Inwentaryzacja aktywów i pasywów oraz ich wycena

Inwentaryzacja aktywów i pasywów to nieodłączny element procesu rachunkowości, który zapewnia rzetelność i zgodność danych w księgach rachunkowych z rzeczywistym stanem majątkowym jednostki.

Zgodnie z Ustawą o Rachunkowości oraz stanowiskami Komitetu Standardów, każda jednostka gospodarcza, niezależnie od swojej wielkości czy formy prawnej, zobowiązana jest do przeprowadzania inwentaryzacji przynajmniej raz w roku.

Czym jest inwentaryzacja aktywów i pasywów?

Głównym celem inwentaryzacji jest potwierdzenie istnienia, stanu oraz wartości składników majątku jednostki i porównanie ich z danymi w księgach rachunkowych. Pozwala to na wychwycenie wszelkich różnic inwentaryzacyjnych, które mogą wynikać z błędów, zdarzeń losowych, czy też innych przyczyn. W przypadku jednostek, które są zobowiązane do badania sprawozdań finansowych, istotne jest wcześniejsze powiadomienie biegłego rewidenta o terminach inwentaryzacji, gdyż obserwacja spisu z natury to jeden z istotnych elementów procesu audytu.

Chcesz wiedzieć więcej? Sprawdź i pobierz kompleksowy przewodnik → „Sprawozdanie finansowe 2025” od MDDP Outsourcing

Kto ponosi odpowiedzialność za przeprowadzenie inwentaryzacji?

Odpowiedzialność za organizację i nadzór nad inwentaryzacją spoczywa na kierowniku jednostki. W przypadku organu wieloosobowego odpowiedzialność ponoszą wszyscy jego członkowie. Kierownik jednostki powinien określić terminy oraz harmonogram inwentaryzacji w polityce rachunkowości lub w instrukcji inwentaryzacyjnej, dostosowując je do specyfiki działalności jednostki i rodzajów składników aktywów. Do obowiązków kierownika należy m.in. powołanie komisji inwentaryzacyjnej, wydanie zarządzeń dotyczących przeprowadzenia spisu, nadzór nad przebiegiem inwentaryzacji oraz rozliczenie jej wyników.

Jakie są możliwe metody inwentaryzacji?

Ustawa o Rachunkowości (art. 26) wyróżnia trzy główne metody inwentaryzacji:

1. spis z natury – polega na fizycznym zliczeniu, zważeniu lub zmierzeniu składników aktywów, ich wycenie oraz porównaniu z danymi w księgach rachunkowych; nadwyżki lub niedobory należy odpowiednio rozliczyć i ująć w księgach;
2. potwierdzenie salda – uzgodnienie sald środków pieniężnych z bankami oraz należności z kontrahentami; ta metoda polega na zbieraniu informacji o stanach rachunków i rozrachunkach od instytucji zewnętrznych;
3. weryfikacja – stosowana, gdy niemożliwe jest przeprowadzenie spisu z natury lub uzyskanie potwierdzenia salda; weryfikacja polega na porównaniu danych księgowych z dokumentacją i sprawdzeniu poprawności sald; wyniki weryfikacji muszą być udokumentowane protokołem.

W jakich terminach powinno się przeprowadzać inwentaryzację i jak często?

Zasadniczo inwentaryzację przeprowadza się na koniec roku obrotowego, ale można ją rozpocząć do 3 miesięcy przed zakończeniem roku i zakończyć do 15 dni po dniu bilansowym. Terminy te nie dotyczą aktywów pieniężnych, papierów wartościowych, produkcji w toku oraz niektórych materiałów i towarów, które muszą być inwentaryzowane dokładnie na koniec roku.

Częstotliwość inwentaryzacji powinna być następująca:

• raz w roku – m.in. aktywa pieniężne, materiały i towary na terenie niestrzeżonym;
• raz na dwa lata – zapasy na terenie strzeżonym;
• raz na cztery lata – nieruchomości i środki trwałe na terenie strzeżonym.

Jak prawidłowo udokumentować inwentaryzację?

Wyniki spisu z natury dokumentuje się na arkuszach spisowych. Arkusze muszą być wypełnione w sposób przejrzysty, bez pozostawiania wolnych miejsc. W przypadku wykrycia różnic inwentaryzacyjnych, należy je rozliczyć i przedstawić w księgach rachunkowych. Weryfikacja sald dokumentowana jest protokołem, a uzgodnienie salda potwierdzają pisemne oświadczenia kontrahentów.

autor: Piotr Czarnecki, Młodszy specjalista ds. sprawozdawczości, MDDP Outsourcing Warszawa

Poznaj pozostałe artykuły z cyklu „Sprawozdanie finansowe 2025”

1. Harmonogram prac nad sprawozdaniem finansowym
2. Ustalenie formy sprawozdawczości finansowej
3. Obowiązek badania i wybór firmy audytorskiej
4. Inwentaryzacja aktywów i pasywów oraz ich wycena
5. Wycena aktywów i pasywów na dzień bilansowy
6. Sporządzenie i podpisanie rocznego sprawozdania finansowego
7. Konsolidacja sprawozdań finansowych
8. E-sprawozdania
9. Wysyłka sprawozdania finansowego po terminie
10. Sprawozdanie finansowe 2025: Kompleksowy przewodnik od MDDP Outsourcing

Potrzebujesz profesjonalnego wsparcia w zakresie sprawozdań finansowych i raportowania?
Zespół MDDP Outsourcing oferuje fachowe i terminowe usługi obejmujące:
konsolidację sprawozdań, raportowanie zarządcze do grupy, e-sprawozdania finansowe oraz sprawozdania iXBRL zgodne ESEF.
> Skontaktuj się z nami już dziś! <