System Enova w praktyce – wyzwania i dodatkowe możliwości w Twojej formie

Praca na różnych systemach może być dla księgowych źródłem trudności. W poniższym artykule przedstawię rozwiązania niektórych problemów oraz dodatkowe możliwości, które mogą ułatwić codzienną pracę w systemie Enova.

W epoce cyfrowej transformacji, systemy zarządzania przedsiębiorstwem, takie jak Enova365, odgrywają kluczową rolę w kształtowaniu sposobu, w jaki firmy prowadzą swoje operacje. Enova365, będąc kompleksowym rozwiązaniem ERP (Enterprise Resource Planning), oferuje bogaty zestaw funkcji i narzędzi, które przekształcają zarówno wewnętrzne procesy biznesowe, jak i relacje z klientami. Jest to szczególnie istotne zagadnienie w świetle faktu, że Enova365 jest coraz częściej wybierana przez przedsiębiorstwa różnych branż jako preferowane rozwiązanie ERP.

Rozbieżności między magazynem a księgami

Zdarza się, że między wartością księgową towarów w module Handel a wartością w księgach powstają różnice. Wynikają one najczęściej z błędnej dekretacji dokumentu w Ewidencji lub pozostawienia go bez zatwierdzenia w Handlu.

Jak sprawdzić, czy nie powstaje rozbieżność między tymi modułami?

Należy zacząć od sprawdzenia wartości księgowej towarów za dany okres w module Handel. W zakładce podrzędnej Magazyn odnajdujemy Stany magazynowe. Wybieramy interesujący nas magazyn i dzień, na który sprawdzamy zgodność zapisów. Dzięki temu możemy podejrzeć wartość księgową całego magazynu. Porównujemy ją z wartością konta wybranego magazynu na ten sam dzień.

Co w przypadku niezgodności?

Jest kilka rzeczy, które możemy w takim przypadku sprawdzić.

1. Dokumenty w buforze w module Handel. Pomimo że dokumenty w module Handel mogą pozostawać w buforze, będą one wpływać na wartość księgową ujętych w nich towarów. W celu sprawdzenia w podrzędnej zakładce Magazyn odnajdujemy Dokumenty razem. Wybieramy interesujący nas okres oraz magazyn, a następnie filtrujemy dokumenty ze względu na stan „W buforze”.  Szczególną uwagę należy zwrócić na protokoły utylizacji (PU), rezerwy magazynowe (REZ) oraz dokumenty rozchodu (RW).
2. Towary zablokowane. Sprawdzając stany magazynowe, należy zmienić zakres z Aktywne na Zablokowane lub Razem. Towar będzie miał status Zablokowany w zakładce nawet jeśli ta zmiana nastąpiła w okresach późniejszych niż sprawdzany.
3. Porównanie dzień po dniu stanu magazynowego ze stanem w księgach, żeby zawęzić okres, za który trzeba sprawdzić dokumenty. Zanim w ten sposób ręcznie wytypujemy dokumenty winne niezgodności, możemy skorzystać z raportu księgowo-magazynowego. Znajduje się on w Ewidencji dokumentów -> Dokumenty -> Drukarka -> Dodatkowe -> Raport księgowo-magazynowy. To zestawienie porównuje dokumenty magazynowe z dokumentami ewidencji. Pozwoli wykryć błędne księgowanie na kontach.

Organizowanie widoku na liście/ formularzu

Przydatną opcją w Enovie jest rozbudowany system wyciągania kolumn z danymi na listach dokumentów bądź zapisów. Interesujące nas dane zawarte w dokumencie możemy umieścić na liście i z tego widoku porównywać, wyszukiwać lub zestawiać dane. Tak zorganizowaną listę można również pobrać w formie pliku Excel, jeśli jest to dla nas wygodniejsza opcja.

W celu zmiany kolumn należy wejść w Lista -> Zawansowane -> Organizuj listę. W polu Kolumny widzimy możliwe do wyciągnięcia dane. Można wyszukiwać interesujące nas dane w polu filtra, natomiast efektywniej jest rozwijać widoczne grupy.  Inne podrzędnej zakładki także dają nam przydatne opcje. W tej nazwanej Filtry możemy zaznaczyć, by na górze listy, którą ustawiamy, pojawiał się dodatkowy wiersz filtrowania. Wpisywać w nim można kluczowe słowa/numery i dane, które ułatwią wyszukiwanie przy obszernych wykazach. Warto pamiętać, by w przypadku szukania po fragmencie tekstu użyć znaku “*” przed i/lub po wpisaniu części danej. Kolejną zakładką, na którą warto zwrócić uwagę to zakładka Ustawienia. Można tam włączyć opcję sumowania wierszy. System przewiduje na to również kilka sposobów. Są to m.in. sumowanie wszystkich zapisów albo zaznaczonych zapisów. Ten drugi szczególnie przydatny, gdy zależy nam na sprawdzeniu/uzgodnieniu konkretnych rejestrów bez zrzutów danych.

Oprócz powyższej możliwości dotyczącej listy możemy również organizować sam formularz dokumentu np. faktury zakupu czy polecenia księgowania. Będąc w dokumencie, możemy skorzystać z tej opcji poprzez Formularz -> Zaawansowane -> Organizuj formularz.  Z tego miejsca w systemie, mamy dyspozycję do wyciągnięcia do dokumentu m.in. tzw. zakładki z asystentem. Jest ona miejscem, w którym znajdziemy podpięte do dokumentu załączniki, a także okienko na nasze notatki.

PK zaokrągleń

 Może się zdarzyć, że na liście rozrachunków pojawią się zapisy, które nie będą odpowiadać żadnym księgowaniom czy to w przypadku błędu popełnionego w jednym z dokumentów, czy przy migracji danych. Wtedy, gdy wykryjemy rozrachunek, co do którego mamy pewność, że nie powinien pozostawać na liście i oczekiwać rozliczenia mamy możliwość stworzenia PK, który ściągnie problematyczny zapis. W tym celu na liście rozrachunków po zaznaczeniu odpowiednich rozrachunków wybieramy Czynności -> Rozrachunki -> Generuj PK zaokrągleń. Stworzone w ten sposób polecenie księgowania zostawiamy w stanie Wprowadzony.

Podsumowując, wdrożenie systemu Enova365 w przedsiębiorstwie może przynieść znaczące korzyści w zakresie optymalizacji procesów biznesowych i zwiększenia produktywności. Dzięki swojej elastyczności i skalowalności — ENOVA 365 jest w stanie dostosować się do potrzeb i wymagań różnorodnych firm, co czyni ją atrakcyjnym rozwiązaniem dla wielu sektorów. Mimo wyzwań związanych z wdrożeniem i adaptacją do nowego systemu długofalowe korzyści, takie jak zwiększona efektywność operacyjna, lepsze zarządzanie zasobami i usprawnione procesy decyzyjne, są niepodważalne. W miarę jak firmy dążą do ciągłego rozwoju i adaptacji do zmieniającego się środowiska biznesowego, systemy takie jak ENOVA 365 będą odgrywać coraz ważniejszą rolę w przyszłości zarządzania przedsiębiorstwem.

Autor: Paula Sówka, Księgowa w katowickim biurze rachunkowym MDDP Outsourcing