Faktura pro forma – kiedy ją wystawić oraz jakie są jej skutki?
W obrocie gospodarczym funkcjonuje wiele rodzajów faktur. Jedną z nich jest faktura pro forma, która nierzadko jest wystawiana przez przedsiębiorców. Ze względu na swoje częste występowanie warto wiedzieć, czym jest, z jakich elementów się składa, kiedy się ją wystawia oraz jakie skutki niesie za sobą jej wystawienie.
Czym jest faktura pro forma i kiedy się ją wystawia?
Faktura pro forma nie jest dokumentem księgowym. W obrocie gospodarczym pełni ona rolę jedynie informacyjną, a jej głównym celem jest przedstawienie szczegółów transakcji. Fakturę tę wystawia się w celu otrzymania przedpłaty za przyszłe wykonanie usługi albo za przyszłą dostawę towarów. Wspomniana faktura może przybierać również formę oferty handlowej lub wezwania do zapłaty. Nie można jej wystawić po otrzymaniu zapłaty za dostarczone towary bądź wykonane usługi lub po zapłaceniu zaliczki przez przedsiębiorcę – wtedy wystawia się fakturę właściwą. Warto dodać, że klient nie jest obarczony obowiązkiem zapłaty pro formy. Natomiast może ją zapłacić, gdy akceptuje treść pro formy i zdecydował się nabyć daną usługę lub dany towar po określonej cenie. Praktyczne jej zastosowanie ujawnia się podczas np. pierwszej dostawy towaru nowemu nabywcy. Jest ona zatem swoistą formą zabezpieczenia, na wypadek nieuczciwego zachowania ze strony klienta. Po opłaceniu pro formy, wspomniany towar zostaje dostarczony do nabywcy i wystawiona zostaje faktura właściwa.
Z jakich elementów się składa?
W przepisach polskiego prawa nie zostało określone, jak powinna ona wyglądać. Natomiast zakłada się, że musi ona posiadać wszystkie cechy faktury właściwej. W związku z tym faktura pro forma powinna zawierać poniższe elementy:
- Tytuł „Faktura pro forma”,
- Numer faktury,
- Datę wraz z miejscem wystawienia,
- Dane sprzedawcy towarów/usług oraz dane ich nabywcy,
- Nazwę dostarczonych towarów/wykonanych usług,
- Cenę jednostkową netto oraz wartość netto,
- Stawkę oraz kwotę podatku VAT,
- Wartość brutto oraz podsumowanie kwot,
- Termin oraz sposób płatności,
- Podpis wystawcy faktury.
Czym skutkuje jej wystawienie?
Mając na uwadze fakt, że pro forma nie jest dokumentem księgowym, nie rejestruje się jej w ewidencji księgowej. W odróżnieniu od faktury VAT, faktura pro forma nie wywołuje skutków na gruncie podatku VAT. Oznacza to, że jej wystawienie nie skutkuje obowiązkiem zapłaty wykazanego na fakturze podatku VAT, a także nie stanowi dla kontrahenta podstawy do odliczenia wspomnianego podatku. Ponadto, wystawienie jej forma nie wywołuje żadnych skutków w zakresie podatku dochodowego. Do tej kwestii odniosło się również Ministerstwo Finansów w wyjaśnieniu dotyczącym dokumentów określanych mianem faktur pro forma, w którym podkreśla, że nie stanowi ona dowodu księgowego. W stanowisku Ministerstwa Finansów widnieje również informacja o obowiązku wystawienia faktury VAT przez sprzedawcę, mimo wystawionej faktury pro forma.
Ze względu na swoją charakterystykę, faktura pro forma cechuje się brakiem konsekwencji w postaci obowiązków podatkowych i prawnych. Sprawia to, że jest ona praktyczną metodą przesyłania informacji do klientów o szczegółach danej transakcji.
Autor: Jakub Korycki, Asystent Księgowy w MDDP Outsourcing, księgowość dla firm Warszawa
