Inwentaryzacja środków trwałych

Inwentaryzacja środków trwałych jest kluczowym procesem w zarządzaniu majątkiem każdej organizacji, bez względu na jej wielkość czy branżę. Jest to procedura, która polega na dokładnym spisie oraz ocenie wartości posiadanych aktywów. W artykule omówimy najistotniejsze zagadnienia związane z inwentaryzacją środków trwałych.

Zgodnie z artykułem 26 ustawy o rachunkowości środki trwałe podlegają okresowej inwentaryzacji. Podstawowym źródłem przepisów dotyczących inwentaryzacji, jest rozdział 3 Ustawy o rachunkowości  „Inwentaryzacja oraz Krajowe Standardy Rachunkowości (Nr 11 „Środki trwałe ”, w których w rozdziale X, w punktach 10.07 – 10.19 zostały one szczegółowo przedstawione).

Główne cele inwentaryzacji

Inwentaryzacja pełni kilka ważnych funkcji w organizacji. Jej funkcje, to m.in.:

• weryfikacja poprawności danych ewidencji księgowej drogą ich porównania ze stanem faktycznym oraz przeprowadzenie wynikających z weryfikacji korekt kosztów i przychodów jednostki,
• wzmocnienie kontroli wewnętrznej majątku jednostki,
• ocena stanu oraz przydatności objętych inwentaryzacją środków trwałych, co może stanowić przesłankę do dokonania testów na trwałą utratę wartości.

Inwentaryzacją obejmuje się również obce środki trwałe użytkowane przez jednostkę, zaś informację o weryfikacji ich stanów przekazuje jednostkom, które są ich właścicielami.

W Punkcie 10.10 Krajowych Standardów Rachunkowości zaleca się jednostkom stworzenie tzw. procedury inwentaryzacyjnej, zgodnej z wymogami ustawy, uwzględniając liczbę obiektów i specyfikę środków trwałych. Zaleca się również, by związane z inwentaryzacją zagadnienia były regulowane w postaci instrukcji inwentaryzacyjnej.

Metody Inwentaryzacji

Wyróżniamy dwie metody inwentaryzacyjne:

• Spis z natury

Podstawowa metoda inwentaryzacji środków trwałych polegająca naliczeniu i pomiarach środków trwałych. Spisane z natury obiekty inwentarzowe wykazuje się w arkuszach spisowych. Inwentaryzację drogą spisu z natury zazwyczaj przeprowadzają wybrane wcześniej „zespoły spisowe”. Podczas spisu należy odnotować każdą niekompletność obiektu inwentarzowego lub wyposażenie go w części dodatkowe lub peryferyjne, niewykazane w ewidencji fakt wyłączenia z użytkowania, uszkodzenia, lub stan odbiegający od stanu, jaki jest właściwy dla środka trwałego w określonym wieku.

Zgodnie z artykułem 4 Ustawy o rachunkowości z inwentaryzację w postaci spisu z natury odpowiada kierownik jednostki.

• Metoda weryfikacji

Polega na porównaniu stanów wynikających z ksiąg rachunkowych dotyczących poszczególnych obiektów inwentarzowych, z danymi wynikających z odpowiednich dokumentów źródłowych, stanowiących podstawę ujęcia ich w księgach, a następnie na rzeczywistej ocenie wartości tych obiektów.

Specyfika inwentaryzacji środków trwałych

Kiedy należy przeprowadzić inwentaryzację w zależności od rodzaju środka trwałego?

• Inwentaryzację gruntów, praw i obiektów trudno dostępnych, przeprowadza się metodą weryfikacji na ostatni dzień każdego roku obrotowego. Dotyczy to również sytuacji, w których jeżeli z przyczyn zasadnych spis z natury nie był możliwy.
• Inwentaryzację nieruchomości oraz innych środków trwałych znajdujących się na terenie strzeżonym, a także maszyn i urządzeń wchodzących w skład środków trwałych w budowie, przeprowadza się metodą spisu z natury ,raz na cztery lata w dowolnym dniu roku.
• Dla środków trwałych innych, niż powyższe inwentaryzacje przeprowadza się metodą spisu z natury na ostatni dzień roku obrotowego. Termin inwentaryzacji środków trwałych drogą spisu z natury będzie również dotrzymany, jeśli ich inwentaryzację rozpoczęto nie wcześniej, niż trzy miesiące przed końcem roku obrotowego, a zakończono do 15 dnia następnego roku.

Podsumowując, inwentaryzacja środków trwałych jest nieodzownym elementem rzetelnego i transparentnego zarządzania majątkiem każdej organizacji. Przeprowadzana z należytą starannością i zgodnie z obowiązującymi przepisami, zapewnia wiarygodność danych finansowych, co ma niebagatelne znaczenie dla oceny kondycji finansowej firmy.

Autor: Krzysztof Lis, Księgowy w MDDP Outsourcing, Outsourcing księgowości Katowice

Źródło: Ustawa o rachunkowości, Krajowy Standard Rachunkowości Nr 11 „Środki trwałe”