Przejęcie pracowników – wyzwanie kadrowo-płacowe

Proces przejęcia pracowników zgodnie z art. 23(1) Kodeksu pracy, niezależnie od tego, czy dotyczy przejęcia części pracowników, czy całej firmy, jest wymagający i stresujący pod wieloma względami. W tym artykule chcemy skupić się na wyzwaniach, przed którymi staje dział kadrowo-płacowy.

Trzy etapy działań: informacyjny, weryfikacyjny i instytucjonalny

Po zakończeniu formalności związanych z przejęciem, uzyskaniu odpowiednich wpisów w urzędzie, rozpoczyna się prawdziwie trudny okres dla zespołu kadrowo-płacowego. Prace, które należy wykonać, można podzielić na trzy etapy: informacyjny, weryfikacyjny i instytucjonalny. Co najważniejsze, cały proces musi zostać zamknięty przed terminem naliczenia kolejnej listy płac, ponieważ wypłaty dla pracowników muszą być zawsze terminowe i prawidłowo obliczone.

Część informacyjna obejmuje kontakt z przejętymi pracownikami. W związku ze zmianą organizacji, muszą oni zostać poinformowani o nowych zasadach funkcjonujących w firmie oraz otrzymać dostęp do obowiązujących regulaminów. Ważne jest również zapewnienie dostępu do systemów pracowniczych, takich jak np. Enova Pulpity, jeśli firma korzysta z elektronicznych rozwiązań kadrowych.

Równocześnie realizowana jest część weryfikacyjna. Wszelkie dane przekazane przez poprzedniego pracodawcę muszą zostać sprawdzone pod kątem kompletności i poprawności. Należy pamiętać, że od dnia przejęcia nowa firma przejmuje wszelkie zobowiązania wobec pracowników. Na koniec roku konieczne będzie wystawienie pracownikom formularzy PIT-11 oraz informacji rocznej o odprowadzonych składkach na ubezpieczenie (IMIR) za okres od początku roku, a nie od dnia przejęcia. W razie kontroli, to nowa firma odpowiada za ewentualne braki w dokumentacji, dlatego warto zweryfikować kompletność akt osobowych, ważność badań lekarskich, szkoleń BHP oraz okresy obowiązywania umów.

W części instytucjonalnej skupiamy się na zobowiązaniach firmy wynikających z zatrudnienia.  Pierwszym krokiem jest zgłoszenie pracowników do ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych w ciągu 7 dni. Należy również pamiętać, że deklaracje związane z PPK tracą ważność z dniem przejęcia, a w przypadku wcześniejszej rezygnacji konieczne jest ponowne jej złożenie u nowego pracodawcy. Deklaracje za ostatni miesiąc przed przejęciem lub za część miesiąca, w którym przejęcie miało miejsce, powinny być złożone indywidualnie przez obie spółki w zakresie ZUS DRA, PFRON i PPK. Deklaracje podatkowe za cały miesiąc są już wysyłane przez spółkę przejmującą, która ponosi również odpowiedzialność za zobowiązania podatkowe.

Wsparcie MDDP Outsourcing

W MDDP Outsourcing wspieraliśmy już wielu klientów w tym trudnym procesie. Ze względu na jego wieloetapowość i krótki czas na weryfikację wszystkich niezbędnych elementów, stawiamy na automatyzację procesów, aby jak najwięcej danych było wprowadzanych automatycznie. Organizujemy również spotkania z klientami, podczas których zwracamy uwagę na kluczowe aspekty procesu i odpowiadamy na pytania oraz wątpliwości. Uważamy, że istotne jest, aby klient czuł się bezpieczny, wiedząc, że proces, choć trudny, przebiegnie bezbłędnie dzięki współpracy z nami.

Autorka: Anna Pamuła, Specjalistka ds. Kadr i Płac z warszawskiego biura MDDP Outsourcing

#HR #Kadry #Payroll #ZarządzanieProcesem #PrzejęciePracowników #KadryIPłace #Automatyzacja #Pracownicy #MDDPOutsourcing