Stabilizacja i usprawnienie procesowania faktur zakupowych u klienta z branży produkcji napojów bezalkoholowych.
Stabilizacja i usprawnienie procesowania faktur zakupowych z MDDP Outsourcing u klienta z branży produkcji i rozlewu napojów bezalkoholowych, należącego do międzynarodowej grupy.
Klient, niemiecka spółka z branży produkcji i rozlewu napojów bezalkoholowych, jest częścią międzynarodowej grupy. Firma ma dziewięć zakładów produkcyjnych na terenie Niemiec oraz centralę, która obsługuje m.in. procesy weryfikacji i księgowania faktur zakupowych (proces AP – Accounts Payable) dla ponad 20 samodzielnych jednostek. Spółka korzysta z systemu SAP, a do obsługi procesów AP wykorzystuje dodatkowy moduł służący do zarządzania obsługą tych procesów. Każdego miesiąca firma otrzymuje kilka tysięcy faktur, które są automatycznie wprowadzane do systemu, lecz wymagają weryfikacji i uzupełnienia danych, a następnie księgowania albo przesłania do wyjaśnienia lub akceptacji. W wyniku stałego wzrostu spółki, któremu towarzyszy rosnący wolumen dokumentów przy jednoczesnej rotacji pracowników, firma zmagała się z opóźnieniami w płatnościach i trudnościami w zachowaniu wysokiej jakości procesów zgodnych z wymogami SOX.
Wyzwania
- Wysoka liczba faktur zakupowych: wewnętrzny dział zakupów klienta nie nadążał z przetwarzaniem dużej liczby faktur, co skutkowało opóźnieniami w płatnościach i zakłóceniami, a nawet groźbą blokady produkcji.
- Rotacja pracowników: dość częste zmiany personalne związane z rotacją pracowników w dziale księgowości potęgowały problemy wynikające z dużej liczby faktur. Na sytuację taką miał również wpływ podział zadań przy braku szczegółowo opisanych instrukcji procesowania poszczególnych typów dokumentów. Niezbędne w tej sytuacji było wdrożenie rozwiązań zapewniających ciągłość wiedzy, a tym samym stabilność obsługi procesów księgowania faktur.
- Złożoność procesów podlegających kontrolom SOX: konieczność utrzymania rygorystycznej kontroli nad procesami księgowymi, połączonymi m.in. z procesami kontroli zamówień, zatwierdzania i płatności zgodnymi z wymaganiami SOX wymagała dokładnej weryfikacji dokumentacji oraz sprawnego obiegu wewnętrznego w celu wyjaśniania ewentualnych rozbieżności oraz uzyskiwania aprobat właściwych osób, co przy bardzo dużej ilości dokumentów stanowiło dodatkowe wyzwanie dla wewnętrznego zespołu.
Rozwiązanie wdrożone przez MDDP Outsourcing
MDDP Outsourcing, które już wcześniej obsługiwało krajową spółkę z grupy klienta, zostało polecone do rozszerzenia współpracy oraz wsparcia procesów weryfikacji i księgowania w niemieckiej spółce. Proces przejęcia zadań został wdrożony stopniowo, od wprowadzonej od razu obsługi przetwarzania prostszych faktur magazynowych powiązanych z zamówieniami, po bardziej skomplikowane przypadki, takie jak faktury kosztowe, korekty i dokumenty wymagające kontaktów z wieloma różnymi osobami w zakładach klienta (konsultacje dotyczące prawidłowości różnych parametrów i aprobaty). Kluczowe obszary wdrożenia, o które zadbało MDDP Outsourcing:
- Obsługa księgowości na systemie klienta (SAP)
MDDP Outsourcing, dzięki bogatemu doświadczeniu w pracy na systemach ERP, takich jak SAP, płynnie dostosowało swoje obowiązki do wymagań klienta. Regularne spotkania robocze z klientem umożliwiły zespołowi MDDP Outsourcing pełne zrozumienie specyfiki procesów, podziału zadań (workflow), typów zamówień oraz struktury planu kont i centrów kosztów. Zrozumienie wewnętrznych zasad klienta pozwoliło na szybszą adaptację do jego wymogów i standardów, co zwiększyło efektywność operacyjną procesu przejęcia zadań. - Standaryzacja procesów
Dla bardziej złożonych procesów sporządziliśmy matryce stosowanych parametrów i zaangażowanych w workflow kontaktów oraz zaproponowaliśmy standaryzację komentarzy stosowanych w obiegu workflow, co wprowadziło większą ich przejrzystość oraz usprawniło współpracę między poszczególnymi działami, co z kolei wpłynęło na zwiększenie efektywności pracy. - Stała komunikacja z klientem
Organizowane od samego początku współpracy, regularne spotkania techniczne z przedstawicielami zespołu księgowości klienta oraz comiesięczne spotkania statusowe z kierownictwem pozwoliły na skuteczne omówienie specyfiki procesów i bieżących problemów. Po okresie wdrożenia utrzymano comiesięczne spotkania statusowe, a dodatkowe spotkania techniczne organizowano w razie potrzeby omówienia specyfiki nowych dostawców lub przekazania nowych zadań. - Zarządzanie ciągłością wiedzy
