Jak złożyć sprawozdanie finansowe do KRS?

Złożenie sprawozdania finansowego do KRS to obowiązek, który co roku dotyczy tysięcy firm w Polsce. Choć sama procedura może wydawać się, że nie jest skomplikowana, to wymaga znajomości przepisów i terminów. Wielu przedsiębiorców – mimo że doskonale wie, czym jest sprawozdanie finansowe – szuka praktycznych informacji o tym, kto dokładnie musi je złożyć, kiedy upływa termin i jakie są konsekwencje błędów.

Dla tych, którzy chcą mieć pewność, że wszystko zostanie wykonane prawidłowo i terminowo, coraz popularniejszym rozwiązaniem jest outsourcing sprawozdań finansowych, czyli zlecenie całego procesu wyspecjalizowanej firmie księgowej.

SPIS TREŚCI

1. Kto musi złożyć sprawozdanie finansowe do KRS?
2. Terminy składania sprawozdań finansowych w 2025 roku
3. Najczęstsze błędy przy sporządzaniu i składaniu sprawozdań finansowych
4. Jakie są kary za niezłożenie sprawozdania finansowego do KRS?
5. Outsourcing sprawozdań finansowych – dlaczego warto zlecić to specjalistom?
6. Pobierz darmowy poradnik: „Jak złożyć sprawozdanie finansowe do KRS”
7. Podsumowanie 
8. Najczęściej zadawane pytania (FAQ)

Kto musi złożyć sprawozdanie finansowe do KRS?

Obowiązek składania sprawozdania finansowego do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS) wynika z ustawy o rachunkowości i dotyczy jednostek prowadzących pełną księgowość.

Do najczęściej zobowiązanych podmiotów należą:

• Spółki z ograniczoną odpowiedzialnością (sp. z o.o.)
• Spółki akcyjne (S.A.)
• Spółki komandytowe i komandytowo-akcyjne
• Fundacje i stowarzyszenia, ale tylko jeśli prowadzą pełną księgowość
• Spółdzielnie i towarzystwa ubezpieczeniowe
• Inne jednostki, które przekroczyły ustawowe progi przychodów obligujące do prowadzenia pełnej rachunkowości
• W przypadku większych grup kapitałowych dochodzi jeszcze jeden obowiązek — przygotowanie skonsolidowanego sprawozdania finansowego. To dokument, który łączy dane finansowe kilku powiązanych podmiotów (np. spółki-matki i jej spółek-córek) w jedno skonsolidowane sprawozdanie finansowe.

Warto pamiętać, że sprawozdanie finansowe podpisuje kierownik jednostki (np. zarząd) oraz osoba której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych(np. główny księgowy lub biuro rachunkowe).

Terminy składania sprawozdań finansowych w 2025 roku

Złożenie sprawozdania finansowego do KRS odbywa się w kilku etapach i wiąże się z określonymi terminami.

Oto podstawowy harmonogram dla roku obrotowego kończącego się 31 grudnia 2025 r.:

Niezachowanie niektórych z tych terminów może skutkować poważnymi konsekwencjami – zarówno finansowymi, jak i prawnymi. Spóźnienie w złożeniu sprawozdania finansowego lub brak jego podpisania przez osoby uprawnione może prowadzić do nałożenia kar pieniężnych, a w skrajnych przypadkach – do odpowiedzialności członków zarządu przed sądem rejestrowym. Właśnie dlatego tak ważne jest, aby proces zamknięcia roku finansowego przebiegał terminowo i zgodnie z obowiązującymi przepisami.

Najczęstsze błędy przy sporządzaniu i składaniu sprawozdań finansowych

W praktyce wiele firm popełnia powtarzające się błędy, które mogą prowadzić do odrzucenia dokumentów lub nałożenia sankcji.

Oto najczęstsze z nich: 

1. Niedotrzymanie terminu złożenia – sprawozdanie trafia do KRS po terminie. 
2. Brak podpisów osób uprawnionych – dokument niepodpisany przez wszystkich członków zarządu lub osobę, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych. Więcej o tym, jak podpisać piszemy tutaj ->
3. Nieprawidłowy format plików – np. złożenie dokumentów w PDF zamiast wymaganym formacie XML (w przypadku elektronicznego sprawozdania sporządzonego zgodnie z przepisami Ustawy o Rachunkowości). Jednostka stosująca przepisy Ustawy o Rachunkowości zobowiązana jest do sporządzenia sprawozdania finansowego w formacie XML, w związku z czym zamieszczenie pliku w formacie PDF nie jest traktowane jako e-sprawozdanie. 
4. Oznaczenie nieprawidłowej podstawy prowadzenia ksiąg rachunkowych – przy składaniu zgłoszenia do KRS należy wskazać, czy e-sprawozdanie został sporządzone zgodnie z Międzynarodowymi Standardami Rachunkowości (MSR). Wybranie błędnej podstawy może prowadzić do odrzucenia zgłoszenia – warto więc upewnić się, że odpowiedź jest zgodna ze stanem faktycznym. 
5. Nieprawidłowy okres sprawozdawczy – w trakcie przesyłania pliku XML do KRS osoba dokonująca zgłoszenia musi wybrać okres, za który sporządzono sprawozdanie. Jeżeli dane w pliku XML nie będą zgodne z okresem wybranym w systemie, system odrzuci zgłoszenie i nie dopuści do dalszego przetwarzania dokumentów. 
6. Błędy merytoryczne – przykładowo, system nie pozwoli na dalsze przetworzenie e-sprawozdania w formacie XML w KRS, jeśli w każdej pozycji kalkulacji podatku dochodowego w strukturze XML nie zostanie wpisana podstawa prawna (co najmniej w pierwszej kolumnie „Art.”)  
7. Brak kompletu wymaganych dokumentów, w tym np. uchwały o zatwierdzeniu sprawozdania finansowego, sprawozdania z działalności jednostki (gdy jest wymagane) – bez niej zgłoszenie jest niekompletne. 

