowanie
7. FAQ

Jawność wynagrodzeń w rekrutacji

(I część wdrożenia dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady UE 2023/970 w sprawie wzmocnienia stosowania zasady równości wynagrodzeń dla mężczyzn i kobiet)

Jedną z najbardziej zauważalnych zmian w prawie pracy jest wprowadzenie obowiązku jawności wynagrodzeń już na etapie rekrutacji. To istotna zmiana filozofii podejścia do ofert pracy – od tej pory kandydat powinien wiedzieć, na jakie wynagrodzenie może realnie liczyć, jeszcze zanim zdecyduje się aplikować.

W każdej ofercie pracy należy wskazać:

• Proponowaną kwotę wynagrodzenia lub przedział płacowy,
• Składniki płacy (część stała, część zmienna, dodatki).

Dodatkowo pracodawca nie może używać nazw stanowisk sugerujących płeć.

Start obowiązku: 24 grudnia 2025 r. Obowiązek dotyczy wszystkich ofert zgłaszanych od tej daty.

W praktyce oznacza to konieczność ujednolicenia polityki płacowej oraz większej spójności pomiędzy komunikacją rekrutacyjną a rzeczywistymi warunkami zatrudnienia. Nieprecyzyjne widełki czy „uznaniowość” mogą zwiększać ryzyko sporów i zarzutów dyskryminacyjnych.

 Co zrobić w firmie?

• Zaktualizować wzory ogłoszeń o pracę.
• Przeszkolić rekruterów z nowych zasad.

Transparentność płac i raportowanie luki wynagrodzeń

(II część wdrożenia dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady UE 2023/970 w sprawie wzmocnienia stosowania zasady równości wynagrodzeń dla mężczyzn i kobiet)

Kolejny etap zmian w prawie pracy dotyczy już nie tylko rekrutacji, ale całej struktury wynagrodzeń w organizacji. Szczególnie istotne będą one dla średnich i dużych pracodawców. Jeżeli firma zatrudnia co najmniej 100 pracowników, a w szczególności 250 i więcej, pojawią się nowe obowiązki, takie jak:

• Raportowanie luki płacowej (co roku przy ≥ 250 pracowników, co 3 lata przy ≥ 100).
• Ocena kategorii stanowisk i ewentualne działania naprawcze, gdy luka > 5%.
• Konieczność udostępniania wyników płacowych inspekcji i pracownikom.

Start obowiązku: do 7 czerwca 2026 r. Nieprzestrzeganie tych przepisów może skutkować nie tylko karami finansowymi, ale także ryzykiem wizerunkowym oraz sporami pracowniczymi.

Co zrobić w firmie?

• Przygotować narzędzia i procesy do obliczania luki płacowej.
• Opracować politykę oceniania stanowisk i wyrównywania płac.
• Zaplanować terminy raportowania i konsultacji z przedstawicielami pracowników.

WAŻNE! Już wkrótce poinformujemy, jak MDDP Outsourcing może wspierać klientów w realizacji tych obowiązków.

Nowe zasady liczenia stażu pracy

To jedna z najbardziej „praktycznych” zmian w prawie pracy, bezpośrednio wpływająca na uprawnienia pracowników, takie jak wymiar urlopu czy długość okresu wypowiedzenia.

Od 2026 roku do stażu pracy wliczane będą m.in.:
• okresy prowadzenia działalności gospodarczej,
• umowy cywilnoprawne (np. zlecenia),
• praca za granicą – o ile jest odpowiednio udokumentowana.

Pracownik ma 24 miesiące na przedstawienie dokumentów potwierdzających takie okresy.

Start obowiązku dla sektora publicznego: od 1 stycznia 2026 r.
Start obowiązku dla sektora prywatnego: od 1 maja 2026 r.

Co zrobić w firmie?

• Sprawdzić i zaktualizować system ewidencji stażu pracy.
• Przygotować procedurę i formularze dla pracowników na zgłaszanie dodatkowych okresów.
• Dostosować systemy kadrowo-płacowe do nowych zasad naliczania uprawnień.

Płaca minimalna 2026

Od 1 stycznia 2026 roku płaca minimalna w Polsce wzrasta do 4806 zł brutto miesięcznie a minimalna stawka godzinowa do 31,40 zł brutto. Zmiana ta oznacza nie tylko wyższe wynagrodzenia zasadnicze, ale również wzrost kosztów pochodnych – składek ZUS, dodatków, odpraw i świadczeń liczonych od minimalnego wynagrodzenia.

Zmiany w Kodeksie pracy

Komunikacja elektroniczna

7 stycznia 2026 r. Prezydent podpisał nowelizację Kodeksu pracy (Ustawa wejdzie w życie po upływie 14 dni od ogłoszenia). Jest to jedna z najbardziej oczekiwanych zmian w prawie pracy dotyczy dopuszczenia formy elektronicznej w wielu obszarach komunikacji pracodawca–pracownik. Oznacza to realne uproszczenie i przyspieszenie procesów HR. Od teraz w formie elektronicznej (e-mail, SMS, system kadrowy, komunikator) możliwe będzie między innymi składanie wniosków dotyczących:

• czasu pracy,
• urlopów,
• pracy nadliczbowej,
• BHP,
• konsultacji ze związkami zawodowymi,
• monitoringu.