Regularne spotkania wewnętrzne, na których omawiane były istotne zasady i specyficzne przypadki dotyczące różnych dostawców oraz opracowane przez MDDP Outsourcing i na bieżąco aktualizowane instrukcje, zapewniały ciągłość wiedzy oraz stabilność obsługiwanych procesów nawet w przypadku potencjalnej nieobecności konkretnego pracownika, co w praktyce, bez usług zewnętrznych, mogłoby zakłócić zarówno procesy księgowe, jak i realizację płatności, a tym samym mogłyby negatywnie wpłynąć na ciągłość dostaw. - Stabilizacja procesów w sytuacjach czasowego przeciążenia dodatkowymi zadaniami
Dzięki efektywności oraz elastyczności swoich usług MDDP Outsourcing zapewniło nie tylko stabilność procesów księgowych w obszarze AP, ale było również wsparciem w realizacji jednorazowych lub okresowych, pracochłonnych zadań towarzyszących, jak np. masowe wprowadzanie danych dostawców do bazy danych (Master Data) w przypadku przejęcia przez klienta nowego zakładu lub rozpoczęcia produkcji nowych wyrobów. Stała dbałość o aktualizację wiedzy w zespole pozwoliła również na sprawną adaptację nowych pracowników w przypadku potrzeby zwiększenia zakresu naszych usług, co niewątpliwie poprawiło stabilność operacyjną u klienta. - Wsparcie systemu kontroli zgodności z SOX
MDDP Outsourcing pomogło klientowi w zapewnieniu wysokiej jakości kontroli procesów związanych z weryfikowaniem, zatwierdzaniem i płatnościami faktur zakupowych, zgodnie z wymaganiami SOX. Dzięki temu przyczyniło się do redukcji u klienta ryzyka związanego z niezgodnościami w systemach i dokumentacji księgowej oraz zwiększenia jego kontroli nad procesami zakupów, realizacji zamówień, akceptacji oraz planowania cash flow.
Podstawowe korzyści dla klienta
- Lepsza kontrola nad procesami: wysoka jakość pracy i uwaga na szczegóły pracowników MDDP Outsourcing pozwoliły na identyfikację i eliminację rozbieżności między danymi w zamówieniach i na fakturach w zakresie konkretnych dostawców z innych grup kapitałowych, terminów płatności itp.
- Ciągłość procesów: nawet podczas nieobecności poszczególnych pracowników, dzięki przypisaniu dedykowanego zespołu oraz przygotowaniu szczegółowych, wewnętrznych instrukcji, procesy księgowe przebiegały płynnie i bez zakłóceń. MDDP Outsourcing zapewniło ciągłość procesowania faktur i stabilność pracy zespołu, nawet w obliczu rotacji pracowników klienta.
- Poprawa zarządzania płynnością finansową: Dzięki współpracy z MDDP Outsourcing, klient wyraźnie zmniejszył liczbę przeterminowanych zobowiązań, co pozytywnie wpłynęło na jego relacje z kluczowymi dostawcami. Dodatkowo zyskał większą kontrolę nad terminami płatności, które w niektórych przypadkach na fakturze były dłuższe niż przypisane do dostawcy w systemie, jednocześnie zredukował również do minimum ryzyko opóźnień i kar za nieterminowe płatności.
- Elastyczność wykorzystania zasobów. Dzięki proklienckiej postawie MDDP Outsourcing klient w momentach konieczności wykonania pracochłonnych zadań jednorazowych miał możliwość czasowego rozszerzania zakresu świadczonych dla niego przez nas usług, również o czynności tylko pośrednio związane z usługami podstawowymi. Dzięki temu ograniczył konieczność czasowego zatrudnienia nowych pracowników lub realizowania dodatkowych zadań w ramach godzin nadliczbowych.
Dzięki współpracy z MDDP Outsourcing, klient nie tylko rozwiązał swoje bieżące problemy operacyjne związane z procesowaniem faktur zakupowych, ale również zapewnił sobie długofalową stabilizację i efektywność procesów księgowych, zgodność z regulacjami SOX i stabilność operacyjną. Docenił podejście i zaangażowanie zespołu MDDP Outsourcing, co zaowocowało zwiększeniem skali współpracy – z zakresu pracy jednego pełnoetatowego specjalisty (FTE) do dwóch, a obecnie trwają rozmowy o zaangażowaniu trzeciej osoby. MDDP Outsourcing, dzięki doświadczeniu w obsłudze systemów ERP, wdrażaniu rozwiązań usprawniających pracę oraz swojej elastyczności działania, stało się ważnym i zaufanym partnerem, wspierającym klienta w jego dalszym, długofalowym rozwoju i optymalizacji procesów finansowych.
Zapraszamy do kontaktu, abyśmy mogli pomóc w optymalizacji procesów księgowych w Twojej organizacji – MDDP Outsourcing to Twój partner w sukcesie.
