Złożenie sprawozdania finansowego - najczęstsze problemy
Poprawne składanie sprawozdań finansowych czy dokładne raportowanie finansowe jest kluczowym elementem zarządzania, planowania i zgodności z przepisami dla każdej organizacji. Jednakże proces ten może napotkać przeszkody, zwłaszcza w kwestii autoryzacji dokumentów czy ich prawidłowego złożenia w wymaganych ramach czasowych. Problemy te, choć mogą wydawać się techniczne lub biurokratyczne, mogą w istotny sposób zaburzyć proces składania sprawozdania finansowego. W jaki sposób uniknąć najczęściej występujących problemów przy składaniu sprawozdania finansowego?
Obowiązującą obecnie formą sprawozdań finansowych według ustawy o rachunkowości jest tylko i wyłącznie forma elektroniczna (XML), która jest zgodna ze strukturą określoną przez Ministerstwo Finansów (https://www.gov.pl/web/kas/struktury-e-sprawozdan).
Powyższy wymóg obowiązuje od 1 października 2018 roku.
Elektroniczne sprawozdanie finansowe ma obowiązek podpisać kierownik jednostki oraz osoba odpowiedzialna za prowadzenie ksiąg rachunkowych.
W przypadku, gdy spółka posiada wieloosobowy zarząd, istnieje możliwość, aby sprawozdanie podpisała tylko jedna osoba. W takim wypadku pozostali członkowie Zarządu powinni złożyć oświadczenie, iż sprawozdanie jest zgodne z wymaganiami ustawy o rachunkowości. Powyższy dokument jest dołączany do sprawozdania finansowego.
Podpisywanie i składanie sprawozdania finansowego rodzi często wiele problemów praktycznych, które stoją na drodze w poprawnym złożeniu sprawozdania. Poniżej zaprezentowano krótki poradnik, który wyjaśni, w jaki sposób rozwiązać najczęściej występujące błędy.
Jak podpisać e-sprawozdanie finansowe?
Sprawozdania finansowe należy podpisać podpisem elektronicznym: kwalifikowanym (zewnętrznym / wewnętrznym) lub podpisem zaufanym (ePUAP). Natomiast podpisana odręcznie może być uchwała zatwierdzająca sprawozdania finansowe oraz uchwała o podziale zysku/pokryciu straty.
Podpis kwalifikowany to podpis, który jest poświadczony certyfikatem kwalifikowanym, umożliwiającym weryfikację osoby, która złożyła podpis. Zakupu można dokonać się u certyfikowanych dostawców.
Profil Zaufany jest bezpłatnym podpisem, ale wymagane jest posiadanie numeru PESEL.
Mimo że forma elektroniczna sprawozdań finansowych sporządzanych według Ustawy o rachunkowości obowiązuje już od kilku lat, nadal mogą pojawiać się problemy z podpisaniem sprawozdania w formacie XML. Do najczęstszych występujących błędów należą:
- niezałączenie do KRS zewnętrznego pliku z podpisem w przypadku gdy jedna z osób podpisuje e-sprawozdanie zewnętrznym podpisem kwalifikowanym; przy podpisie kwalifikowanym zewnętrznym tworzy się dodatkowy plik z podpisem, który również należy załączyć;
- błędna kolejność złożonych podpisów; sprawozdanie w pierwszej kolejności podpisuje osoba z podpisem zaufanym, a następnie osoby z podpisem kwalifikowanym; sprawozdanie powinno być również podpisane w kolejności: osoba odpowiedzialna za prowadzenie ksiąg, a następnie Zarząd;
- podpisanie oświadczenia, że sprawozdanie jest zgodne z wymaganiami ustawy o rachunkowości z datą późniejszą niż samo sprawozdanie finansowe; dodatkowo powinna być utworzona elektroniczna kopia oświadczenia podpisanego przez innych członków Zarządu w wersji papierowej;
- podpisanie Sprawozdania z działalności przez osobę odpowiedzialną za prowadzenie ksiąg rachunkowych; sprawozdanie z działalności Zarządu podpisuje tylko Zarząd;
- podpisanie sprawozdania przez zarząd, w którym żaden z członków nie posiada numeru PESEL. Przynajmniej jedna osoba z Zarządu powinna posiadać numer PESEL;
- niezgodność podpisu zagranicznego z eIDAS — należy zweryfikować, czy podpis osoby spoza kraju jest kwalifikowanym podpisem elektronicznym zgodnym z unijnym rozporządzeniem eIDAS;
Podsumowując, mimo że ustawodawca daje wybór rodzaju zastosowanego podpisu, najlepszym rozwiązaniem jest, aby wszystkie zobligowane osoby użyły kwalifikowanego, wewnętrznego podpisu elektronicznego. Poprawność podpisów można sprawdzić, wykorzystując dostępne na rynku aplikacje lub na stronie https://weryfikacjapodpisu.pl/.
