Należyta staranność. Czym jest i jak interpretuje ją urząd skarbowy?

Fiskus często weryfikuje zachowanie należytej staranności przez przedsiębiorców, którzy muszą udowadniać brak świadomości uczestnictwa w potencjalnym oszustwie. Sama weryfikacja kontrahenta na początku współpracy to dla urzędu za mało by móc uznać, iż przedsiębiorca zachował należytą staranność. Czym wiec jest oraz jak sprostać wymaganiom stawianym przez urząd skarbowy w celu dochowania należytej staranności?

Należyta staranność. W jakiej sytuacji przedsiębiorca narażony jest na kontrolę fiskusa za jej niedochowanie?

 W momencie stwierdzenia przez urząd, że podatnik nie dochował należytej staranności, niestety jest już za późno na naprawę tego błędu.

O dochowaniu należytej staranności mówi się wtedy, gdy przedsiębiorca przed zawarciem transakcji z kontrahentem dokładnie go zweryfikuje.

W sytuacji, gdy podatnik trafi na nieuczciwego kontrahenta, a fiskus wykryje nieprawidłowości związane z tą transakcją i wysnuje zarzut o niedochowanie należytej staranności, pojawi się ryzyko podatkowe oraz gospodarcze. O tym, że kontrahent był nieuczciwy, można dowiedzieć się czasem nawet kilka lat po zakończeniu z nim współpracy, co nasuwa wnioski, że na ryzyko kontroli związane z niepodjęciem należytej staranności narażony jest każdy przedsiębiorca, nawet ten uczciwy, płacący podatki i mający porządek w księgach.

Jednym z przykładów, którym można się posłużyć, opisując fakt niezachowania należytej staranności przez podatnika, jest sytuacja, w której przedsiębiorca zleca wykonanie np. prac budowlanych kontrahentowi. Kontrahent ten wystawia fakturę, prace zostały wykonane, więc pozornie wszystko jest w porządku. Okazuje się jednak, że to nie wystawca faktury wykonał wszystkie zlecona prace, lecz inny podmiot. W sytuacji tej przedsiębiorcy zarzuca się nieodchowanie należytej staranności związanej ze sprawdzeniem kontrahenta lepiej by móc wywnioskować, że nie jest on w stanie samodzielnie wykonać zleconych mu usług.

Kolejną sytuacją narażającą przedsiębiorcę na kontrolę fiskusa jest zakup przez niego towaru od kontrahenta, który nie rozliczył się z tej transakcji z urzędem. Jeszcze większe ryzyko pojawia się w momencie, gdy kontrahent ten tak naprawdę nie był nigdy posiadaczem tego towaru. Takie samo ryzyko występuje w przypadku sprzedaży towaru za granicę. Zakładając, że jest to wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów objęta stawką 0% ryzyko gospodarcze pojawia się w momencie, kiedy nabywca sam przyjedzie po towar, przedłoży nam dokumenty zapewniające nas, że towar został wywieziony z kraju, a następnie okaże się, że towar ten został w Polsce. My natomiast wystawiliśmy fakturę ze stawką VAT 0%, natomiast powinniśmy zastosować stawkę krajową. Jedynym sposobem na uniknięcie kar ze strony urzędu skarbowego jest nie tylko udowodnienie, że nie braliśmy udziału w oszustwie, ale również zapewnienie go, że nie mieliśmy nawet podstaw, by podejrzewać, że bierzemy w nim udział.

Kryteria należytej staranności — jak skutecznie udowodnić urzędowi skarbowemu, że zostały przez nas spełnione?

Oczekiwania polskich organów związane z udowodnieniem zachowania należytej staranności są duże, jednak problemem jest brak definicji „należytej staranności” w  ustawie o podatku dochodowym oraz podatku od towarów i usług. Przedsiębiorca tak naprawdę nie ma możliwości odniesienia się do bardziej szczegółowych wytycznych, które wykazane by były w ustawie. Jedynymi źródłami, z których przedsiębiorca może wyciągać pewne przesłanki i nimi się kierować są orzecznictwa, zarówno Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej jak i polskich sądów administracyjnych. Istnieje również dokument „Metodyka w zakresie oceny dochowania należytej staranności”, którego treść skierowana jest do urzędników oceniających zachowanie należytej staranności przez podmioty, jednak nic nie stoi na przeszkodzie, by sugerować się jego treścią. Znaleźć w nim można listę wymaganych czynności, zgodnie należy spełnić, aby dochować należytej staranności, tj.:

• skontrolować formalnie kontrahenta — sprawdzić, czy on faktycznie istnieje oraz, czy można go odnaleźć w różnych ogólnodostępnych bazach, takich jak KRS, CEiDG;
• sprawdzić, czy kontrahent jest zarejestrowany- przede wszystkim odszukując go na białej liście i jeśli jest taka możliwość, to otrzymując od niego dokumenty potwierdzające legalność działalności lub uprawnienia kontaktującej się z nim osoby do reprezentowania danej firmy.

