Elektroniczny dostęp do wybranych dokumentów pracowniczych (e-teczki) dla klienta z branży produkcyjnej
11.08.2025
Brak szybkiego dostępu do dokumentów BHP i umów pracowniczych utrudniał kontrole i audyty. Wdrożenie e-teczek dla wybranych dokumentów pozwoliło klientowi z branży produkcyjnej skrócić czas reakcji z kilku dni do kilku minut i zyskać gotowość do pełnej cyfryzacji akt osobowych.
Wyzwanie: szybki dostęp do dokumentów pracowniczych spółki z branży produkcyjnej
Firma produkcyjna z branży budowlanej, posiadająca rozproszoną strukturę organizacyjną, zwiększała zatrudnienie i planowała uruchomienie kolejnego zakładu. W oddziałach występowało wiele czynników szkodliwych, a częste kontrole i audyty bezpieczeństwa – zarówno wewnętrzne, jak i zewnętrzne – były codziennością. Akta osobowe były prowadzone w formie papierowej i przechowywane w MDDP Outsourcing. W przypadku nagłych kontroli zewnętrznych czy wypadku przy pracy, klient nie miał natychmiastowego dostępu do dokumentów związanych ze szkoleniami BHP, badaniami lekarskimi czy aktualną umową. Każdorazowo konieczne było wnioskowanie o skan lub weryfikację dokumentu, co zajmowało czas i nie zawsze mogło być realizowane od hoc czy w krótkim terminie. Choć klient skupiał się wówczas na rozwoju działalności operacyjnej i nie planował pełnej automatyzacji procesów HR, obie strony widziały potrzebę usprawnienia dostępu do kluczowych dokumentów.
Rozwiązanie: wdrożenie e-teczek dla wybranych dokumentów
Po analizie skali zapotrzebowania i czasu poświęcanego na obsługę wniosków o dokumenty, zespół MDDP Outsourcing zaproponował wdrożenie elektronicznych teczek osobowych dla wybranych, najważniejszych dokumentów – dostępnych online przez całą dobę. Projekt został zaplanowany na miesiąc. Dostęp otrzymali pracownicy operacyjni działu HR klienta, a w systemie zachowano numerację zgodną z aktami papierowymi. Dzięki temu istnieje możliwość łatwego przejścia w przyszłości na pełną cyfryzację, ograniczając się jedynie do doskanowania pozostałych dokumentów.
Efekty: oszczędność czasu i gotowość do pełnej cyfryzacji akt osobowych
Wprowadzenie e-teczek znacząco skróciło czas dostępu do dokumentów – z kilku dni w przypadku większych pakietów skanów, do kilku sekund w trybie online. Intuicyjny program ułatwia wyszukiwanie wybranych plików dla poszczególnych pracowników, redukując ryzyko zeskanowania niewłaściwych dokumentów. Ponadto ich aktualność jest weryfikowana na bieżąco. Klient zyskał pewność, że obowiązki kontrolne i audytowe są realizowane terminowo, a przepływ dokumentów między jego działem HR a zespołem MDDP Outsourcing odbywa się w sposób przejrzysty i udokumentowany. Co ważne, rozwiązanie przygotowało firmę do pełnego przejścia na elektroniczną dokumentację w dogodnym dla niej momencie, przy rozłożeniu kosztów w czasie.
Dzięki wdrożeniu elektronicznych teczek osobowych klient z branży produkcyjnej zyskał stabilne i zgodne z wymogami prawnymi narzędzie, które ułatwia mu codzienną pracę, ogranicza ryzyko błędów i pozwala szybciej reagować w sytuacjach kryzysowych. Firmy, które chcą wprowadzić podobne usprawnienia w zakresie dokumentacji kadrowej, mogą liczyć na nasze pełne wsparcie w projekcie dopasowanym do ich indywidualnych możliwości oraz tempa transformacji. Zapraszamy do kontaktu!
MDDP OUTSOURCING Polska – NOWOCZESNE USŁUGI KSIĘGOWE I KADROWO-PŁACOWE DLA WYMAGAJĄCYCH FIRM
KSIĘGOWI I KADROWI, KTÓRZY TWORZĄ WARTOŚĆ – NIE TYLKO JĄ MIERZĄ
▪ Usługi księgowe ▪ Usługi kadrowo-płacowe ▪ Sprawozdania finansowe
> Zadzwoń do nas już dziś! <
