Zmiany w KSeF po spotkaniach konsultacyjnych

W odpowiedzi na potrzeby i oczekiwania przedsiębiorców, Ministerstwo Finansów ogłosiło serię zmian, mających na celu uczynienie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) bardziej przyjaznym dla biznesu. Po serii konsultacji, w których udział wzięło około 10 tysięcy przedstawicieli sektora, zaprezentowano główne założenia modyfikacji systemu, mające na celu ułatwienie przejścia na elektroniczny system fakturowania.

Najważniejsze zmiany w projekcie KSeF

Jedną z kluczowych zmian jest ujednolicenie terminu wdrożenia obowiązku korzystania z Krajowego systemu e-Faktur dla wszystkich podatników, niezależnie od ich statusu VAT. Ma to na celu uproszczenie procesu adaptacji i zapewnienie jednolitych warunków dla wszystkich przedsiębiorców. Zatem Wszyscy podatnicy zostaną objęci obowiązkiem KSeF jednocześnie, zarówno ci czynni, jak i zwolnieni z VAT. Ostateczny termin zostanie ogłoszony w okresie między kwietniem a majem.

Kolejną istotną nowością jest możliwość wystawiania faktur konsumenckich w ramach KSeF, co stanowi odpowiedź na zapotrzebowanie rynku.

Zmiany przewidują również udostępnienie opcji wystawiania elektronicznych faktur „offline” z kodem QR (w okresie przejściowym), które następnie będą mogły być wprowadzone do KSeF w ciągu następnego dnia roboczego. Jest to szczególnie ważne dla przedsiębiorstw, które mogą napotykać trudności z bezpośrednim połączeniem z systemem w czasie rzeczywistym.Aby jeszcze bardziej złagodzić przejście na nowy system, Ministerstwo Finansów zapowiedziało odroczenie wprowadzenia kar za niestosowanie KSeF, jak również odroczyło obowiązek podawania numeru KSeF w płatnościach oraz na fakturach wystawianych z kas rejestrujących i paragonach z NIP.

Korzyści dla przedsiębiorców po modyfikacji wdrożenia KSeF

Zharmonizowanie daty wprowadzenia obowiązku KSeF dla wszystkich podatników ułatwi jego implementację. Kontynuacja zawieszenia sankcji zmniejszy negatywne konsekwencje ewentualnych pomyłek biznesowych na wczesnym etapie funkcjonowania Krajowego systemu e-Faktur. Przesunięcie terminu wymogu podawania numeru KSeF przy płatnościach zapewnia więcej czasu na adaptację systemów informatycznych do nowych wymogów.

Również złagodzenie wymagań KSeF na początkowym etapie po wprowadzeniu stanowi korzyść, umożliwiając przedsiębiorcom płynniejsze przejście i adaptację do nowego systemu bez ryzyka natychmiastowych konsekwencji za drobne błędy.

Z kolei rozdzielenie odpowiedzialności za nieuwzględnienie KSeF pomiędzy obie strony transakcji, czyli podatników, eliminuje dylemat wystawcy dotyczący konieczności wydania faktury w Krajowym systemie e-Faktur dla podatnika zwolnionego z VAT.

Dużym ułatwieniem będzie również umożliwienie dołączania dodatkowych załączników do faktur za usługi medialne, telekomunikacyjne oraz inne „zbiorcze”

Dodatkowe zapewnienie możliwości wcześniejszego wygenerowania oraz poboru certyfikatów nabywcy do faktur wystawianych w okresie awarii i offline, jak również odroczenie kar na wstępnym etapie po wdrożeniu Krajowego systemu e-Faktur– zwiększy stabilność procesu wdrożenia i więcej czasu dla przedsiębiorców na przygotowanie się do wystawiania faktur w KSeF.

Jak się przygotować do wdrożenia KSeF?

W maju 2024 roku, urzędy skarbowe w całym kraju zainaugurują szereg szkoleń dla przedsiębiorców, mających na celu przybliżenie nowych zasad i ułatwienie korzystania z systemu KSeF. Szkolenia będą dostępne zarówno stacjonarnie, jak i online, co zapewni szeroki dostęp do informacji i wsparcia.

Zmiany te są wynikiem intensywnych konsultacji z sektorem prywatnym i świadczą o otwartości rządu na dialog oraz gotowości do dostosowywania regulacji tak, aby wspierać rozwój przedsiębiorczości przy jednoczesnym zachowaniu transparentności i efektywności systemu podatkowego. Dzięki tym modyfikacjom KSeF ma szansę stać się narzędziem, które nie tylko usprawni zarządzanie fakturami, ale również przyczyni się do wzrostu zaufania pomiędzy przedsiębiorstwami a administracją skarbową.

Autor: Joanna Kargulewicz – Manager w MDDP Outsourcing, outsourcing księgowości Warszawa