Wydatki na ubiór służbowy na gruncie CIT

W ramach prowadzonej działalności gospodarczej pracodawca często staje przed koniecznością wyposażenia pracowników w odpowiednią odzież służbową. Zakup dedykowanego ubioru może być przeznaczony na cele ochronne czy służące wizerunkowi firmy. Jak prawidłowo wykazać wydatki poniesione na odzież służbową w księgach rachunkowych?

Zakup odzieży dla pracowników, a koszty uzyskania przychodów

Regulacje zawarte w ustawie o CIT nie odnoszą się bezpośrednio do wydatków związanych z ubiorem pracowników oraz sposobu ich kwalifikacji. Konieczne jest zatem sięgniecie do przepisów ogólnych. Zgodnie z art. 15 ust 1. ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1. Zatem z perspektywy przepisów o podatku dochodowym, zakup stroju służbowego podlega indywidualnemu rozpatrzeniu przez podatnika w kontekście zaliczenia wydatku do kosztów podatkowych. Co do zasady, zakup elementów garderoby dla pracowników może zostać uznany za koszt podatkowy, jeśli pomiędzy wydatkiem na zakup stroju służbowego, a możliwością osiągnięcia przychodu istnieje adekwatny związek przyczynowo-skutkowy, a transakcja ta jest właściwie oraz rzetelnie udokumentowana i uzasadniona.

Odzież robocza

Poza ustawą o CIT należy zwrócić uwagę także na inne akty normatywne, bowiem kwestię zapewnienia ubrań ochronnych dla pracowników w odniesieniu do specyficznych warunków pracy w miejscu zatrudnienia reguluje odrębna ustawa. Kodeks Pracy w art. 237 [7] wskazuje, że pracodawca ma obowiązek dostarczenia pracownikowi nieodpłatnie odzieży i obuwia roboczego, spełniającego wymagania określone w Polskich Normach, jeżeli odzież własna pracownika może ulec zniszczeniu lub znacznemu zabrudzeniu oraz ze względu na wymagania technologiczne, sanitarne lub bezpieczeństwa i higieny pracy.

Wydatki poniesione na zapewnienie pracownikom odzieży roboczej mogą zatem stanowić koszt uzyskania przychodów, ponieważ wymóg ich dostarczenia przez pracodawcę wynika bezpośrednio z przepisów prawa, a ponadto ustawodawca nie ujął tego rodzaju świadczeń w katalogu wydatków nieuznawanych za koszty podatkowe (art. 16 ust. 1. ustawy o CIT).

Ubiór służbowy

Oprócz odzieży roboczej może pojawić się potrzeba zakupu ubioru służbowego przeznaczonego dla pracowników, wykorzystywanego w miejscu pracy. Obowiązek noszenia odpowiedniej odzieży pracowniczej wynika często z wewnętrznego regulaminu zakładu. Kluczową kwestią w zakresie ujęcia tego rodzaju wydatków jako koszty podatkowe jest wyeliminowanie cech osobistych z ubioru służbowego. Zagadnienie to zostało wielokrotnie poruszone w orzecznictwie (m.in. wyrok WSA w Warszawie z 31 lipca 2013 r. – III SA/Wa 659/13, WSA w Łodzi z 19 kwietnia 2011 r. – I SA/Łd 30/11, WSA w Warszawie z 5 września 2008 r. – III SA/Wa 623/08). Zgodnie w utrwaloną wykładnią sądów może temu służyć umieszczenie na niej oznaczenia pozwalającego na jednoznaczną identyfikację określonej firmy, np. przy użyciu logo, nazwy czy odpowiedniej kolorystyki ściśle kojarzonej z daną firmą. Zatem jakie właściwości powinno mieć oznaczenie na odzieży, aby przynosić korzyści podatkowe przedsiębiorcy? Przede wszystkim musi być trwałe (np. naszyte logo, zamiast przypinki) oraz umiejscowione w łatwo widocznym miejscu dla kontrahentów, spełniając swoją reklamową funkcję. Prezentowanie logo zwiększa rozpoznawalność marki firmy na rynku i może tym samym wpływać na wielkość jej sprzedaży.

Zakup standardowego ubioru, nieposiadającego cech charakterystycznych dla danej firmy (np. garnituru, sukienki) należy uznać za strój przeznaczony na cele osobiste pracownika, ze względu na możliwość korzystania z niego również w życiu prywatnym. Takie wydatki są wyłączone z kategorii kosztów uzyskania przychodów, co potwierdza teza Naczelnego Sądu Administracyjnego postawiona w sprawie II FSK 2213/13:
„Garnitur podobnie jak koszula, buty i inne elementy garderoby są ze swej natury rzeczami osobistymi, których zakup nie zalicza się do kosztów uzyskania przychodu, bez względu na to czy i w jakim stopniu są używane w trakcie wykonywanej działalności. Wydatki na ten cel są wydatkami ściśle osobistymi, związanymi z realizacją osobistych potrzeb, niezależnie od prowadzonej działalności bądź wykonywanej pracy.”

Wydatki na ubiór służbowy – podsumowanie

Stanowiska organów skarbowych, jak i sądów w zakresie kwalifikacji wydatków poniesionych za ubiór służbowych są w zasadzie jednolite. Przede wszystkim z kosztów uzyskania przychodów wyłączony jest zakup odzieży wykorzystywanej do celów osobistych pracowników, pozbawionej cech identyfikujących podatnika. Natomiast kosztem podatkowym będzie zarówno zakup odzieży ochronnej, jak i odzieży używanej w celach marketingowych, charakterystycznej dla firmy, czyli opatrzonej trwałym oznaczeniem.

Autor: Aneta Saks, Młodsza księgowa w warszawskim biurze rachunkowym MDDP Outsourcing