Case study: wsparcie klienta z branży wynajmu pojazdów

Case Study: wsparcie w zakresie procesowania faktur zakupu oraz prowadzenia rejestru środków trwałych dla branży wynajmu długoterminowego pojazdów osobowych.

Klient i wyzwania, przed którymi stanął

Klient specjalizuje się w wynajmie długoterminowym pojazdów oraz zarządzaniu flotami samochodowymi dla firm i instytucji. Oferuje kompleksowe usługi leasingowe, w tym serwisowanie, ubezpieczenie i zarządzanie kosztami, pomagając klientom w optymalizacji zarządzania flotą i redukcji kosztów związanych z pojazdami. Firma działa na wielu rynkach międzynarodowych i jest częścią grupy banku z jedną z największych kapitalizacji giełdowych w strefie euro.

Klient zmagał się z poważnymi trudnościami kadrowymi w dziale księgowości, w tym wysoką rotacją pracowników, co skutkowało brakiem ciągłości działań oraz niedoborem kompetencji w istotnych obszarach, takich jak przetwarzanie faktur zakupowych i ewidencja środków trwałych. W efekcie firma miała trudności z efektywnym zarządzaniem procesami księgowymi. W obliczu tych wyzwań do MDDP Outsourcing zostało skierowane zapytanie o szybkie i skuteczne wsparcie. Dzięki doświadczeniu i profesjonalizmowi w usługach outsourcingowych możliwa była natychmiastowa reakcja, a zlecenie zostało przyjęte niemal z dnia na dzień, co okazało się kluczowe dla klienta.

Rozwiązanie systemowe – szybkie wdrożenie zespołu

Jednym z wyzwań był fakt, że klient korzystał z indywidualnie zaprojektowanego systemu księgowego, a ograniczony czas na przekazanie wiedzy od odchodzących pracowników sprawiał, że pełne zrozumienie funkcji systemu było trudne. Lider zespołu MDDP Outsourcing, mimo braku pełnych instrukcji, szybko opracował szczegółowe manuale i procedury, które dostosowano do specyfiki systemu. Kluczowe funkcje systemu, takie jak wprowadzanie danych, księgowanie operacji oraz generowanie raportów, zostały natychmiast przyswojone przez specjalistów. Dzięki temu proces wdrożenia został sprawnie przeprowadzony, a pełna odpowiedzialność za obsługę księgową mogła zostać szybko przejęta przez zespół.

Procesowanie faktur zakupowych – od analizy do pełnej integracji

Jednym z kluczowych zadań, które zostało przejęte przez MDDP Outsourcing, było procesowanie faktur zakupowych (AP). Dokładna analiza istniejących procedur została przeprowadzona w celu zidentyfikowania obszarów wymagających optymalizacji. Wprowadzone zostały niezbędne zmiany, w tym szczegółowe opisanie obiegu dokumentów poszczególnych dostawców, co umożliwiło płynniejsze i bardziej efektywne procesowanie faktur oraz zapewniło terminowość rozliczeń. Dodatkowo, jakość obsługi księgowej uległa usprawnieniu już po pierwszym miesiącu współpracy, co zostało wyraźnie zauważone i docenione przez klienta.

Ewidencja i uzgodnienie środków trwałych – kompleksowe podejście do księgowości

Kolejnym kluczowym obszarem, który wymagał naszej interwencji, była ewidencja środków trwałych. Została przeprowadzona gruntowna analiza zapisów księgowych i stanu faktycznego, co pozwoliło na szybkie zidentyfikowanie i wyjaśnienie licznych niezgodności między księgami a rejestrem środków trwałych. Klientowi zwrócono uwagę na brak dotrzymania ustawowych terminów inwentaryzacji środków trwałych, co mogło prowadzić do poważnych konsekwencji prawnych. Po przeprowadzeniu inwentaryzacji przez klienta, usunięte zostały nieistniejące środki trwałe, a ewidencję uzupełniono o ujawnione podczas inwentaryzacji środki trwałe, które dotychczas nie były amortyzowane. Dzięki temu osiągnięto pełną zgodność ewidencji środków trwałych z rzeczywistym stanem majątku oraz zapisami księgowymi.

Przeprowadzona została również szczegółowa analiza okresu użytkowania oraz poprawności przypisania środków trwałych do odpowiednich kont amortyzacji i umorzenia. Zweryfikowano stawki amortyzacji, szczególnie pod kątem podatkowym, a wszelkie błędy historyczne zostały skorygowane. Dzięki tym działaniom księgi klienta były prowadzone rzetelnie i zgodne z przepisami, co wyeliminowało ryzyko podważenia sposobu naliczania amortyzacji przez organy skarbowe.

Rozwiązywanie problemów komunikacyjnych i stała współpraca z klientem

W trakcie współpracy napotkano wyzwania związane z komunikacją, spowodowane rotacją w zespole klienta. Przejmowanych było więc wiele zadań, wykraczających poza obowiązki MDDP Outsourcingu wynikające bezpośrednio z umowy, a o wszystkich problemach klient był niezwłocznie informowany, co pozwalało na podejmowanie działań naprawczych. Aby usprawnić komunikację, organizowane były cotygodniowe spotkania statusowe, co zapewniało płynność informacji i klarowność procesów.

Bezpieczeństwo danych – priorytet MDDP Outsourcing

MDDP Outsourcing dba o bezpieczeństwo danych swoich klientów na każdym etapie współpracy. Wdrożono tunel VPN, który zapewniał bezpieczną, szyfrowaną komunikację między naszym zespołem a klientem. Dzięki temu, przesyłane dane były chronione na najwyższym poziomie, a klient miał pewność, że jego wrażliwe informacje są w pełni bezpieczne.

Kluczowe korzyści z outsourcingu księgowego świadczonego przez MDDP Outsourcing

Dzięki współpracy z MDDP Outsourcing, klient zyskał nie tylko pełne wsparcie księgowe, ale również:

• Znaczną redukcję kosztów operacyjnych, wyraźnie ograniczając liczbę pracowników wewnętrznego działu księgowego.
• Dostęp do specjalistycznej wiedzy i doświadczenia ekspertów, co zapewniło zgodność z przepisami, poprawę jakości obsługi księgowej oraz ograniczenie ryzyka zakwestionowania prawidłowości rozliczeń podatkowych przez urząd skarbowy
• Bezpieczeństwo i optymalizację operacji księgowych oraz możliwość skupienia się na kluczowych aspektach działalności, bez obaw o kwestie księgowe.

Współpraca z MDDP Outsourcing to gwarancja profesjonalizmu, elastyczności i pełnej zgodności z przepisami. Podejście firmy do procesowania faktur zakupowych, ewidencji środków trwałych i amortyzacji zapewnia kompleksową obsługę księgową, która eliminuje ryzyko i wspiera rozwój firmy.

Zapraszamy do kontaktu, abyśmy mogli pomóc w optymalizacji procesów księgowych w Twojej organizacji – MDDP Outsourcing to Twój partner w sukcesie.