Unikanie tych błędów to nie tylko kwestia formalna – to również budowanie wiarygodności Twojej firmy wobec instytucji i kontrahentów.

Jakie są kary za niezłożenie sprawozdania finansowego do KRS?

Brak złożenia sprawozdania finansowego do KRS to poważne naruszenie obowiązków kierownictwa jednostki. Może prowadzić do:

• Grzywny lub ograniczenia wolności na podstawie art. 79 ustawy o rachunkowości i art. 80b Kodeksu Karny Skarbowego 
• Wszczęcia postępowania przymuszającego przez sąd rejestrowy, 
• Rozwiązania spółki z urzędu w skrajnych przypadkach. 

Outsourcing sprawozdań finansowych – dlaczego warto zlecić to specjalistom?

Coraz więcej firm decyduje się na outsourcing sprawozdań finansowych, powierzając cały proces wyspecjalizowanemu biuru rachunkowemu lub księgowemu.

Zalety outsourcingu sprawozdań finansowych

• Oszczędność czasu i zasobów – nie musisz śledzić zmieniających się przepisów ani terminów.
• Bezpieczeństwo i zgodność z prawem – eksperci czuwają nad poprawnością formalną i merytoryczną.
• Terminowość – profesjonalne biuro dba o to, by wszystko zostało złożone na czas.
• Spokój i mniej stresu – masz pewność, że Twoje obowiązki wobec KRS są w dobrych rękach.

Pobierz darmowy poradnik: „Jak złożyć sprawozdanie finansowe do KRS”

Przygotowaliśmy dla Ciebie praktyczny przewodnik krok po kroku, który pomoże Ci samodzielnie przygotować i złożyć sprawozdanie finansowe do KRS.

W poradniku znajdziesz m.in.:

• listę wymaganych dokumentów,
• opis najczęstszych problemów i sposobów ich rozwiązania,
• praktyczne wskazówki, jak złożyć sprawozdanie poprawnie i na czas.

[Pobierz poradnik PDF]

Podsumowanie 

Złożenie sprawozdania finansowego do KRS to obowiązek, który można wykonać samodzielnie lub z pomocą specjalistów. Kluczowe jest, by dochować terminów, uniknąć błędów formalnych i zachować kompletność dokumentacji.

Jeśli nie masz czasu, by śledzić zmieniające się przepisy lub po prostu chcesz mieć pewność, że wszystko zostanie zrobione prawidłowo – warto skorzystać z outsourcingu sprawozdań finansowych.

Skontaktuj się z nami – przygotujemy, zweryfikujemy i złożymy Twoje sprawozdanie w KRS bez stresu.

Najczęściej zadawane pytania (FAQ)

1. Jak długo należy przechowywać sprawozdania finansowe?
   Zgodnie z przepisami – przez co najmniej 5 lat, licząc od początku roku następującego po zatwierdzeniu sprawozdania. 
2. Czy każda firma musi składać sprawozdanie finansowe do KRS?
   Nie, obowiązek dotyczy tylko jednostek prowadzących pełną księgowość – głównie spółek i fundacji. 
3. Jak często składa się sprawozdanie finansowe do KRS?
   Raz w roku, po zakończeniu roku obrotowego. 
4. Czy można złożyć sprawozdanie finansowe w formie papierowej?
   Nie. Od kilku lat sprawozdania można składać wyłącznie elektronicznie. Wyjątkiem są sprawozdania finansowe fundacji rodzinnych, które są składane papierowo do Sądu Rejestrowego, obsługującego fundacje rodzinne (Sąd Okręgowy w Piotrkowie Trybunalskim). 
5. Co zrobić, jeśli nie zdążę złożyć sprawozdania w terminie?
   Warto jak najszybciej uzupełnić braki i poinformować sąd – zanim zostanie wszczęte postępowanie przymuszające.

Poszukują Państwo polecanego i profesjonalnego partnera, który wspiera firmy w zakresie księgowości, kadr i płac? Zapraszamy do kontaktu – wspólnie znajdziemy rozwiązania najlepiej dopasowane do Państwa potrzeb.