Zamknięcie roku 2023. Harmonogram prac dotyczących sprawozdania finansowego
Rok 2023 się zakończył, co oznacza, że należy rozpocząć prace bilansowe, które poprzedzają przygotowanie sprawozdania finansowego. Należy je odpowiednio zaplanować, aby sporządzenie sprawozdania finansowego mieściło się w terminach ustalonych przez przepisy. Poniżej został przedstawiony harmonogram dla spółek, których rok finansowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym, ułatwiający organizację czasu prac bilansowych.
Wybór firmy audytorskiej (66 ust. 4 i 5 ustawy o rachunkowości)
Organ zatwierdzający sprawozdanie finansowe w spółce (wyjątek stanowi sytuacja, gdy umowa, statut lub inne przepisy spółki mówią inaczej) powinien dokonać wyboru firmy audytorskiej przed rozpoczęciem inwentaryzacji znaczących składników majątku. Kierownik jednostki zawiera z daną firmą audytorską umowę o badanie rocznego sprawozdania finansowego w terminie, który dopuszcza udział audytora w inwentaryzacji. Koszty badania rocznego sprawozdania finansowego ponosi jednostka. Należy mieć na uwadze, że nie wszystkie jednostki podlegają badaniu przez firmę audytorską. Obowiązek mają jednostki określone w art. 64 ust. 1 ustawy o rachunkowości, roczne skonsolidowane sprawozdania finansowe grup kapitałowych oraz sprawozdania finansowe jednostek określonych w art. 64 ust. 3 i ust. 4 ustawy o rachunkowości.
Inwentaryzacja aktywów i pasywów
Na dzień 31.12.2023 r. (dzień bilansowy) jednostka powinna przeprowadzić inwentaryzację składników, które zostały wymienione w art. 26 ust. 3 pkt 1 ustawy o rachunkowości. Inwentaryzację można rozpocząć już 1 października, a zakończyć 15 stycznia 2024 roku. Wyjątkiem są aktywa pieniężne, papiery wartościowe, produkty w toku produkcji oraz materiały, towary i produkty gotowe, określone w art. 17 ust. 2 pkt 4 ww. ustawy. Na dzień inwentaryzacji należy również sporządzić zestawienie sald inwentaryzowanej grupy składników aktywów.
Porównanie wyników inwentaryzacji ze stanem księgowym
Po przeprowadzeniu inwentaryzacji należy jej wyniki porównać ze stanem księgowym oraz wyjaśnić i rozliczyć w księgach różnice, które zostaną ujawnione w toku inwentaryzacji. Termin ostateczny na wykonanie tej części prac to 25 marca 2024 r. Według ustawy powinno to mieć miejsce przed zamknięciem ksiąg rachunkowych za 2023 rok, ale nie później niż 85 dnia po dniu bilansowym.
Zamknięcie ksiąg rachunkowych
Zanim nastąpi zamknięcie ksiąg rachunkowych, które przypada na dzień kończący rok obrotowy, nie później niż do 31 marca 2024 r., najpierw należy przygotować zestawienie obrotów i sald kont księgi głównej za rok obrotowy. Termin na wykonanie tego zadania to nie później niż 85 dni po dniu bilansowym, czyli 25 marca 2024 r. Kolejnym krokiem przed zamknięciem ksiąg jest zestawienie sald wszystkich kont pomocniczych. Czas na wykonanie tego zadania to co najmniej na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych, nie później niż w ciągu 3 miesięcy od dnia kończącego rok obrotowy, tj. do 31 marca 2024 r.
Sporządzenie i podpisanie rocznego sprawozdania finansowego
Sprawozdanie finansowe sporządza się w formie elektronicznej na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych, jednak nie później niż w ciągu 3 miesięcy od dnia kończącego rok obrotowy, tj. 31 marca 2024 r. Kolejnym krokiem po sporządzeniu sprawozdania finansowego jest jego popisanie przez:
– osobę, której zostało powierzone prowadzenie ksiąg;
– kierownika jednostki lub jeżeli jednostką kieruje organ wieloosobowy – wszyscy członkowie tego organu.
W przypadku odmowy podpisania sprawozdania konieczne jest załączenie do sprawozdania finansowego pisemnego uzasadnienia.
Badanie rocznego sprawozdania finansowego
Badanie rocznego sprawozdania finansowego powinno nastąpić przed jego zatwierdzeniem, niemniej jednak nie później niż 6 miesięcy od dnia bilansowego, tj. do 30 czerwca 2024. Należy pamiętać, że ukończenie badania sprawozdania finansowego spółek z o.o., towarzystw ubezpieczeń wzajemnych, towarzystw reasekuracji wzajemnej, spółek akcyjnych, prostych spółek akcyjnych oraz spółdzielni powinno nastąpić najpóźniej na 15 dni przed zgromadzeniem wspólników, walnym zgromadzeniem akcjonariuszy lub walnym zgromadzeniem członków albo przedstawicieli członków spółdzielni w celu udostępnienia go wraz ze sprawozdaniem z działalności jednostki wyżej wymienionym osobom. Przypominając, podstawa prawna, w której wymienione zostały limity, jakie należy spełnić, by podlegać obowiązkowi badania sprawozdania finansowego, została wymieniona w punkcie 1.
Zatwierdzenie i złożenie rocznego sprawozdania finansowego
Zatwierdzenie rocznego sprawozdania finansowego następuje nie później niż 6 miesięcy od dnia bilansowego, co wypada 30 czerwca 2024 roku. Dokonuje tego organ zatwierdzający, czyli wg ustawy o rachunkowości, to organ, który zgodnie z obowiązującymi jednostkę przepisami prawa, statutem, umową lub na mocy prawa własności jest uprawniony do zatwierdzania sprawozdania finansowego.
Kolejnym krokiem po zatwierdzeniu sprawozdania jest jego złożenie wraz z innymi wymaganymi dokumentami do właściwego rejestru sądowego. Lista jednostek gospodarczych jest wykazana w danym rejestrze sądowym. Termin wykonania tego zadania to maksymalnie 15 dni od daty zatwierdzenia sprawozdania finansowego.
Złożenie rocznego sprawozdania finansowego w Monitorze Sądowym i Gospodarczym
Jednostki, które nie są zobowiązane do złożenia sprawozdania finansowego w rejestrze sądowym, zgodnie z ustawą o rachunkowości mają obowiązek opublikować sprawozdanie finansowe wraz z objaśnieniami w Monitorze Sądowym i Gospodarczym. Termin na publikację sprawozdania w MSiG to 15 dni od dnia jego zatwierdzenia.
Przekazanie rocznego sprawozdania finansowego do Szefa KAS przez podatników PIT
Podatnicy PIT, którzy prowadzą księgi rachunkowe, mają obowiązek sporządzić sprawozdanie finansowe i przekazać je do szefa KAS w sposób elektroniczny przed upływem terminu określonego na złożenie zeznania, czyli do dnia 30 kwietnia roku następującego po roku podatkowym. Szef KAS udostępnia później to sprawozdanie urzędom skarbowym, celno-skarbowym, izbom administracji skarbowej oraz ministrowi finansów.
Autor: Daria Stachura, Starsza Księgowa, katowickie biuro rachunkowe MDDP Outsourcing