Poniżej znajduje się szczegółowa lista tematów, które dotąd musiały być realizowane jedynie w formie papierowej, a teraz będzie można załatwić każdą z tych spraw również elektronicznie:

• art. 22(2) § 8 KP – przekazanie informacji o celach, zakresie i sposobie stosowania monitoringu,
• art. 23(1) § 3 KP – przekazanie informacji o przejściu zakładu pracy na nowego pracodawcę,
• art. 38 § 1 i § 2 KP – konsultacje z zakładową organizacją związkową zamiaru rozwiązania umowy o pracę za wypowiedzeniem – tutaj zarówno pracodawca będzie mógł informować związki zakładowe o zamiarze wypowiedzenia z pracownikiem umowy o pracę, jak i związki będą mogły przedstawić pracodawcy zastrzeżenia właśnie w formie elektronicznej,
• art. 142 KP – wniosek o ustalenie indywidualnego rozkładu czasu pracy,
• art. 143 KP – wniosek o zastosowanie systemu skróconego tygodnia pracy,
• art. 144 KP – wniosek o zastosowanie systemu pracy weekendowej,
• art. 150 § 5 KP w zw. z art. 140(1) KP – wniosek o zastosowanie ruchomego czasu pracy,
• art. 151 § 2(1) – wniosek o udzielenie czasu wolnego w celu załatwienia spraw osobistych,
• art. 151(2) § 1 KP – wniosek o udzielenie czasu wolnego za czas przepracowany w godzinach nadliczbowych,
• art. 174 § 1 KP – wniosek o udzielenie urlopu bezpłatnego,
• art. 237(4) § 3 KP – sposób potwierdzenia przez pracownika zapoznania się z przepisami i zasadami BHP.

Ekwiwalent za niewykorzystany urlop

Do Kodeksu pracy został dodany art. 171 §4 oraz §5 w zakresie wypłaty ekwiwalentu za niewykorzystany urlop. Do tej pory ekwiwalent za niewykorzystany urlop musiał być wypłacony pracownikowi najpóźniej w dniu ustania stosunku pracy. Teraz natomiast będzie wypłacany po prostu zgodnie z terminem wypłaty.

Wyjątek: jeśli termin wypłaty przypadał na dzień wcześniejszy niż ustanie stosunku pracy, to ekwiwalent trzeba będzie wypłacić max. w ciągu 10 dni od ustania stosunku pracy.

Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych

Nowe przepisy wprowadzają zmianę art. 4 ust. 3 i art. 8 ust. 2 ustawy o ZFŚS zamiast dotychczasowego jednego przedstawiciela (gdy nie działa związek zawodowy), przy uzgodnieniach z pracodawcą wymagany będzie udział co najmniej dwóch pracowników wybranych przez załogę.

Podsumowanie

Zmiany w prawie pracy na przełomie 2025 i 2026 roku wprowadzają nową jakość w obszarze transparentności, cyfryzacji oraz równego traktowania pracowników. Dla pracodawców oznacza to konieczność wcześniejszego planowania, przeglądu polityk HR oraz dostosowania systemów kadrowo-płacowych. Warto potraktować te zmiany nie tylko jako obowiązek, ale także jako szansę na uporządkowanie procesów i zwiększenie zaufania pracowników.

FAQ

1. Kogo dotyczą zmiany w prawie pracy dotyczące jawności wynagrodzeń?
   Dotyczą wszystkich pracodawców publikujących oferty pracy od 24 grudnia 2025 r., niezależnie od wielkości firmy.
2. Czy każda firma musi raportować lukę płacową?
   Nie. Obowiązek dotyczy firm zatrudniających co najmniej 100 pracowników.
3. Czy umowy zlecenia sprzed lat będą wliczane do stażu pracy?
   Tak, pod warunkiem ich odpowiedniego udokumentowania i zgłoszenia w ciągu 24 miesięcy.
4. Czy komunikacja elektroniczna całkowicie zastępuje formę papierową?
   Nie zawsze, ale w wielu obszarach będzie równoważna z formą pisemną.
5. Jak przygotować firmę na zmiany w prawie pracy?
   Najlepiej rozpocząć od audytu procesów HR, dokumentacji oraz systemów kadrowo-płacowych – najlepiej z pomocą doświadczonego partnera outsourcingowego.

Autor:

Kinga Miszyn, Senior Managerka Payroll

Poszukują Państwo polecanego i profesjonalnego partnera, który wspiera firmy w zakresie księgowości, kadr i płac? Zapraszamy do kontaktu – wspólnie znajdziemy rozwiązania najlepiej dopasowane do Państwa potrzeb.