Jak złożyć e-sprawozdanie finansowe?
Sprawozdania finansowe do KRS składa się za pośrednictwem strony ministerstwa sprawiedliwości (https://ekrs.ms.gov.pl/) w kafelku „Bezpłatne zgłaszanie dokumentów finansowych”. Aby móc złożyć e-sprawozdanie należy mieć założone konto na tej stronie. Po zalogowaniu klikamy „Przygotowywanie i składanie zgłoszeń”, dodajemy nowe zgłoszenie, wpisując numer KRS Spółki, dla której chcemy zamieścić sprawozdanie. W dalszej kolejności wpisujemy nazwę roboczą zgłoszenia np. SF2023, okresy, za które zostało sporządzone sprawozdanie, rodzaj zgłoszenia (składanie sprawozdań finansowych innych dokumentów finansowych / składanie sprawozdań finansowych grup kapitałowych innych dokumentów) i klikamy „dodaj dokument”. W tym kroku po kolei zamieszczamy wszystkie wymagane dokumenty, czyli roczne sprawozdanie, sprawozdanie z badania rocznego sprawozdania, uchwałę o podziale zysku lub pokryciu straty, uchwałę lub postanowienie o zatwierdzeniu rocznego sprawozdania oraz sprawozdania z działalności. Należy pamiętać, iż rozmiar pojedynczego pliku nie może być większy niż 5 MB, a rozmiar wszystkich załączonych dokumentów nie może przekroczyć 35 MB. Po kliknięciu „zapisz” system pokaże, czy zgłoszenie zostało poprawnie uzupełnione. Zaznaczamy osobę wskazaną w KRS, aby przesłać zgłoszenie do podpisu. Po złożeniu podpisu ponownie należy edytować zgłoszenie w zakładce „przeglądanie i zgłaszanie zgłoszeń” i następnie „wysłać zgłoszenie do repozytorium DF”. Każda niewysłana wersja jest usuwana po 14 dniach z systemu. Po poprawnym zgłoszeniu pojawi się komunikat „Zgłoszenie zostało wysłane do repozytorium DF. Otrzymasz powiadomienie o rejestracji zgłoszenia, zamieszczeniu wzmianek w rejestrze oraz zamieszczeniu złożonych dokumentów w Repozytorium Dokumentów Finansowych”. Szczegółową instrukcję składania rocznego sprawozdania do KRS można znaleźć na stronie Ministerstwa Sprawiedliwości: https://zaplecze.biznes.gov.pl/files/files/procedure_attachments/files/Instrukcja%20uzytkownika.pdf oraz na stronie MDDP Outsourcing: https://www.mddp-outsourcing.pl/sprawozdania-finansowe-w-xml-podpisywanie-i-skladanie/.
Podsumowując, sprawozdanie finansowe zawsze warto podpisać i wysłać testowo, aby uniknąć niepotrzebnych problemów z zamieszczeniem e-sprawozdania na stronie e-KRS. Taką weryfikację może przeprowadzić każdy, wystarczy utworzyć konto na stronie KRS. Jest to z pewnością lepsze rozwiązanie, gdyż możemy wcześniej skorygować ewentualne błędy i uniknąć niepotrzebnych stresów w sytuacji, gdy mamy cały komplet dokumentów podpisany przez zarząd, którego musimy ponownie prosić o podpisy, jeśli w momencie próby złożenia e-sprawozdania pojawia się niespodziewany błąd.
W związku ze zbliżającym się okresem sprawozdawczym przypominamy o kompleksowych usługach, które oferuje MDDP Outsourcing. Eksperci w naszym dziale sprawozdawczości doskonale znają wyzwania związane z przygotowaniem sprawozdań finansowych, dlatego oferujemy najlepsze wsparcie, zarówno w ramach jednorazowych projektów, jak i cyklicznej współpracy.
Nasze bogate doświadczenie jest naszym atutem. Niezależnie od skali i specyfiki Twojej działalności, jesteśmy gotowi wspierać Cię w kluczowym okresie sprawozdawczym! Chętnie przedstawimy pełną ofertę wraz z cennikiem usług sprawozdawczości finansowej i raportowania. Zapraszamy do kontaktu z nami!
Autor: Dział Sprawozdawczości Finansowej w MDDP Outsourcing
