e-Sprawozdania – przewodnik po elektronicznym raportowaniu sprawozdań finansowych

Od 1 października 2018 roku sporządzanie sprawozdań finansowych wyłącznie w formie elektronicznej stało się obowiązkiem wszystkich podmiotów zobowiązanych do prowadzenia ksiąg rachunkowych. Elektroniczne sprawozdania finansowe, znane jako e-sprawozdania, są nie tylko wymogiem prawnym, ale również nowoczesnym narzędziem, które usprawnia cały proces raportowania finansowego. Poniżej przybliżamy zasady tworzenia e-sprawozdań oraz omawiamy najważniejsze aspekty związane z ich składaniem.

Czym są e-Sprawozdania?

E-sprawozdanie to forma elektronicznego raportu finansowego, przygotowywana przez różne podmioty, takie jak firmy, organizacje czy instytucje publiczne. Celem e-sprawozdania jest przedstawienie aktualnej sytuacji majątkowej, wyników finansowych oraz innych istotnych informacji wymaganych przez przepisy prawa.

Każda jednostka prowadząca księgi rachunkowe ma obowiązek sporządzenia sprawozdania finansowego. Elektroniczna forma sprawozdania ułatwia proces jego składania, redukuje koszty związane z drukiem i przechowywaniem dokumentów oraz umożliwia szybki dostęp do informacji dla zainteresowanych stron, takich jak inwestorzy, organy nadzorcze czy administracja publiczna.

Kto jest zobowiązany do sporządzenia e-Sprawozdania?

Obowiązek sporządzania sprawozdania finansowego w formie elektronicznej dotyczy:

• spółek handlowych,
• fundacji i stowarzyszeń,
• innych jednostek prowadzących księgi rachunkowe.

Wszystkie te podmioty muszą dostosować swoje sprawozdania finansowe do konkretnych wymogów strukturalnych, co umożliwia automatyczne przetwarzanie danych przez odpowiednie instytucje.

Jaka jest forma e-Sprawozdania?

Sprawozdanie finansowe musi być przygotowane jako dokument elektroniczny w jednej z odpowiednich struktur logicznych:

• jednostki stosujące przepisy Ustawy o Rachunkowości (UoR) sporządzają sprawozdanie finansowe w formacie XML (Extensible Markup Language) zgodnie ze strukturą opublikowaną przez Ministerstwo Finansów w Biuletynie Informacji Publicznej;
• jednostki stosujące Międzynarodowe Standardy Rachunkowości (MSR) lub Międzynarodowe Standardy Sprawozdawczości Finansowej (MSSF), które są emitentami, przygotowują sprawozdanie finansowe w formacie ESEF (European Single Electronic Format);
• pozostałe jednostki stosujące MSR/MSSF, które nie są emitentami, muszą przygotować sprawozdanie w wersji elektronicznej, ale wybór formatu i struktury logicznej pozostaje po ich stronie.

UWAGA! Na początku listopada 2024 r. na stronie www.gov.pl zostały opublikowane nowe struktury logiczne w wersji 1.3, które obowiązują do sprawozdań finansowych sporządzanych za lata obrotowe rozpoczynające się 1 stycznia 2024 r. lub później.  W związku z powyższym, należy zastosować aktualne schemy do sporządzania sprawozdań finansowych za rok obrotowy zaczynający się od 1 stycznia 2024 r.

Narzędzie do e-Sprawozdań od MDDP Outsourcing

Zespół IT MDDP Outsourcing stworzył zaawansowane oprogramowanie do konwersji sprawozdań finansowych do formatu XML. Dzięki temu narzędziu cały proces staje się bardziej intuicyjny i efektywny. Dodatkowo oferujemy usługę kompleksowej konwersji sprawozdań, co może być szczególnie pomocne dla firm, które chcą uniknąć błędów i zyskać pewność, że ich dokumenty spełniają wszystkie wymogi.

Więcej o naszym narzędziu do e-Sprawozdań tutaj: Program do e-sprawozdań finansowych – MDDP Outsourcing

Jakie są kluczowe terminy i zasady dotyczące e-Sprawozdań?

1. Termin na podpisanie e-Sprawozdania – sprawozdanie finansowe musi być podpisane w ciągu trzech miesięcy od dnia bilansowego.
2. Podpis e-Sprawozdania – dokument musi zostać podpisany kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem zaufanym przez osobę, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych, oraz wszystkich członków zarządu. W pierwszej kolejności podpisuje osoba odpowiedzialna za księgi rachunkowe, a następnie zarząd.
3. Miejsce składania – złożenie e-Sprawozdania odbywa się w Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS) za pomocą systemu e-KRS, umożliwiającego składanie dokumentów online. W przypadku jednostek niewpisanych do KRS, sprawozdanie należy złożyć do Szefa Krajowej Administracji Skarbowej (KAS).
4. Termin składania – dokumenty należy złożyć w ciągu 15 dni od dnia zatwierdzenia sprawozdania przez organ zatwierdzający, na przykład walne zgromadzenie.
5. Wymogi formalne – e-Sprawozdania muszą zawierać wszystkie wymagane elementy zgodne z Ustawą o Rachunkowości lub MSR/MSSF.

Jakie są korzyści z elektronicznego raportowania sprawozdań finansowych?

Elektroniczne raportowanie sprawozdań finansowych przynosi liczne korzyści, w tym:

• skrócenie czasu obsługi dokumentów – automatyzacja procesu pozwala na szybsze przetwarzanie i analizę danych;
• obniżenie kosztów – brak potrzeby drukowania i przechowywania fizycznych kopii dokumentów zmniejsza wydatki;
• lepszą przejrzystość i dostępność danych – inwestorzy, organy regulacyjne i inne zainteresowane strony mają łatwiejszy dostęp do informacji finansowych.

Dzięki wprowadzeniu e-sprawozdań cały proces stał się bardziej efektywny i nowoczesny, wspierając transparentność finansową oraz ograniczając obciążenia administracyjne dla firm.

autor: Piotr Czarnecki, Młodszy specjalista ds. sprawozdawczości, MDDP Outsourcing Warszawa

Zapraszamy do zapoznania się z pozostałymi artykułami z cyklu „Sprawozdanie finansowe 2025”

1. Harmonogram prac nad sprawozdaniem finansowym
2. Ustalenie formy sprawozdawczości finansowej
3. Obowiązek badania i wybór firmy audytorskiej
4. Inwentaryzacja aktywów i pasywów oraz ich wycena
5. Wycena aktywów i pasywów na dzień bilansowy
6. Sporządzenie i podpisanie rocznego sprawozdania finansowego
7. Konsolidacja sprawozdań finansowych
8. E-sprawozdania
9. Wysyłka sprawozdania finansowego po terminie
10. Sprawozdanie finansowe 2025: Kompleksowy przewodnik od MDDP Outsourcing

Potrzebujesz profesjonalnego wsparcia w zakresie sprawozdań finansowych i raportowania?
Zespół MDDP Outsourcing oferuje fachowe i terminowe usługi obejmujące zarówno e-sprawozdania finansowe, jak i: konsolidację sprawozdań, raportowanie zarządcze do grupy oraz sprawozdania iXBRL zgodne ESEF.
> Skontaktuj się z nami już dziś! <