Należy również pamiętać o dopilnowaniu, by kształt relacji biznesowych z kontrahentem był zachowany w porządku tj. w przypadku podpisania umowy czy innego dokumentu np. zamówienia, czy zlecenia pamiętać należy o tym, by dysponować pisemnym potwierdzeniem tej współpracy. W przypadku, gdy podmioty nie podpisują umowy, należy zadbać o inne formy dokumentowania legalności tej współpracy, np. zachowując elektroniczne potwierdzenie zamówienia.

Kiedy podatnik kupuje towar, powinien on dopilnować, aby płatność dokonana została za pomocą przelewu na rachunek bankowy znajdujący się na Białej Liście.

Metoda oceny dochowania należytej staranności zakłada, by w grę wchodziły również czynności detektywistyczne polegające na pojechaniu do kontrahenta, poznaniu go, obejrzeniu jego siedziby oraz sprawdzeniu, czy rzeczywiście prowadzi on tam działalność. Pamiętać należy jednak, że przedsiębiorcy kładą nacisk na prowadzenie biznesu w celu osiągnięcia zysku w sposób sprawny i bez zakłóceń co ogranicza ich możliwości osobistej weryfikacji każdego kontrahenta.

Podstawowe działania takie jak sprawdzenie kontrahenta w bazie, zdobycie opisu wykonanej usługi, podpisanie umowy, zdobycie e-mailowego potwierdzenia zamówienia czy uzyskanie dowodu przelewu mogą stanowić dla fiskusa niewystarczające przesłanki świadczące o zachowaniu należytej staranności. Z trochę innym podejściem można natomiast spotkać się w sądach.

Czy warto wchodzić na drogę sądową z fiskusem w celu obronienia się przed zarzutem niedotrzymania należytej staranności?

 W sytuacji, kiedy przedsiębiorca dowie się, że jego kontrahent nie był uczciwy, przez co urząd skarbowy chciałby od przedsiębiorcy, np. zwrotu niedopłaconego podatku lub zastosowaniu wyższej stawki niż zastosowano przy sprzedaży, podatnik może uniknąć wchodzenia w spór z fiskusem poprzez skorygowanie deklaracji oraz zapłatę podatku.

Jeśli jednak zdecyduje on o wejściu w spór z urzędem, na samym początku musi on napisać zastrzeżenia do protokołu kontroli, a następnie po odpowiedzi fiskusa, który prawdopodobnie nie zgodzi się z opinią podatnika, zostanie wszczęte w ciągu 6 miesięcy postępowanie podatkowe.

Jeśli mimo to organ podatkowy nadal będzie stał na swoim stanowisku, kolejnym krokiem jest rozpoczęcie postępowania odwoławczego. W jego ramach organ podatkowy drugiej instancji rozpatruje sprawę  i w przypadku, gdy US nadal podtrzymuje swoje zdanie, spór trafia do sądu. Tutaj również bywa różnie, ale mimo wszystko przedsiębiorca ma większe szanse na udowodnienie swojej racji.

Należyta staranność – czy da się ją udowodnić?

Jak widać, nie istnieje uniwersalny sposób pozwalający udowodnić przedsiębiorcy zachowanie należytej staranności dla potrzeb VAT. Organy wymagają spełnienia bardzo wielu, różnych warunków w celu wykazania zachowania należytej staranności a w praktyce i to nie daje pewności, że w tym sporze wygra przedsiębiorca. W praktyce, jeśli organ ustali, że na którymkolwiek etapie obrotu doszło do oszustwa podatkowego, to na przedsiębiorcy ciąży obowiązek udowodnienia, że nie bierze on udziału w oszustwie. W takiej sytuacji przedstawienie przez przedsiębiorę nawet wielu okoliczności potwierdzających jego brak udziału oraz zachowanie należytej staranności może nie być wystarczające dla fiskusa. Paradoksalnie zdarzają się przypadki, gdzie przedstawienie szerokiego zakresu czynności podejmowanych przez podatnika w celu weryfikacji kontrahenta może zostać uznane na jego niekorzyść, gdyż organy uważają, iż nadgorliwość może świadczyć o dobrym przygotowaniu do popełnienia oszustwa.

Odpowiednia weryfikacja zarówno kontrahenta jak i okoliczności transakcji ogranicza ryzyko

Mimo że ryzyka nie da się całkowicie wyeliminować ani uniknąć, można je ograniczyć. Do tego celu ważne jest wypracowanie oraz konsekwentne stosowanie przez przedsiębiorcę kompleksowej polityki weryfikacji kontrahentów oraz transakcji. Weryfikacja ta ogranicza zarówno ryzyko nieświadomego udziału w oszustwie podatkowym jak również w przypadku sporu z fiskusem daje mocne argumenty na korzyść podatnika. Ma ona również istotne znacznie dla samego przedsiębiorcy, ograniczając jego ryzyko biznesowe.

Autor: Karina Nowak, Młodsza księgowa w katowickim biurze rachunkowym MDDP Outsourcing