Noty korygujące - to trzeba wiedzieć
Prowadząc jednoosobową działalność gospodarczą czy spółkę (osobę prawną) codziennie ma się styczność z mniejszą lub większą ilością dokumentów. O ile w przypadku sprzedaży, gdzie jedyną możliwością naprawy błędu na fakturze jest wystawienie faktury korekty, o tyle w przypadku zakupu ustawodawca dał odbiorcy narzędzie, jakim jest nota korygująca.
Kiedy wystawia się notę?
Nota korygująca jest dokumentem, który pozwala naprawić błąd w wystawionych fakturach VAT. Ustawodawca w artykule 106k. ustawy o VAT wskazał, w jakich przypadkach można wystawić dokument. Z ustawy wynika, że notę można wystawić w każdym przypadku, poza sytuacjami, w których zmienia się (art. 106e ust. 1 pkt 8-15 Ustawy o VAT):
- miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług;
- cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto);
- kwoty wszelkich opustów lub obniżek cen, w tym w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto;
- wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto);
- stawkę podatku albo stawkę podatku od wartości dodanej w przypadku korzystania z procedur szczególnych, o których mowa w dziale XII w rozdziałach 6a, 7 i 9;
- sumę wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku;
- kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku;
- kwotę należności ogółem;
Co ważne, nie ma ograniczenia czasowego dotyczącego wystawienia noty korygującej.
Co powinna zawierać wystawiona nota?
Wystawiona przez przedsiębiorcę nota, powinna zawierać takie elementy jak:
- wyrazy „NOTA KORYGUJĄCA”
- numer noty oraz datę jej wystawienia,
- dane identyfikacyjne nabywcy – dane przedsiębiorstwa wystawiającego notę,
- dane identyfikacyjne sprzedawcy – dane przedsiębiorstwa wystawiającego fakturę, a odbierającego notę
- dane korygowanej faktury – numer dokumentu, data sprzedaży, data wystawienia,
- wskazana treść korygowana oraz treść prawidłowa
Akceptacja noty
Samo wystawienie noty i przesłanie jej do kontrahenta nie oznacza, że jest ona prawnie wiążąca. Ustawodawca wskazał, że nota korygująca musi zostać zaakceptowana przez odbiorcę, natomiast nie została sprecyzowana jej forma. W przypadku wysyłki tradycyjną pocztą, dobrą praktyką byłoby przygotowanie dwóch egzemplarzy – by odbiorca mógł podpisać akceptację jednego z nich i go odesłać. Natomiast gdy faktura wysyłana jest innymi metodami (np. poprzez pocztę elektroniczną), to akceptacja email będzie wystarczającą jej formą.
Nota korygująca faktury wystawione w KSEF
Mimo że KSEF nie jest jeszcze obowiązkowy, to przepisy wskazują, że nie będzie możliwości wystawienia faktury korygującej poza KSEF do faktury, która została wystawiona w KSEF. Oznacza to, że wraz z wejściem obligatoryjnym krajowego systemu e-faktury, noty korygujące w praktyce przestaną istnieć. Oznacza to, że każda korekta faktury będzie musiała być dokonywana przez sprzedawcę (wystawcę faktury).
Autor: Arkadiusz Markuszewski Księgowy w katowickim biurze rachunkowym MDDP Outsourcing
Źródła:
Ustawa z 11 marca 2024 o podatku od towarów i usług
https://www.mddp-outsourcing.pl/nota-korygujaca-dofaktury/
https://kancelariawyrzykowscy.pl/pl/blog/nota-korygujaca-wystawiona-do-faktury-w-ksef/
https://poradnikprzedsiebiorcy.pl/-akceptacja-noty-korygujacej
https://druki.gofin.pl/nota-korygujaca,wzor,192,171.html
